Het Amsterdamse ict-netwerk liep afgelopen december volkomen vast. Een groot aantal ambtenaren kon niet meer werken. Het was de ernstigste uitwas van jarenlange ellende met de hoofdstedelijke ict. In de afgelopen drie jaar zijn vele rapporten geschreven over de erbarmelijke staat van de gemeentelijke automatisering, maar de situatie blijkt nog ernstiger dan verwacht, schrijft ict-wethouder Eric Wiebes aan de gemeenteraad.

In de afgelopen twee maanden is een ict-probleemanalyse uitgevoerd waaruit bleek dat de problemen met de organisatie binnen de Dienst ICT en de ict-infrastructuur zwaarder van aard waren dan twee eerdere onderzoeken van het bureau McKinsey beschreven. Zo blijkt de ict verouderd, niet op orde en niet gedocumenteerd.

Risico op dataverlies

Datastorage, servers, hosting, systemen en kantoorautomatisering zijn verouderd en niet logisch met elkaar verbonden. Er is geen eenduidige backup en restoreomgeving. “Daardoor zijn er risico’s voor verlies van gegevens bij storingen”, zo staat in een verklarend document dat naar de gemeenteraadsleden is gestuurd.

Het technische beheer is onvoldoende ingericht conform standaarden en de Dienst ICT blijkt kwalitatief niet goed genoeg om de huidige ict-infrastructuur, systemen en generieke applicaties te kunnen beheren. Van veel applicaties is niet bekend hoe ze er precies uitzien. Lifecyclemanagement ontbreekt. Daardoor is er geen zicht en sturing op tijdige vervanging van systemen of apparatuur. Ook is het licentiebeheer niet op orde. “Centrale inkoop van licenties en het afsluiten van gemeentebrede contracten zou besparingen kunnen opleveren”, luidt het nieuwe advies.

Meer dan de helft is extern

Naar nu blijkt is meer dan 50 procent van de bezetting van de Dienst ICT gevuld met ingehuurd personeel. “Veel externen zitten ook op sleutelposities, waardoor de afhankelijkheid groot is en de regie vanuit de eigen organisatie ontbreekt.” Ook lekt kennis weg als een externe de organisatie verlaat.

Naar aanleiding van de analyse worden in de komende drie maanden de grootste technische storingen aangepakt. Daarnaast wordt een inventarisatie gedaan van de ict-systemen, de generieke applicaties en verouderde voorzieningen die onder beheer zijn van de Dienst ICT. Storingen worden voortaan centraal gemonitord en geregistreerd, zodat maandelijks bepaald kan worden of de bekende problemen zijn verholpen en er geen nieuwe zijn ontstaan.In de komende maanden wordt een storingsprotocol opgezet, inclusief piketdienst. “Daardoor kan sneller en adequater worden gereageerd op storingen buiten kantooruren”

Projecten saneren

Voor de langere termijn moet de Dienst ICT een veranderplan maken om de eigen organisatie te verbeteren en te versterken. Dat plan moet in juni klaar zijn. Gemeentebreed zal er een ict-projectenschouw worden uitgevoerd waarna daarin een sanering volgt. Op dit moment heeft de gemeente geen helder beeld van wat er aan projecten loopt. Van elk project wordt gemotiveerd of het nodig en nuttig is ermee door te gaan.

Het college van B&W heeft verder de aansturing van de Dienst ICT verscherpt. Als vervanger voor de op non-actief thuiszittende cio Claudia de Andrade de Wit zijn twee directeuren aangesteld, Boomgaard en Cloo. De laatste ontfermt zich over de aansturing en verbetering van de technische afdelingen. Het toezichthoudende Advies College wordt eveneens verzwaard.

Miljoenen al uitgegeven

Het ict-uitvoeringsplan dat de Amsterdamse ict naar een hoger plan moest trekken, is per februari stopgezet. In dat uitvoeringsplan is al 1,5 miljoen euro uitgegeven. Een andere financiële wond is het achterstallige onderhoud van het project Basis ICT Werkplek.

Daarvoor was een investering begroot van 1,9 miljoen euro, maar dat bedrag werd binnen negen maanden met maar liefst 1,7 miljoen euro overschreden waardoor de totale kosten op 3,5 miljoen uitkwam. De uitrol van de Basis ICT Werkplek is de bron van de meeste storingen. Daarom is nu een stabilisatieteam ingesteld voor dat project. Dat kost 500.000 euro extra.