Google laat dit weten in een brief aan Google Apps-gebruikers, waar Docs onder valt. Deze wijziging wordt in de komende paar weken doorgevoerd. Documenten die gedeeld zijn, en waarheen gelinkt wordt vanaf andere sites, worden dan meegenomen in indexeringen van zoekmachines en zijn daarmee online makkelijker te vinden. Tegelijkertijd kunnen gebruikers informatie hiermee onbedoeld lekken naar het gehele internet.

Publiekelijk of semi-gedeeld

Dit geldt alleen voor bestanden die door de eindgebruiker specifiek zijn gepubliceerd. Dat is dan middels de opties "publiceer als webpagina" of "publiceer of embed". Google Apps-beheerders kunnen die mogelijkheid niet uitschakelen voor hun gebruikers.

Indexeren gebeurt niet voor documenten die zijn gedeeld via de share-link (url) van het document zelf, ook voor gebruikers die niet zijn ingelogd bij Google Docs of Apps. Laatstgenoemde optie stelt gebruikers in staat documenten te delen, zonder die echt te publiceren op het web.

Onoverzichtelijk

De aankomende wijziging is ook aangekondigd op het Help Center van Google Docs. Dat gebeurt niet op de hoofdpagina, maar enigszins diep in het forum van die online-kantoorapplicaties. Daar zijn ook instructies te vinden om reeds publiekelijk gedeelde documenten weer terug te roepen.

Het is op dit moment niet makkelijk zichtbaar in Google Docs welke documenten publiekelijk gepubliceerd zijn en welke niet. Dat is voor individuele eindgebruikers al het geval, maar ook voor Apps-beheerders.