Eén van mijn eerste vragen aan Chris is of ze ook getwijfeld hebben om op Google Apps over te stappen. Surfnet heeft immers in februari j.l. een overeenkomst met Google getekend, waardoor die overstap voor onderwijsinstellingen vergemakkelijkt wordt. “We willen die mailvoorzieningen graag afnemen als een dienst vanuit de cloud of hoe je het ook wilt noemen. Maar helaas zaten er nog een aantal haken en ogen aan in de tijd dat wij erover nadachten”, aldus Slijkhuis.

De weg naar migratie

De Vrije Universiteit startte in 2009 een pilot voor Exchange 2010. “Ik maak er al sinds november gebruik van”, zegt Slijkhuis. “We hebben toen meegedaan aan een Technology Acceptance Program van Microsoft. Daarin worden nieuwe Microsoft producten uitgezet bij een aantal voor Microsoft aansprekende organisaties. Daar neem je in principe een risico mee, omdat het gaat om pre-launch versies van de producten. Dat zijn geen bèta-versies, maar ook nog geen officiële producten. Microsoft wil dat graag, omdat ze dan bij lancering van de software een aantal bedrijven hebben die als referentie kunnen dienen en daar zijn wij er één van.”

Omdat de SURF federatie afspraken heeft gemaakt met Google, heeft een overstap daarop voor universiteiten nu grote voordelen. Zo gaat de Universiteit van Utrecht binnenkort over naar Google Apps. Toch is de Vrije Universiteit gemigreerd naar Exchange 2010. “Wij wisten toen we deze beslissing maakten nog niet dat SURF een overeenkomst zou sluiten met Google. Achteraf is het dus makkelijk praten, maar destijds we hebben bewust de keuze gemaakt voor Exchange 2010”, stelt Slijkhuis.

Centralisatie, maar ook standaardisatie

Elke faculteit en elke dienst heeft zijn eigen IT-afdeling op de Vrije Universiteit. “We zijn op het moment bezig met een grootschalige reorganisatie om dat te centraliseren. In 2008 hebben we daar een plan voor geschreven en zijn we bezig geweest met de personele reorganisatie. Begin 2009 zijn we begonnen met het ontwerpen van een hele nieuwe IT-infrastructuur. Wat veel universiteiten hebben gedaan is bijvoorbeeld alle decentrale infrastructuur aan elkaar knopen, IT-personeel bij elkaar zetten en te zeggen ‘hoezee, we zijn gecentraliseerd’. Maar dan ben je nog jaren bezig met consolideren en standaardiseren.”

“Wij wilden dat anders doen”, zegt Slijkhuis. “We willen een hele nieuwe IT-infrastructuur neerzetten, zodat we de IT-diensten kunnen migreren naar die nieuwe omgeving. Dus we migreren diensten en geen hardware. Op die manier hebben we dus ook geen last van erfenissen uit het verleden. We hebben hier 13 verschillende infrastructuren. Die zijn onmogelijk aan elkaar te knopen”, verzekert hij ons. Daarom heeft de VU besloten om één infrastructuur neer te zetten, om vervolgens die verschillende diensten eerst te gaan migreren naar de nieuwe omgeving. “Daar zijn we in 2009 mee bezig geweest en we hebben nu een volledige Blade-omgeving die volledig gevirtualiseerd is en waar het kan maken we gebruik van volledig nieuwe technologieën, zoals Exchange 2010”, aldus Slijkhuis.

Geen cloud??

Een vraag die zeker in het hoofd van Chris Slijkhuis heeft gespeeld, is of het anno 2010 nog handig is om zelf mailvoorzieningen te gaan neerzetten voor 26.000 studenten. “Het is een hoop werk en het kost een veel geld. Maar eind 2008 waren die cloud-modellen nog te onduidelijk wat betreft privacy en jurisprudentie over de rechten van de data. Je krijgt dan vragen als 'wanneer de data op de servers van Google staat, valt dat dan onder Amerikaanse wetgeving of onder Europese wetgeving’.”

Toch heeft de VU haar opties goed overwogen. “We hebben gesprekken gehad met zowel Microsoft als Google om te kijken hoe we alles vorm zouden kunnen geven, maar afnemen uit de cloud zou toen betekenen dat er weer nieuwe ID's voor aangemaakt zouden moeten worden voor de gebruikers”, stelt Slijkhuis. “Met een koppeling tussen oude en nieuwe accounts zou dat dan wel weer mogelijk zijn, maar op dat moment vonden we de opties daarin nog allemaal wat te mager. Wat ik wel gezegd heb, is dat dit de allerlaatste eigen mailvoorziening is die we ooit gaan neerzetten. Als dit project over een jaar of 3 is afgeschreven, dan zullen de modellen nog verder uitgekristalliseerd zijn en zal ook de federatieve ontsluiting nog verder ontwikkeld zijn.”

