De afgelopen editie van Lowlands gingen mensen aan een kabel hangen, waardoor een feesttent zonder netwerk kwam te zitten. Tegelijkertijd had een medewerker van een mediabedrijf een zelf meegebrachte router op het netwerk aangesloten die IP-adressen ging uitdelen, waardoor het hele festivalnetwerk verstop raakte. Het incident staat IT-manager Andrew Rijnbeek van Mojo Concerts nog bij als een van de grootste uitdagingen van het afgelopen jaar, omdat hij vervolgens de verwachtingen moest managen. "Dan moet ik die producent uitleggen dat ik snap dat die tent geen netwerk heeft. Maar een conflicterende router was voor het netwerk een groter probleem."

Daarbij moet hij extreem voorzichtig manoeuvreren, want de muziekwereld is er een van onmisbare sleutelfiguren. Alles staat in dienst van het concert, inclusief de ICT. Dat vereist een "extreem dienstbare opstelling" en de persoonlijke klik is absoluut vereist: "Als je met die mensen wilt schakelen, moet je geliefd worden. Om mensen te overtuigen, moet je in hun straatje zitten," zegt Rijnbeek. ICT beslist niet, en stelt niet de prioriteiten. "Maar ik verwoord wel naar de productiemanager wat de gevolgen zijn van bepaalde beslissingen."

200 werkplekken

Het festival kent 200 vaste werkplekken en een afgesloten draadloos netwerk dat ruim 400 apparaten moet bedienen. Het festivalterrein bij Biddinghuizen heeft zelf geen glasvezelaansluiting. Daarom wordt er er een 200 Megabit straalverbinding gelegd vanaf Nunspeet, met een ontvangstzender bovenin de achtbaan van Walibi World. Tussen de langsdenderende wagentjes overbrugt een kabel de laatste honderden meters naar het festivalterrein.

Organisatorische problemen

Het is echter niet de techniek, maar de organisatie die Rijnbeek het meeste kopzorgen bezorgt. De ICT van het festival heeft met zo'n 40 verschillende partijen te maken, zowel interne klanten zoals de kassa's, als mediapartners, website en mobiele applicatiebouwers en natuurlijk de tourmanagers en artiesten. Omdat het concert altijd voorrang heeft, heerst er een sfeer waarin het probleem ten koste van alles moet worden opgelost. Gaat er een printer kapot? Dan is er al snel de neiging om snel naar de Mediamarkt te rijden en een nieuwe te kopen. "Maar ik wil dat niet op mijn netwerk hebben, want dat is dan weer een Epson terwijl ik een contract heb met een andere partij," illustreert Rijnbeek.

Rijnbeek verruilde dit voorjaar de meubelgigant IKEA voor Mojo Concerts. "Een jongensdroom," zegt de muziekliefhebber. De situatie die hij aantrof zal menig ICT-er tot wanhoop drijven: elke groep binnen Mojo beheerde zelf op projectbasis ICT-budget. Voor het opbouwen van de ICT-infrastructuur wordt zwaar geleund op gespecialiseerde externe servicepartners. Deze kennen de netwerkconfiguraties en instellingen, waarbij de documentatie een uitdaging vormt. Mojo zelf telt een ICT-rompstaf van 3 personen die het overzicht moet houden.

De ICT-manager probeert die zaken nu stap voor stap te verbeteren: het versnipperde budget trekt hij naar zich toe en de lopende contracten worden kritisch onder de loep genomen.

Aanschuiven bij MT

Ook binnen de organisatie beginnen zaken te veranderen. De IT zit nu voor het eerst in operationele overleggen. Hoewel Rijnbeek rapporteert aan de financieel directeur en zelf geen lid is van het management team, schuift hij daar regelmatig aan. "Als ik mijn verhaal maar kan doen. Ik kan ze in de ogen kijken en zeggen wat de gevolgen zijn van hun beslissingen. Ik ben wel gewend dat ik me maar moet neerleggen bij wat daar dan uit rolt."

Amateuristisch

Voor de buitenwereld komt de manier waarop Mojo zijn ICT aanpakt wellicht wat amateuristisch over. Rijnbeek verzekert dat binnen de concert-wereld Mojo wereldwijd het meest vergevorderd is. "Wij hebben al een degelijk ERP systeem waarmee we de boekingen en budgetten bijhouden. In het buitenland heb je concert organisatoren die nog steeds met Excel sheets werken. Daarin zie ik het verschil dat wij nog verder zijn dan de rest."

In het verleden was geld minder belangrijk, analyseert Rijnbeek. Nu brengen sponsorcontracten minder geld op terwijl artiesten hun gages hebben verhoogd in een poging om de dalende opbrengsten van CD-verkopen te compenseren. De opdracht voor de ICT-manager is dan ook simpel: bezuinigen. En dat kan alleen met betere ICT die dichter bij de business staat.

Andrew Rijnbeek is een van de sprekers op het Webwereld ochtendseminar: 'Verklein de kloof tussen business en ICT' dat plaatsvindt op maandag 4 oktober in Heemskerk. Dit seminar is gratis te bezoeken voor ICT-managers.Nu registreren