All-in-one software

De naam zegt het eigenlijk al, bij all-in-one software kies je voor een tool waarbij zoveel mogelijk processen in één pakket zijn gestopt. Zo’n pakket wordt vaak ook wel ERP (Enterprise Resource Planning) software genoemd. Deze pakketten bevatten vaak één oplossing voor CRM, urenregistratie, projectmanagement, facturatie, voorraadbeheer en zelfs boekhouding. Voorbeelden van dit soort all-in-one software zijn bijvoorbeeld Exact, AFAS, Accountview en Unit 4. Vaak worden de verschillende processen los verkocht in aparte modules.

Deze pakketten bieden de volgende voordelen:

  • Een medewerker hoeft maar één keer in te loggen en één pakket te kennen
  • De verschillende modules zijn goed op elkaar afgestemd
  • Al je (sturings)informatie en data komt uit één systeem

Naast deze voordelen zijn er ook een aantal flinke nadelen. Deze verschillen per business en bedrijfsgrootte, maar de voornaamste zijn:

  • Door de complexiteit van de pakketten is er vaak een hoge leercurve en lage gebruiksvriendelijk
  • Dergelijke pakketten zijn vaak duur in aanschaf
  • Deze systemen integreren vaak niet goed met (best of breed) cloudsoftware
  • De aparte modules zijn vaak niet doorontwikkeld omdat de focus op verschillende onderdelen ligt

Tegenwoordig kiezen steeds meer bedrijven voor een best of breed oplossing. Zoals bijvoorbeeld organisaties die projectmatig werken en graag meer inzicht willen hebben in de bestede uren.

Best of Breed

De term ‘best of breed’ is tegenwoordig geen onbekend begrip meer, zeker niet binnen de ICT. Er komen steeds meer SaaS-oplossingen (Software as a Service) op de markt. Deze tools richten zich vaak op één specifiek onderdeel of bedrijfsproces. Het grote ‘nadeel’ van deze tools, namelijk het aanbieden van een oplossing voor slechts één onderdeel, is direct ook de grote kracht van dit soort tools. Doordat ze zich op één bedrijfsproces richten, zijn ze vaak veel verder ontwikkeld en vooruitstrevender dan dezelfde oplossingen die all-in-one tools bieden.

Enkele voordelen van best of breed pakketten zijn:

  • Eenvoudig en snel te leren/gebruiken
  • Gericht op goede gebruikservaring
  • Veel integratiemogelijkheden met andere software of via de API
  • Vooruitstrevend
  • Relatief lage kosten per oplossing

Denk hierbij bijvoorbeeld aan urenregistratie software waarmee je niet alleen grip op je organisatie houdt, maar bijvoorbeeld ook eenvoudig de uren voor de WBSO kunt bijhouden en verantwoorden.

Wat moet ik kiezen?

De oplossing die het best geschikt is voor jou hangt af van het soort organisatie waarin je werkt. Denk hierbij aan branche en bedrijfsgrootte, maar ook de manier van werken. Gelukkig kun je tegenwoordig bij de meeste software pakketten een gratis proefabonnement aanvragen. Op die manier kun je even testen of een bepaald pakket bij jouw bedrijf past.

Daarnaast bieden sommige bedrijven ook gratis (online) demo’s aan. Je krijgt dan 1-op-1 uitleg over het pakket en krijgt dan al snel een beeld of een bepaald pakket aansluit bij jouw wensen. De start van het nieuwe (boek)jaar is iig een mooi moment om je bedrijfsprocessen eens onder de loep te nemen en te kijken welke slimme tools jou verder kunnen helpen.

Laat je goed informeren en dan is de keus uiteindelijk aan jou!