Net als andere industriële ondernemingen noopt de economische crisis bedrijven om op de kosten te letten. “Bij ons is dat niet anders, maar de ruimte om nog een keer in de automatisering te snijden, is er niet. Mijn voorganger is daar op stuk gelopen”, vertelt de chef automatisering, die op voorwaarde van anonimiteit bereid is haar verhaal te vertellen. “Dat het anders moet is wel duidelijk.”

Miljoenen besparen

“Mijn opdracht is helder: bespaar miljoenen en maak kwartier voor de opvolging. Dus heb ik eerst twee weken genomen om te studeren op cijfers, projectverslagen en notulen van directievergaderingen”, vertelt de manager die nu ruim een jaar de scepter zwaait over de ict-afdeling. Voor haar was al snel helder dat weinig applicaties goed presteren. “Eigenlijk lopen projecten dramatisch slecht, budgetten worden overschreden en er worden gewoon grote fouten gemaakt in de administratie.”

“Zorg dat de applicaties functioneren en de besparing is al een feit. Daarnaast valt er veel te bezuinigen op functionaliteit die soms al vier keer ontwikkeld is”, constateert ze. “Als de ict beter functioneert dan is de besparing al snel zichtbaar. Omdat er zoveel te doen is, kunnen we langdurig blijven besparen.”

Investeren in applicatiebeheer

“Waar de meeste managers twee knoppen kennen 'personeel erbij' en 'personeel eraf', heb ik een derde 'creatief schuiven' en die was hier nuttig”, vertelt ze grappend. Maar de ingreep is keihard: alle ontwikkelprojecten worden stilgelegd, externen worden zo snel mogelijk uit de organisatie gebonjourd en een heroverweging volgt. “Om zo snel mogelijk een andere koers te gaan varen.”

Er komen interne vacatures voor diverse applicatiebeheerders, waarbij de taak vooral ligt bij het waarborgen van functionaliteit, het in kaart brengen van informatiestromen en het verbannen van dubbele applicaties. “Na drie maanden had ik een schitterende lijst met overbodige, dubbele en strikt noodzakelijke functionaliteiten. Ik hoefde niets te vragen, want 'mijn mannen' komen vanzelf wel met voorstellen om applicaties te schrappen en zaken samen te voegen.”

Minder platformen

Vrijwel direct kwam het besef dat er teveel en te complexe applicaties in de organisatie bestaan. “We stonden voor een architectuurkeuze of beter: voor de vraag of we structuur in de ratjetoe kunnen brengen”, vertelt de CIO.

Gekozen wordt dat systemen bij voorkeur communiceren via .NET-interfaces (XML/SOAP), zodat een stuk platformonafhankelijkheid is gewaarborgd. “Er kan nu worden gekozen uit Windows en Linux als besturingssysteem en het doel is om uiteindelijk alles via MySQL-databases te regelen.”

Diverse platformen zijn inmiddels buiten gebruik gesteld, waardoor minder energie in bijvoorbeeld HP/UX en SCO Unix wordt gestoken. “Ook draaien er geen zwaar verouderde versies van Windows meer. Die medewerkers steken nu hun tijd in het verbeteren van de infrastructuur, procedures en kwaliteit van het netwerk.”

Belangrijker nog is dat een paar hoofdpijnapplicaties inmiddels zijn vervangen door vaak simpelere applicaties met fors minder problemen. “Dat bespaart weer flink op de inhuur van helpdeskmedewerkers.”

Nauwelijks weerstand

Volgens de manager is de verandering relatief eenvoudig verlopen. “Ik heb vanaf het begin heel duidelijk gemaakt wat mijn plan was en eigenlijk was er weinig weerstand. Wel moet ik het ontgelden dat ik vrouw ben, maar eigenlijk is dat plagend. 'Muts' hoor ik wel eens. Maar echt tegenwerking? Nee dat niet, tenminste niet van 'boys'”, zegt ze bij de koffieautomaat als twee mannen luisteren. “Voor een blondje ziet ze het erg scherp”, reageert er een met een knipoog.

Terug in het kantoor verstrakt het gezicht. “Maar tegenwerking heb ik wel van het management gehad. Of ik gek was geworden om eerst tonnen te investeren, vast personeel extra aan te nemen en externen eruit te doen”, verzucht ze. “Toch kreeg ik het voordeel van de twijfel en nu het gelijk. Met de helft meer personeel besparen we op inefficiëntie bij ict en leveren applicaties wat op. De grootste critici vragen nu of ik wel uitkom met mijn budget.”