Veertien gemeenten zitten vast aan de contracten met GovUnited/Logica voor de afname van MidOffice-software. Begin dit jaar brak GovUnited het contract open en verlengde het, met drie jaar, tot 2016.

De gemeenten gaven hiervoor hun zegen. Maar twee maanden later kondigt GovUnited in een conceptbedrijfsplan de oprichting van de stichting aan met daarbij een opgelopen schuld van 4,2 miljoen euro. Het blijkt voor de meeste gemeenten nu te laat om af te haken.

Contractbreuk?

Uit stukken van de gemeenten Uithoorn, Winterswijk en Berkelland, alledrie MidOffice-afnemers, blijkt dat niet-deelnemen aan de stichting geen optie meer is vanwege het verlengde contract. "Dit alternatief is niet wenselijk omdat Uithoorn financiële consequenties krijgt waarvan momenteel de hoogte niet concreet te maken is. (…) en staat de voortgang van de implementatie van TripleC onder druk door nieuwe contractsafspraken met Logica die niet met zekerheid zijn te maken", vermeldt een raadsstuk van gemeente Uithoorn.

Arjen Hof, programmamanager GovUnited, wil liever niet speculeren over de gevolgen van afhakende gemeenten. Wel zegt hij tegen Webwereld dat GovUnited gemeenten bij het afhaken op de contracten zal wijzen. “In de overeenkomst staan de rechten en plichten tegenover Logica en Govunited en dat maakt het voornemen niet vrijblijvend. Als je je huis aan het verbouwen bent met een aannemer kan je halverwege ook niet zeggen dat je ermee stopt. Je hebt een overeenkomst met de aannemer."

Winterswijkse achterdeur

De gemeente Winterswijk dacht ook vast te zitten aan het contract met GovUnited en Logica. “Tenminste dat werd ons zo voorgespiegeld", vertelt raadslid Johan Houwers aan Webwereld. "Een ambtenaar vertelde ons in een presentatie, verzorgd vanuit het college, dat er weinig keuze was vanwege het contract tot 2016."

Maar Winterswijk blijkt volgens Houwers toch niet juridisch gebonden aan het contract. “Wij gaven begin dit jaar alleen een intentieverklaring voor de contractverlenging. En daaraan hebben we voorwaarden verbonden." GovUnited moet volgens hem nu eerst aantonen dat het contract aan die voorwaarden voldoet. “Tot op heden hebben ze die managementletter niet overlegd. Op grond daarvan nemen we pas een besluit."

De intentieverklaring is volgens Houwers een voorlopig en richtinggevend besluit met ruimte voor alternatieven. Houwers: “Wij maken ons zorgen over de financiële situatie van GovUnited. Het betreft een grote schuld dus aarzelen wij als gemeente ook over deelname. Daarnaast horen wij geluiden van andere gemeenten die omwille van de schulden zijn uitgestapt en andere gemeenten die twijfelen."

Financiële zorgen?

Tegenover Webwereld vertelt Arjen Hof dat gemeenten zich geen zorgen moeten maken over de schulden die de organisatie meeneemt in de stichting. "We hebben voor de komende jaren een sluitende businesscase met voldoende deelnemende gemeenten. Het bestuur van de stichting, bestaande uit 6 afgevaardigden van gemeenten, heeft zich daar over gebogen en is er mee akkoord gegaan", verzekert Hof.

De gemeente Roosendaal stapte dit jaar uit het samenwerkingsproject. Harry Smits, programmamanager Publieke Services gemeente Roosendaal, herinnert zich dat de businesscase pas sluitend is als er 20 afnemers van MidOffice zijn. Het aantal afnemers van de MidOffice staat nu echter op veertien.

Ook raadslid Houwers heeft zijn twijfels over het businessplan. “Ik heb het idee dat er meer gemeenten moeten meedoen voor een positieve businesscase. Ze [GovUnited] zeggen dat er voldoende gemeenten meedoen in het project en zinspelen ook op toekomstige deelnemers, maar de businesscase overtuigde me niet met argumenten wáárom andere gemeenten zouden kiezen voor dit project. Daarnaast oogt de samenwerking onafhankelijk, maar uiteindelijk huur je toch veel kennis en kunde in van Logica. En daarmee dus gewoon een partij uit de markt."

Alternatief voor GovUnited

Winterswijk onderzoekt nu of concurrenten van GovUnited goedkopere ICT-oplossingen voor de gemeente kan verzorgen. “Uit navraag blijkt dat onze ICT-diensten vervangbaar zijn door standaardproducten van andere spelers uit de markt", legt Houwers uit.

De gemeente Winterswijk betaalt nu jaarlijks 147.000 euro voor de MidOffice suite van Logica. “Daarbovenop komen nog doorontwikkelkosten van 1 euro per inwoner, waarmee je uitkomt op 175.000-180.000 euro per jaar. We willen nu eerst weten wat de kosten zijn om een standaardproduct te huren van een concurrent." Winterswijk is vanaf 2007 betrokken bij project van GovUnited. Een overstap naar een concurrent betekent voor GovUnited een financiële aderlating van bijna 9 ton.

Bank Nederlandse Gemeenten

De gemeenten zijn op dit moment hoofdelijk aansprakelijk voor de schuld van 4,2 miljoen euro in het samenwerkingsproject. De schulden stapelden zich op toen de oplevering van de MidOffice-suite in 2009 vertraging opliep door een wijziging in scope. Toch ziet GovUnited de schulden meer als voorfinanciering van de stichting ICTU, die nu zijn geld terug wil. Om terug te betalen wil GovUnited aankloppen bij de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) met als onderpand de softwarecontracten van de gemeenten tot 2016.

Maar BNG kan de lening alleen aan een rechtspersoon verstrekken en daarom moet eerst de stichting opgericht worden. Dat lijkt nu te lukken. “Op dit moment hebben 5 gemeenten hun deelname officieel bevestigd. Drie gemeenten zijn nodig voor de oprichting van de stichting. Daarmee kan een bestuur gevormd worden met een penningmeester, voorzitter en secretaris", vertelt Hof.

Alternatieve lening

Mocht de lening er niet komen, dan haken nog meer gemeenten af. Westerveld is bijvoorbeeld wel akkoord gegaan met deelname aan de stichting, maar heeft daaraan de voorwaarde verbonden dat BNG een lening verstrekt. Mocht BNG de lening niet verstrekken dan zijn er volgens Hof wel alternatieven. “Een andere optie is dat gemeenten de bijdragen voor komende jaren naar voren schuiven en vooruit betalen", stelt hij.

Ook Peter van der Terp, Steenwijkerland-wethouder en bestuursvoorzitter van GovUnited, geeft het vooruitbetalen van contributie door gemeenten als alternatief. Hij deed dat in een raadscommissie (mp3). Van der Terp vertelt verder dat het daarnaast een optie is dat een enkele gemeente een lening verstrekt aan GovUnited, waarmee de schuld afgelost kan worden.

Brenno de Winter heeft bijgedragen aan dit artikel