De prijzen zijn in een relatief korte periode van een half jaar met 50 procent gedaald. Google zette in 2007 de toon met Google Apps Premier Edition, met een maandprijs van 4,17 dollar per gebruiker. Microsoft ging eind vorig jaar de strijd aan met Google door zijn prijs van gehoste Exchange te verlagen van 10 naar 5 dollar. IBM en Cisco hebben in de afgelopen maanden Microsoft gevolgd, waardoor er nu een status-quo is ontstaan. De standaardprijs schommelt rond de 5 dollar per maand.

Slagveld

Volgens Forrester is daarmee een slagveld onstaan waarin de top-vier elkaar het leven zuur maakt. Microsoft en Google hebben daarin de leiding, zegt het onderzoeksbureau. Cisco is een relatieve nieuwkomer in de markt die met agressieve prijsstellingen in bijvoorbeeld ondersteuning voor email op de BlackBerry. Daarin vraagt het 1 dollar per maand in een markt die gewend is aan prijzen van 7 tot 10 dollar per maand voor een volledige licentie op BlackBerry Entreprise Server, zegt onderzoeker Ted Schadler van Forrester.

IBM heeft inmiddels zijn cloud email met de minste service op 3 dollar per maand gezet. Microsoft heeft gereageerd met een 2 dollar kostende ‘deskless worker’ webmailservice. Maar Forrester waarschuwt dat de kosten van cloudgebaseerde email meer zijn dan alleen het maandelijkse abonnement. Bij een eerder onderzoek bleek tot grote verrassing van de analisten dat niemand blijkbaar weet hoeveel ze eigenlijk spenderen aan email, zo schrijft Schadler in het onderzoeksrapport.

Totale kosten veel hoger

De standaardprijs mag dan wel 5 dollar zijn per emailbox, de totale kosten lopen op naar 11,33 dollar per gebruiker per maand, heeft het analistenbureau berekend. Dan gaat het om een bedrijf dat 15.000 werknemers heeft. Een bedrijf met 45.000 medewerkers is 9,45 dollar kwijt. Dat is significant minder dan emailhosting in eigen beheer. Dan zijn de kosten respectievelijk 17,83 dollar en 13,32 dollar.

Die kosten zijn opgebouwd uit hardware, software, onderhoud, upgrades, arbeid, opslag, emailfiltering, financiering en energie. Ondersteuning van smartphones en archivering zijn er niet bij inbegrepen. “Tenzij je een bedrijf hebt met 50.000 werknemers en beschikt over een zeer gecentraliseerd emailplatform, is email in de cloud goedkoper dan geïnstalleerde programma’s”, zegt Schadler. “En dat zal zo blijven ook. Ook wanneer opslagtechnieken verbeteren en licentiekosten dalen, zal geïnstalleerde email niet goedkoper worden dan cloud email.”

Vechten om overheidscontract

Google en Microsoft waren de afgelopen tijd in een fel gevecht verwikkeld om een overheidscontract van 60 miljoen dollar in Californië. Het gaat om 200.000 gebruikers. Microsoft lijkt die slag te winnen, maar Google is woedend. Het internetbedrijf zegt dat de voorwaarden die de staat Californië hanteert in de aanbesteding te eenzijdig in het voordeel van Microsoft zijn.

De voorwaarden verhinderen Google een officieel een bod te doen, zegt het bedrijf zelf. De overheid ontkent dat en zeggen het juist jammer te vinden dat Google niet wil participeren in het biedingproces. Google heeft daarentegen wel officieel verzocht om 142 voorwaarden waaraan een bod moet voldoen, te wijzigen of te schrappen. De staat Californië heeft dat in 115 gevallen geweigerd.

Niet bestaande functies

Veel van de betreffende voorwaarden zouden over functies gaan die niet in Gmail, het emailprogramma van Google, voorkomen. Een voorbeeld daarvan is de mogelijkheid emails te sorteren op alfabetische volgorde. Google zegt dat gericht zoeken een effectievere manier is om emails te vinden.

Een woordvoerder van de IT-afdeling van de staat ontkende dat de voorwaarden naar Microsoft zou zijn toegeschreven, maar dat er hoofdzakelijk bedenkingen zijn over de veiligheid van data. De IT-afdeling is vooral beducht voor de mogelijkheid dat Google data opslaat op servers die in het buitenland staan.

LA op Google Apps

Google tracht overigens die zorgen weg te nemen met een speciale overheidscloud. De gemeente Los Angeles zat in hetzelfde schuitje als Californië, maar die stad koos, ondanks flinke scepsis bij de politiediensten, voor Google Apps. Naast prijsconcurrentie zet Microsoft ook partners in om klanten bij Google weg te lokken.