Microsoft liet twee onderzoeken uitvoeren om te kijken naar de productiviteit van de mensen die actief meewerken in het bedrijfsinformatieproces. Ofwel: de informatiewerker. Uit de resultaten blijkt dat software toegankelijker moet worden gemaakt om daadwerkelijk de productiviteit te verhogen. Dat is hard nodig, want gemiddeld gaat 46 procent van de werkweek op aan krijgen, lezen en verwerken van informatie. Uit het eerste onderzoek, uitgevoerd door TNS Nipo, blijkt dat 44 tot 50 procent van de Nederlandse informatiewerkers van mening is dat het werk efficiënter kan. Van die groep weet vervolgens driekwart dat momenteel wordt gewerkt aan een efficiëntere informatisering. Vooral bij lokale overheden en de bank- en het verzekeringswezen valt volgens de onderzoekers veel winst te behalen.

E-mail speelt sleutelrol

In vergelijking met de nulmeting uit 2003 willen informatiewerkers vooral meer informatie krijgen op verschillende manieren. Terwijl handgeschreven brieven en fax in onmin raken, groeit de behoefte aan contact via ontmoetingen, telefoon, vergaderingen en in toenemende mate via e-mail. Gemiddeld wordt 66 procent van de e-mails als nuttig ervaren. Spam, virussen, nieuwsbrieven en reclame worden als de belangrijkste irritatie gezien.

Systemen verbeteren

Maar de belangrijkste winst is volgens de geïnterviewden niet bij het ontvangen van informatie te halen, maar juist bij het verstrekken ervan. Vooral in complexere ict-omgevingen is het probleem dat gegevens te vaak bij elkaar moeten worden geharkt uit verschillende ict-omgevingen. Door voor betere integratie te zorgen, kan de productiviteit omhoog, zo denken de onderzoekers. Een tweede onderzoek, gehouden door Microsoft onder 38000 mensen uit 200 landen, leert vervolgens dat Nederlanders 73 procent van de tijd productief zijn, tegen 69 procent in de VS waar men prat gaat op productiviteit. Wereldwijd zijn mensen gemiddeld twee dagen per week niet productief. Het maken van langere dagen blijkt niet te werken, maar juist een averechts effect te hebben: in Japan is de productiviteit met 58 procent erg laag, terwijl er de meeste uren worden gemaakt. Meer effect wordt gesorteerd met software die helpt met het plannen van de tijd, helpt documenten snel terug te vinden en eenvoudige wegen om mensen snel te informeren. Uiteindelijk moet ook software de informatiewerker productiever maken.