Dat stellen Nils de Bruin en Maarten van der Vlugt, eigenaars van BVI Solutions, een klein bedrijf dat zich specialiseert in de migratie van hele applicatieportfolio’s. Op voorwaarde van vertrouwelijkheid geven de twee aan diverse overheden, middelgrote en grote ondernemingen te hebben geholpen. Over de inhoud van die projecten willen ze echter niets kwijt. “We mogen alleen in het algemeen over ervaringen praten”, stelt De Bruin.

Lopen op eieren

“De ict-manager onderschat welke invloed de overstap heeft en dat er slechts twee opties zijn in de ogen van de organisatie: het gaat goed of niet”, vertelt Van der Vlugt. Hij wijst erop dat iedere onderbreking van de productiviteit geld kost. “Mensen hebben altijd onzekerheden bij een nieuwe omgeving en daarom kun je je niet permitteren dat je bij het live gaan problemen hebt.”

De ict-manager loopt op eieren zonder dat doorgaans te beseffen. Hij heeft niet door dat soms triviale problemen in de beeldvorming funest zijn. “Dat is ook niet verwonderlijk, want de it-manager doet een grote migratie maar een keer in zijn carrière bij zijn organisatie en onderschat daarom vaak de impact, merken wij.”

Gebrek aan kennis en inzicht

De Bruin vergelijkt het introduceren van een nieuw platform het liefst met het verhuizen naar een nieuw pand. “Er zijn ongelofelijk veel dingen waar je aan moet denken en je moet zowel het huis dat je verlaat als het nieuwe huis heel goed kennen. Veel tijd gaat altijd verloren doordat je op zaken moet reageren, zaken die je had kunnen voorzien.”

“Nou, bij applicaties is dat niet anders. Het is aan de orde van de dag dat zaken niet goed getest zijn en dan worden vergeten”, weet De Bruin. “Het is allemaal wel op te lossen, maar je verliest tijd, het geeft gedoe en is slecht voor het project. Je begint dan slecht met een mooie omgeving en geeft toch weer het beeld van een ict-afdeling die het toch niet kan. Dat is niet nodig.”

Wat managers zouden moeten doen is de risico’s beheersen, menen de experts. “Je moet exact weten wat je in huis hebt”, vertelt Van der Vlugt. “Pas bleek uit onderzoek van ons dat er een financieel controller was met een applicatie die eens per maand werd gebruikt, en die geheel was vergeten. Dat bleek meteen een probleem." Die ene applicatie was vergeten en dat was slecht voor de hele migratie.

Dit soort onzorgvuldigheden komen vaak voor en verstoren het proces behoorlijk. “Het is aan de orde van de dag dat applicaties worden vergeten of op het nieuwe platform niet goed worden getest.”

Gebrek aan mandaat

Ook proberen de migratie-experts de constante onderschatting van het werk te doorbreken. Zij pleiten ervoor dat ict-managers zich niet zo snel aan de kant laten zetten. “De ict raakt de hele organisatie en iedereen werkt ermee, maar de manager ervan heeft onvoldoende mandaat om tijdens de migratie arbeidstijd en informatie op te eisen van buiten zijn afdeling”, stelt De Bruin.

Dat is een grote fout in zijn ogen: “Je bent wel afhankelijk van de organisatie die de applicaties gebruikt. Als je dus geen eisen kunt stellen dan ben je van goede wil afhankelijk en buiten de ict-afdeling ontbreekt het vaak aan een gevoel van urgentie.”

Meer organisatorisch dan technisch

De twee zijn hun gespecialiseerde de onderneming begonnen door zich vooral te richten op de techniek en het rechttrekken van vastgelopen en falende migratietrajecten bij organisaties. Inmiddels zijn ze drukker met het ondersteunen van de ict-managers om het hele project tot een goed einde te brengen en is de techniek een kleiner onderdeel geworden. “Er gaat over het algemeen veel tijd verloren doordat je achteraf op zaken moet reageren die je van te voren had kunnen afvangen”, verheldert De Bruin.

“Ict-managers blijven te weinig doorhebben welke gevolgen een overstap op een ander platform op de beeldvorming van het totale functioneren kan hebben”, vertelt Van der Vlugt. Desgevraagd erkent hij dat een slechte positie in de organisatie de manager tot een kop van Jut kan maken. Dat is iets wat al kan sluimeren, maar bij de introductie van een ander platform manifest kan worden.

Dit artikel is onderdeel van een serie over de beproevingen van ict-managers.