Nederlandse organisaties hebben behoefte aan een grotere inzichtelijkheid op het gebied van ict-kosten en -investeringen. De meerderheid geeft aan dat ict voor hen van strategisch belang is, terwijl het erg moeilijk blijkt om de ict-kosten te bepalen. Een duidelijk inzicht in en een solide beheer van de ict-kosten is echter noodzakelijk voor adequaat management. Dit zijn de voornaamste conclusies van een onderzoek dat in opdracht van CMG is uitgevoerd door Heliview. CMG heeft dit onderzoek laten uitvoeren om inzicht te krijgen in hoe Nederlandse organisaties aankijken tegen en omgaan met hun ict-kosten en -investeringen. Heliview heeft zowel een kwalitatief als een kwantitatief onderzoek uitgevoerd. Het onderzoek omvatte een groepsdiscussie en persoonlijke interviews met managers, afkomstig van organisaties met meer dan 500 medewerkers. Het kwantitatieve onderzoek bestond uit 140 interviews met ict-budget-verantwoordelijken onder een breed scala aan organisaties met meer dan 200 medewerkers.

Ict is kostenpost

De ict-afdelingen zijn bij de meeste organisaties georganiseerd als 'cost center' en de ict-budgetten blijken voor 80 procent uit exploitatiekosten te bestaan en voor 20 procent uit investeringen. Indien wordt bezuinigd, doen deze organisaties dat door investeringen stop te zetten en de exploitatiekosten aan te pakken, bijvoorbeeld door centralisering en uitbesteding (outsourcing). Ict-kosten worden, zo blijkt uit het onderzoek, in veel gevallen nauwelijks binnen de organisatie doorbelast. In de gevallen waar dit wel gebeurt, beperkt zich dat tot het omslaan van de totale kosten per werkplek of per werknemer en dus niet per product of dienst. Hierdoor lijken ict-diensten gratis te zijn, met als gevolg een onbegrensde vraag naar ict-middelen binnen de organisatie. Ict-afdelingen worden zo op kosten gejaagd en managers weten dit alleen in de hand te houden door een constante rem op de kosten te zetten. Volgens het onderzoek worden veel ict-investeringsbeslissingen alleen op basis van uitgaven genomen. Hoewel de overgrote meerderheid van de organisaties aangeeft dat de financiële onderbouwing belangrijk is bij het nemen van een investeringsbeslissing, wordt toch primair gekeken naar de kosten die een bepaalde investeringsbeslissing met zich meebrengt. Naast de financiële onderbouwing blijkt de toegevoegde waarde ook erg belangrijk bij het nemen van een investeringsbeslissing. Organisaties hebben in de praktijk echter moeite om deze toegevoegde waarde te kwantificeren.

Verborgen

De uitkomsten van het Heliview-onderzoek komen overeen met de ervaringen van opdrachtgever CMG zelf. Ict-kosten zijn vaak verborgen in een groter geheel en de eventuele toegevoegde waarde van ict wordt veelal op gevoel bepaald. Om de ict-kosten in de hand te houden, is het enerzijds dus noodzakelijk om deze kosten transparant te maken en anderzijds om de toegevoegde waarde van ict te concretiseren. Zolang het inzicht in de kosten ontbreekt en niet op de juiste wijze binnen de organisatie wordt doorbelast, blijft de vraag naar ict 'oneindig groot'. CMG pleit er dan ook voor om het ict-budget te koppelen aan de bedrijfsprocessen, waarbij een duidelijke scheiding wordt gemaakt tussen investeringsuitgaven en exploitatiekosten. Het inzichtelijk maken hiervan levert mogelijkheden op tot sturing en een betere onderbouwing van de investeringen in ict.