Zeker wanneer het e-mailarchief dienstdoet als een belangrijk informatiebron.

Een e-mailstoring kan meerdere oorzaken hebben:

1. Een cyberaanval

Hackers die bedrijven hard willen raken, hebben het vaak gemunt op het e-mailsysteem. Ze versleutelen daarbij bijvoorbeeld alle mails of laten een DDoS-aanval los op de mailserver. Zo werd mailprovider ProtonMail onlangs het slachtoffer van een dergelijke aanval.

2. Technische storingen

Steeds meer organisaties leunen voor hun e-mail op cloudproviders als Microsoft of Google. De uptime is bij dergelijke diensten echter nooit 100 procent. Zo kampten gebruikers van Microsoft Office 365 vorig jaar met storingen die meerdere dagen duurden. Outlook lag daardoor grotendeels plat.

3. Menselijke fouten

Menselijke fouten kunnen ernstige gevolgen hebben voor de beschikbaarheid van e-mail. Denk aan het per ongeluk wissen van e-mailberichten. Dat gebeurde in Rhode Island. De Amerikaanse staat migreerde naar Office 365, maar verloor daarbij een groot deel van het e-mailarchief. Uiteindelijk bleek dat de data niet verloren waren, maar omgezet naar een lastig doorzoekbaar formaat.

De voorbeelden maken het belang duidelijk van een betrouwbaar e-mailarchief. Toch hebben niet veel organisaties vertrouwen in hun eigen archief. Dat blijkt uit een onderzoek van Mimecast en Vanson Bourne. Slechts 9 procent van de ondervraagde bedrijven gaf aan over een probleemloos werkend e-mailarchief te beschikken.

Het onderzoek legt de onderstaande pijnpunten bloot:

1. Zoeksnelheid

We verwachten zoekresultaten binnen milliseconden. Toch is de dagelijkse praktijk met een e-mailarchief vaak anders. In de helft van de gevallen duurt het ophoesten van resultaten meer dan 5 minuten.

2. Beheersbaarheid

Het beheer van een e-mailarchief wordt vaak als een grote last ervaren. Daardoor worden in sommige gevallen patches en updates overgeslagen. Dat zorgt voor prestatieproblemen en veiligheidslekken.

3. E-discovery

De gemiddelde zoektocht in een e-mailarchief kost niet alleen veel tijd, het levert ook niet altijd het gewenste resultaat op. Dat maakt in sommige gevallen compliance met bijvoorbeeld de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) een uitdaging. Een klant kan bijvoorbeeld vragen om de verwijdering van zijn of haar persoonsgegevens. Dan is het natuurlijk wel essentieel dat die data überhaupt boven water komen.

4. Continuïteit

Ook tijdens een storing is bij het overgrote deel van de organisaties toegang tot e-mail gewenst. Toch heeft slechts een derde een back-up stand-by staan. Daarbij komt dat herstel lastig is wanneer data slechts op een enkele plek worden bewaard. Zeker wanneer die primaire data verloren gaan bij een incident.

5. Kosten

De kosten van e-mailarchivering zijn in veel gevallen lastig voorspelbaar. De 'return on investment' is vaak niet duidelijk.

In de cloud

Veel problemen zijn te herleiden tot simpelweg verouderde archiveringssystemen. Deze zijn niet zelden ontwikkeld in een periode waarin e-mail veel minder bedrijfskritisch was dan tegenwoordig. Ook de volumes waren toentertijd veel kleiner dan nu het geval is.

De meeste oplossingen maken inmiddels gebruik van de cloud. Toch kampen ze nog vaak met de beperkingen van on-premises. Daardoor zijn ze inefficiënt, kostbaar en traag. Een groot deel van de beschikbare e-mailarchiveringssystemen biedt geen oplossing voor de huidige uitdagingen.

De oplossing ligt besloten in een cloud-native archiveringssysteem dat vanuit een 'bigdata-mindset' ontworpen is. Deze systemen zijn inmiddels beschikbaar. Wie nu nog akkoord gaat met 'acceptabele prestaties', doet zichzelf en de organisatie tekort.

Sander Hofman, Manager Sales Engineering Central Europe bij Mimecast.