Projectmanagers moeten namelijk ieder aspect van een project in de gaten houden, van middelen en leveranciers tot kosten en materiaal. De truc is dat je je houdt aan de vijf belangrijkste doelen die je blijft nastreven. Als je de volgende doelstellingen weet te behalen, zal niet alleen het project een succes worden. Ieder volgend project die je leidt, zal net zo goed succesvol zijn

Alles op tijd af

Van alle doelen is deze misschien wel het lastigst . Reden daarvoor is dat de eisen die worden gesteld steeds opnieuw veranderen, en omdat het schema met net iets te veel optimisme in elkaar is gezet.

Om dit te kunnen bewerkstelligen, moet je alles heel zorgvuldig in kaders plaatsen. Je moet ook een proces voor change control implementeren zodat je zo af en toe ook buiten de lijntjes kunt kleuren. Hou goed bij hoe de daadwerkelijke voortgang loopt ten opzichte van de planning. Iedere afwijking moet je snel kunnen waarnemen en opvangen.

Blijf binnen budget

Om de kosten niet uit de pan te laten rijzen, heb je vanaf het begin een begroting opgesteld om de ksoten tegen af te zetten. In dit budget neem je alle kosten mee waar je mee te maken kunt krijgen: mensen, systemen, leveranciers of materialen. Iedere taak krijgt een prijskaartje opgeplakt, en hou secuur bij waar de afwijkingen met de werkelijke uitgaven zitten.

De truc is simpel gezegd, maar lastig om uit te voeren: als je ergens meer aan uitgeeft dan begroot, moet je ergens anders minder aan uitgeven dan begroot. Mocht je dat consequent lukken, dan kun je stellen dat je alles onder controle hebt, en dat je het budget niet overschreidt.

Voldoe aan de eisen

Of het nou het installeren van een nieuwe ict-omgeving, de vernieuwing van een website of een consolidatie in het datacentrum gaat, in al deze gevallen moet jij met de oplossing komen die de klus voor 100 procent klaart.

Dus wat doe je? Je moet vanaf het begin een uitgebreide lijst hebben van iedere eis waaraan het project moet voldoen. Voor vage eisen is geen plek op die lijst, want iets dat als triviaal werd beschouwd kan uitdraaien op een tijdrovende en energievretende klus.

Hou de klant tevreden...

Ja, het kan gebeuren dat je een project op tijd af hebt, onder budget gehouden hebt en aan alle eisen hebt voldaan, en de klant alsnog met een zuur gezicht vertrekt. Dit gebeurt wanneer de verwachtingen van de klant tijdens het project zijn veranderd, zonder dat daar adequaat op wordt gereageerd.

Je moet die verwachtingen dus goed in het oog houden om de sponsor, klant en andere belanghebbenden tevreden te houden. Ze dienen op de hoogte te worden gehouden over de voortgang. Spiegel ze een realistisch beeld voor, en geef ze de ruimte om hun zorgen uiten of ideeën aandragen. Meldt op tijd dat je de planning niet haalt, of wanneer het plan gewijzigd dient te worden. Openheid en eerlijkheid zijn de sleutel tot de tevreden klant.

…Maar ook het team

Als je alle doelen hebt gehaald en het team ook nog eens tevreden naar huis gaat, dan zullen dezelfde mensen ook graag voor je werken voor het volgende project. Voldoening van de medewerkers, in jouw vaste dienst of gedetacheerd, is een kritieke eis voor succes.

Beloon ze dus, geef ze erkenning als ze daadwerkelijk een succesje boeken. Zet ze op dingen die overeenkomen met hun sterke punten, en doe aan teambuilding. Een gemotiveerde ploeg kan echt alles.