Vanaf 1 oktober 2009 wordt het spamverbod uitgebreid: het is dan ook verboden om bedrijven ongevraagde reclame te mailen of faxen. Sinds 2004 is het al verboden om ongevraagde “commerciële, charitatieve en/of ideële berichten” (kortweg: reclame) aan consumenten te versturen, maar per 1 oktober 2009 mogen dit soort berichten dus ook niet langer ongevraagd naar bedrijven worden gemaild of gefaxt. De ouderwetse papieren mailing valt echter buiten dit verbod.

Vanaf 1 oktober mag u dus alleen nog mails of faxen versturen als u daar toestemming voor heeft bij de ontvanger, of wanneer het een bestaande relatie betreft. Die toestemming moet ‘expliciet’ zijn. Dit wordt ook wel ‘opt-in’ genoemd, hetgeen betekent dat uw zakelijke relatie daadwerkelijk toestemming dient te geven voor het toesturen van dergelijke berichten.

Het verkrijgen van ‘opt-in’ toestemming kan bijvoorbeeld middels het aanvinken van een checkbox (‘ja ik wens op de hoogte te blijven van…’). Deze checkbox mag niet standaard ‘aangevinkt’ staan en daarbij mag de omschrijving, waarvoor ze toestemming geven, niet te ruim zijn. Een zin als: “ik wens op de hoogte te blijven van informatie” is niet voldoende specifiek, u zult dit nader dienen uit te werken. Dit zou bijvoorbeeld kunnen middels een keuzemenu met soorten informatie die u klanten zou kunnen sturen.

Let op: de toestemming mag niet ‘verstopt’ zitten in uw algemene voorwaarden. Dit kan immers niet gezien worden als ‘expliciete toestemming’.

Uw huidige bestand voor zakelijke mailings is dus aan een opfrisbeurt toe. U heeft namelijk nog maar tot 1 oktober 2009 de tijd om van uw relaties waarvan u nog geen ‘opt-in’-toestemming heeft gekregen, deze alsnog te verkrijgen. Relaties die er volgens het oude ‘opt-out’ principe in stonden, dient u per 1 oktober verwijderd te hebben. Vanaf die datum mag u de mailadressen waarbij de expliciete toestemming ontbreekt, niet meer gebruiken voor het toesturen van berichten, zoals hierboven genoemd. Doet u dat toch, dan riskeert u boetes van enkele tienduizenden euro’s die telecomtoezichthouder OPTA kan opleggen.

Er zijn drie eisen waaraan moet worden voldaan, wil het bericht niet als spam worden gezien:
  • er dient expliciete toestemming te zijn;
  • het moet duidelijk zijn van wie de berichten afkomstig zijn (identificeerbaar en herkenbaar; het slechts noemen van een alias of pseudoniem is niet voldoende);
  • de ontvanger dient te zien hoe en waar hij zich kan afmelden (voorkeur gaat uit naar een link in het betreffende bericht waarmee de ontvanger zich direct kan afmelden). Hiervoor mogen geen kosten in rekening worden gebracht.

Er zijn uitzonderingen voor deze ‘opt-in’- regeling. Voor gelijksoortige producten of diensten geldt deze regeling niet. Wat onder ‘gelijksoortig’ wordt verstaan, is afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Daarbij spelen onder andere de ‘verwachtingen van de ontvanger’ een grote rol en de informatie welke de verkoper heeft verstrekt bij het vragen van de gegevens. Des te meer informatie de verkoper verschaft over de te sturen berichten, des te ruimer zal het begrip ‘gelijksoortig’ geïnterpreteerd worden.

Nieuwsbrieven (of andere soortgelijke berichten) kunnen alleen zonder expliciete toestemming worden verstuurd als er sprake is van een klantrelatie. Bij het vragen van informatie of het benaderen van een prospect is er nog geen sprake van een dergelijke relatie, nu er nog geen sprake is van aanschaf van een product en/of dienst. In een dergelijk geval is dus expliciete toestemming nodig.

Steven Ras is partner bij juridisch adviesbureau ICTRecht