Om een bepaalde ritme in het werkproces in je organisatie te krijgen moet je een aantal stappen ondernemen. Wist je dat je een groot deel van de dag namelijk 60% kwijt bent met het plannen en organiseren van werk in een organisatie? Die tijd kun je veel beter gebruiken voor écht belangrijke zaken zoals winst behalen en taken voltooien. Maar hoe maak je deze 60% minder en wat moet je daaraan doen? We hebben in dit artikel een paar tips voor je verzameld om meer efficiency in je organisatie te krijgen.

 

Werk met urenregistratie

Het is zonder twijfel essentieel om te berekenen hoeveel uur je waarmee kwijt bent. Om een beter overzicht te krijgen in wat je precies wanneer doet is het handig om een urenregistratie bij te houden. Op die manier kun je precies zien waar eventuele knelpunten zitten en waar verbetering nodig is. Het maakt niet uit of je nu een eenmanszaak hebt of wanneer je tientallen werknemers onder je hebt; een urenregistratie is in alle gevallen aan te raden. Hiermee kun je het werk in een organisatie beter verdelen en weet je precies wanneer wie met iets bezig is. Kies bijvoorbeeld voor een urenregistratie die inzichtelijk is voor je werknemers en gemakkelijk te gebruiken is door het management.

 

Maak planningen

De volgende tip is zo oud als de weg naar Rome, maar zeker niet te missen: maak planningen en to do lijstjes met alle taken die je op een dag moet doen. Wanneer je bepaalde taken inplant kun je goed zien welke taken je af moet hebben voor de desbetreffende dag. Zorg er natuurlijk wel voor dat de tijd die je ervoor geeft realistisch is en dat de taken dus te halen zijn in de tijd die je jezelf hebt opgelegd. Plan hierbij tevens tijd in voor onverwachte zaken zoals belletjes of spontane meetings, zodat je nog ademruimte over hebt op je werkdag. Werk je als leidinggevende in een organisatie? Maak dan checklists voor je werknemers of begin samen aan de dag met het maken van planningen.

 

Bewust vergaderen in organisatie

Veel organisaties werken nog wekelijks al dan niet dagelijks met een vergadering. Hartstikke handig natuurlijk, als je alle tijd van de vergadering goed benut. In veel gevallen gebeurt dit niet en kun je je tijd net zo goed voor andere werkzaamheden gebruiken. Wist je dat je in dit geval ook 25% kunt 'besparen' op je vergaderingen en meetings? Kijk bijvoorbeeld goed naar de deelnemers van een vergadering; is het echt nodig dat iedereen aanwezig is of kan het ook prima gedaan worden zonder een aantal mensen? Er is online veel te vinden over efficiënter vergaderen. Wanneer je bijvoorbeeld normaal iedere dag een uur vergadert en dit terug kan brengen naar drie kwartier per dag scheelt dat je al 75 minuten per week! Moet je voorstellen hoeveel dat per jaar scheelt.

 

Gebruik je telefoon

Veel mensen vinden het handig om met elkaar te mailen wanneer ze afspraken moeten maken. Natuurlijk is dit erg handig om bepaalde dingen zwart op wit te hebben maar wanneer we het hebben over efficiënt werken is mailen niet de snelste oplossing. Voor verschillende soorten organisaties zijn er handige chatsystemen ontwikkeld waarbij je direct met de ander live kunt chatten. Ook beschikken diverse organisaties over interne telefoonsystemen waar je (gratis en) snel iemand van een andere afdeling kunt bereiken. Zorg er bijvoorbeeld voor dat iedereen in de organisatie hetzelfde besturingssysteem gebruikt zoals Linux om op die manier een rode draad in je organisatie te vormen. Wil je daadwerkelijk afspraken maken en vastleggen? Dan kun je deze direct opschrijven of per mail vastleggen.

 

Start je werkdag rustig

Tot slot is het van groot belang om je werkdag efficiënt in te plannen. Dat wil zeggen dat je team en/of jij niet meteen moet beginnen met een meeting of een vergadering maar met tijd voor jezelf. Als je wilt dat je organisatie goed in elkaar steekt is het van groot belang om zelf alles op een rij te hebben wat betreft je werk. Check bijvoorbeeld je mail en beantwoord mails die je snel kunt versturen. De grotere taken zijn niet voor de ochtend, die komen later wel. De ochtend is voor de snelle taken die er anders tussen schieten maar die wel gedaan moeten worden. Op die manier heb je sneller overzicht in wat je nog moet doen en worden ook de kleinere klusjes geklaard. Daarnaast wordt je concentratie verstoord wanneer je tussendoor mails gaat afhandelen of beantwoorden, wat zonde is wanneer je net lekker aan de slag bent.