Het versturen per mail van roddels, flauwe moppen en andere onproductieve rommel loopt volgens Gartner de spuigaten uit. De gemiddelde werknemer besteedt ongeveer 30 procent van zijn totale mail-tijd aan het lezen van dergelijke elektronische post van collega's. De overheid en het bedrijfsleven maken zich ernstig zorgen over spam, maar volgens Gartner moeten zij zich allereerst buigen op interne improductieve e-mail. Door dit aan banden te leggen, kan veel tijd en geld worden bespaard. Managers zouden van bovenaf regels voor het gebruik van mail moeten opleggen. Volgens de opsteller van het rapport, Neil MacDonald, gaat het vooral om grappen en het doorsturen van virus-hoaxes. "Dat is niet productief, het is tijdsverlies en het komt vermomd als reguliere mail, afkomstig van je collega's. Maar dat alles weet je pas op het moment dat je het mailtje opent", aldus MacDonald, die dergelijke mail vergelijkt met koolstof monoxide: giftig, maar dat merk je pas als het te laat is. Volgens de onderzoeker besteedt de gemiddelde werknemer 49 minuten per dag aan het antwoorden van mail. Bij 24 procent is dat overigens meer dan een uur. Slechts 27 procent beantwoordt relevante mail direct, waar dat wel nodig zou zijn. Als het om communicatie tussen werknemers gaat, raadt MacDonald aan om niet gebruik te maken van mail, maar van 'chatrooms, bulletinboard of zelf instant messaging'. Dat alles zou veel effici├źnter zijn.