Gemeenten zijn niet of nauwelijks in staat om goed opdrachtgeversschap uit te voeren richting ICT-leveranciers. Sterker nog, harde eisen vooraf worden al tijdens de aanbesteding boterzacht. Gemeenten zijn wat dat betreft gevangen in een gedoogcultuur, vindt Kees Groeneveld, relatiemanager bij Operatie NUP en interimmanager Overheid & Zorg.

Groeneveld zegt dat gemeenten vooraf aan een aanbesteding keiharde eisen stellen waaraan inschrijvende ICT-leveranciers moeten voldoen, zoals bijvoorbeeld het standaard ondersteunen van bepaalde documentmanagementsystemen. Elke leverancier zegt daarop ‘ja’, maar bij de opmerkingen wordt dan gesteld dat als de gemeente dat wil, dat eventueel kan worden ingebouwd.

Een 'ja' is dus eigenlijk 'nee'

En daarmee nemen gemeenten dan genoegen, zegt Groeneveld, terwijl de leverancier eigenlijk zegt dat die standaardondersteuning er dus helemaal niet is. Het antwoord is dus eigenlijk ‘nee’. En daar gaat het dus al mis. “Gemeenten dienen (veel) scherper de antwoorden vanuit leveranciers te analyseren, omdat sommigen wel heel creatief met (be)antwoorden omgaan”, stelt Groeneveld dan ook.

Groeneveld haalt een enquete aan, waaruit blijkt dat 90 procent van de gemeenten moeite heeft met het ICT-opdrachtgeversschap. “Dat is vreemd. Dat zorgt dat je als gemeente onbedoeld vroeg of laat allerlei problemen laat ontstaan.”

Meetbare criteria en prestatieafspraken

Hij pleit voor het beter formuleren van eisen en het maken van prestatieafspraken. “Samen werken op basis van heldere meetbare criteria. Elkaar scherp houden, voor tijdens en na de implementatie. Geen genoegen nemen met een antwoord, maar scherp zijn en doorvragen.”

Het elkaar houden aan afspraken, doorvragen en diepere partnerschappen moeten dergelijke missers voorkomen. Daarbij heeft KING, de ICT-poot van de Vereniging Nederlandse Gemeenten, een platform opgetuigd waarin criteria zijn opgesteld om te zorgen dat leverancier en gemeente de standaarden kunnen testen. “Om te voorkomen dat leveranciers dingen beloven die zij mogelijk niet waar kunnen maken.”