Elzinga Architecten heeft twee vestigingen, een in Burgum Friesland en een in Dordrecht.

Eenvoudig netwerk

“We zijn heel klein. We hebben wel twee vestigingen, maar in iedere vestiging zit drie man personeel, dus het is heel overzichtelijk en met wat meer kennis dan gemiddeld kun je dat al snel verhapstukken. Ik heb het min of meer op me genomen toen ik hier in dienst kwam.

Eigenlijk hebben we een heel eenvoudig netwerk. We werken allemaal met standalone computers We hebben natuurlijk tekensoftware en die draait gewoon op elke computer standalone en daarnaast hebben we een office pakket op elke computer. We hebben een systeempje extra voor als op een gegeven moment iemand klaagt dat zijn machine traag wordt. Dan zetten we dat andere systeem er even in en we gooien een nieuwe installatie op zijn eigen systeem. Dat draait dan weer als een trein. Dat is een beetje de consumentenmanier.”

Synchroniseren

“De data is centraal opgeslagen op twee NASsen op de twee vestigingen die onderling synchroniseren. Die synchronisatie loopt nog niet optimaal. Dat heeft met name te maken met het feit dat ze niet goed overweg kunnen met de VPN-tunnel. Daardoor kunnen ze elkaar niet goed vinden. We zijn nog aan het zoeken naar een oplossing, maar dat heeft niet onze hoogste prioriteit. We kunnen zo ook prima doordraaien en de projecten staan toch bij de vestigingen waar er aan wordt gewerkt. Dus dat ze niet altijd helemaal synchroon zijn is niet altijd even erg.”

Geen overkill

“Daarnaast hebben we onze e-mail en agenda via Google Apps. En Google Sites hebben we voor uitwisseling van projectbestanden met derden. Dat bevalt ons prima. We hadden eerst een Small Business Server 2003 staan, maar we hadden wat problemen met het beheer daarvan. Onze externe systeembeheerder was op een gegeven moment onvindbaar. Dat was een zelfstandige die het systeembeheer deed voor meerdere bedrijven. Hij was technisch heel sterk, maar administratief wat minder. Ik heb begrepen dat hij over de kop is gegaan. Toen hebben we nog naar een alternatief gezocht bij een wat grotere partij, maar dat beviel niet. Zij wilden gelijk met heel professionele systemen komen die in onze ogen geschikt waren voor zo’n 50 man personeel, dus dat was een vreselijke overkill voor ons.

We hebben die SMB server langzaam uitgefaseerd. Die systeembeheerder had er een aparte mailserver en een aparte agenda op draaien, maar dat werkte niet echt prettig. We konden er niet echt van op aan dat de mail er de volgende dag nog wel in stond. Dat was ook een van de redenen om de overstap naar Gmail te maken. Toen de mail uitgefaseerd was, zijn we ook met de agenda overgestapt en dat werkt ideaal. Van de storingen hebben we geen last. Dat is af en toe een uurtje en meestal ook nog ’s avonds. We zijn nu ongeveer anderhalf jaar over en ik denk dat we één keer hebben gehad dat we dachten van ‘He, het ligt eruit. Nou ja, over een uurtje nog maar eens proberen’.”

Rust in de tent

“Voorheen werkten we dus met een eigen mailserver en die lag om de haverklap plat en dan kregen we telefoontjes van klanten die ons niet konden bereiken. Dus wat dat betreft heb ik alle vertrouwen in de cloud. Het heeft bij ons voor een heleboel rust gezorgd, dat de mail gewoon betrouwbaar werkt. Ook de agenda kunnen we nu prima delen, dat was voorheen ook niet het geval. En het kost ons niet eens wat. We hebben gewoon de basis-variant van Google Apps, dus niet de professionele of de premium versie, en toch hebben we nergens problemen mee.

Voorheen liep het met name op het onderhoud mis. Je moet elke keer weer iemand langs laten komen omdat het weer niet werkt en die zit er vervolgens nog een paar uur extra achter omdat de verschillende updates niet goed doorgevoerd zijn. Nou ja, met Google heb je er helemaal geen omkijken naar. Zo kan ik het als part time systeembeheerder heel makkelijk bijhouden.”

Bron: Techworld