Chris Slijkhuis is overtuigd van de weloverwogenheid van het besluit om voor Exchange 2010 te gaan. Toch is er altijd de andere kant van de medaille. “Als ik het project nu weer zou doen dan zou ik het wel anders aangepakt hebben. Maar dat heb je denk ik altijd wel bij grootschalige en langdurige projecten. Er komen weer nieuwe ontwikkelingen nadat je een bepaalde weg bent ingeslagen en het is niet altijd zinvol om halverwege het traject alsnog bij te sturen. Het werkt nu goed, maar als het goedkoper en makkelijker kan; waarom niet.”

You can’t outsource your problems

Een belangrijke reden dat de VU Exchange 2010 heeft gekozen, zit hem in de lijfspreuk van Slijkhuis, die luidt: "you can’t outsource your problems". "We hadden zelf zoveel verschillende systemen... Laten we nou eerst zelf alles centraal krijgen op één platform. Dan wordt het straks veel makkelijker om over te stappen naar een service based-model, zodat we dit alles gewoon als een dienst kunnen afnemen.”

Eén van de belangrijkste redenen aan de voorkant dat Exchange 2010 verkozen is boven continuatie met Exchange 2007 is de browserondersteuning van Exchange 2010, zegt Slijkhuis. “Die is sterk verbeterd ten opzichte van Exchange 2007. Je kunt met Outlook Webaccess, wat nu Mailapp heet, alle functionaliteit van de fat client gebruiken op alle bekende browsers, of het nu Chrome, Firefox, Safari of Internet Explorer is. Dat is op een universiteit waar veel gebruik gemaakt wordt van Linux en Mac platformen gewoon erg belangrijk.”

Beheer

Het beheer is in grote lijnen nog altijd hetzelfde ten opzichte van Exchange 2007, volgens Slijkhuis. “Als je 2007 kon beheren, dan kun je 2010 in hoofdlijnen ook beheren”, zegt hij. “Alleen de architectuur van 2010 is volledig veranderd. Dat heeft vooral te maken met de mailbox service en de database technologie die ze daarvoor hebben ingezet. De I/O vraag van machines is met 70% naar beneden gegaan. Daardoor kun je met veel goedkopere storage en minder high performance machines veel eenvoudiger grote aantallen gebruikers bedienen.”

Die verandering in architectuur zit hem onder andere in de clustering. “Waar je voorheen voor high availability gebruik moest maken van Windows clusters, wat best ingewikkelde materie is, hebben ze de clustering nu op applicatief niveau geregeld. Daarbij wordt de database geclusterd. Het wordt daardoor een backupless omgeving, waarbij één locatie volledig uit kan vallen en Exchange vervolgens zelf de gehele failover regelt.

Slijkhuis is dan ook erg tevreden met het product. “Het is dus een robuust product. Terwijl onze beheerders wel eens met de handen in het haar hebben gezeten over een stroomuitval bijvoorbeeld, maar de gebruikers merken daar niets van en werken gewoon door.”

Problemen

Toch weten we allemaal dat het in de IT zelden alleen rozengeur en maneschijn is, vooral wanneer het om migratie van deze omvang gaat. Desalniettemin beweert Slijkhuis dat de migratie geweldig verlopen is. “We hebben 26.000 accounts moeten migreren, dus je loopt altijd wel tegen dingen aan. Maar op een paar incidenten na is het eigenlijk probleemloos verlopen. De dingen waar je wel tegenaan loopt bij de uitrol van Exchange 2010 zijn vaak debet aan het feit dat je te maken hebt met een compleet nieuw product. We hebben bijvoorbeeld een Identity Access Management systeem van Sun draaien, genaamd IDM, en die kan wel mailboxen aanmaken op Exchange 2007, maar niet op 2010. Dat zijn dingen waar je even tegenaan loopt. Het is niet iets wat niet opgelost kan worden met een script, maar het kost wat meer tijd.”

Gebruikerservaring

Maar waar het natuurlijk uiteindelijk voor een groot deel om gaat, is de gebruikerservaring. De VU heeft 8.000 actieve gebruikers van de mailvoorziening per dag. Dat is dus aardig wat. Chris Slijkhuis is als programmamanager van dit project dan ook erg nieuwsgierig wat alle studenten van het nieuwe product vinden. Inmiddels is er een enquête gedaan om dit te onderzoeken. Uit deze enquête blijkt dat de studenten de nieuwe mailvoorziening en de migratie daarnaartoe waarderen met een ruime 7. Slijkhuis vindt dat "voor IT-begrippen een mooie score”. De VU heeft ook gezien dat het aantal studenten wat een forward heeft ingesteld naar een externe mailbox is gedaald van 15% naar 9% wat een indicatie kan zijn dat studenten dit mailsysteem beter waarderen dan het oude systeem en het dus meer gebruiken.

Bron: Techworld