Personeel moet kunnen werken op de manier die voor ieder van die loonslaven het prettigst is. Want wie prettig werkt is productiever. En meestal betekent dat dat mensen op hun werk met dezelfde computers en software en technieken willen zwoegen als thuis. De Mac-gebruiker vloekt als hij op kantoor achter de PC moet. De PC-gebruiker gromt als bij zijn bedrijf geen externe video's bekeken mogen worden. Iedereen scheldt als hij thuis meer kan en mag dan op zijn werk.

Vroeger was de macht van de baas overduidelijk.

Maar dat was in het tijdperk voor online tools. Dat was in de tijd dat je niet anders kon dan werken met de gereedschappen die je baas voor je klaarzette. Tegenwoordig hoeft dat niet meer. En dus zijn mensen massaal de bedrijfssystemen van binnenuit aan het uithollen.

Is de mail-account van de baas wel heel beperkt? Dan sturen ze alles automatisch toch door naar een Gmail-account waar de opslag 6 GB is. Is het interne agendasysteem niet ingericht op delen met externen? Dan zoeken ze hun toevlucht toch in online services? Niemand die hen tegenhoudt. Het kan, dus het gebeurt. Het personeel zoekt naar de manieren van werken die voor hen het meest aangenaam zijn.

Maar wat moet je daar nu mee als bedrijf? Is dat erg? Dat kan niet vanwege veiligheid, wordt er altijd gezegd. Natuurlijk is veiligheid een aandachtspunt. Maar het onveiligst zijn de mensen zelf. Die hun documenten op usb-sticks zetten en kwijtraken, die wachtwoorden kiezen die door iedereen te kraken zijn, die hun documenten offline en online overal laten slingeren.

Laten we dat probleem dus wel in perspectief blijven zien. Ik zeg dan ook: bedrijf kies voor online tools. Ideaal. Want geen problemen met backups, dat doen de leveranciers voor je. Want geen gedoe met achter de feiten aanlopen, altijd vanzelf de laatste versie. Want handig voor het personeel, dat kan altijd en overal bij zijn spullen. Want goedkoop, het kost je een fractie van de kosten die je op moet hoesten als jezelf een systeem moet optuigen.

Laten we eerlijk zijn: het gros van de mensen heeft genoeg aan mail, agenda, tekstverwerker, spreadsheets e.d. En dan gebruikt men ook nog maar een klein deel van de functionaliteiten. Oftewel: het hoeft niet de complexiteit van Office of andere programma's te hebben. En omdat internet tegenwoordig zo stabiel en snel is, is online dus geen belemmering meer om lekker te werken.

Er zijn ook andere opties, maar als je bijvoorbeeld kiest voor Google Apps heb je voor een habbekrats (de gratis optie is al goed, maar het abonnement van 40 euro per persoon per jaar is nog beter) de mogelijkheden waar de overgrote meerderheid van de mensen meer dan genoeg aan heeft op het werk. En voor die kleine rest regel je dan maatwerk.

Ikzelf? Ik doe bijna alles online. Ik doe bijna alles voor een fractie van wat het me vijf jaar geleden zou hebben gekost. En ik heb daarmee zoveel bespaard, dat ik mezelf nu ga verwennen. Die nieuwe net verschenen maar oh zo mooie MacBook Air heb ik wel verdiend! Toch? Ik trek in ieder geval nu 1.699 euro uit de portemonnee!