De vraag en behoefte naar opslag is de laatste jaren fors gestegen. Dat is niet alleen het gevolg van nieuwe regelgeving, maar ook angst documenten kwijt draagt bij aan de bewaarwoede. Veel bedrijven geven echter te veel geld uit aan data-opslag, stelt Gartner in een rapport. Chief Information Officers (cio) zouden deze aanpak goedpraten met het argument dat opslag goedkoop is en steeds goedkoper wordt. De analisten stellen echter dat cio's hun ogen zouden moeten openen voor alternatieven.

Whit Andrews, vice president bij Gartner vindt het hoog tijd dat organisaties hun informatiesystemen stroomlijnen door overbodige informatie te wissen. Dan zouden bedrijven meteen in de gelegenheid zijn om ook overbodige applicaties voor informatiemanagement aan de kant te schuiven.

Kostenreductie

Gartner adviseert om 'information access' technologieën in te zetten om de hoeveelheid opgeslagen data te reduceren. Daarbij zou de druk op zowel primaire opslag (harde schijven) als secundaire opslag (data tapes) afnemen. Daarnaast kan technologie helpen om data te identificeren die prima verplaatst kan worden van primaire opslag naar goedkope secundaire opslag, en kan de technologie overbodige informatie opsporen en wissen.

Het analistenbuerau is zich er van bewust dat 'information access' technologie een stuk duurder is dan data-opslag. "Licentiekosten voor betrouwbare producten beginnen bij 10.000 dollar en kunnen oplopen tot 3 miljoen dollar of meer voor geavanceerde applicaties. Jaarlijks onderhoud kost achttien procent van de originele licentieprijs", aldus Andrews. Maar door de voordelen, verdienen deze kosten zichzelf terug.

Variabelen toevoegen

Volgens Gartner kan de opslag van informatie efficiënter door documenten verschillende waarden mee te geven. Een reeks van verscheidene variabelen zou daarbij helpen. Het analistenbureau doelt dan op autoriteit van de auteur, gebruikspatronen, aard van de content en het zakelijke belang van de documenten.

"Met information access technology kunnen bedrijven waar eerst intuïtief werd besloten welke informatie belangrijk is, nu met een kritische blik kijken naar de relevantie van de informatie", zegt Andrews. "Deze verbeterde beoordelingsmethodes zijn extreem waardevol voor gedeelde data-opslag en zouden net zo waardevol zijn persoonlijke data-opslag op bijvoorbeeld pc's."