Deze projecten duurden allemaal meerdere jaren en hadden grote impact op middelen en mensen. Na de start van het project bleek steeds weer dat er applicaties gebruikt werden die op de volgende versie van Windows niet meer werkten. Vervolgens kwam ook nog steevast naar voren dat de functionele wijzigingen in nieuwe versies van applicaties voor meer impact zorgden aan de business-kant dan initieel was ingeschat.

Een nieuw concept

De laatste van deze grote projecten, de uitrol van Windows 7, werd in 2012 gestart. Na de requirements-analyse werd duidelijk dat het wederom een veel omvangrijker project zou worden dan vooraf was voorzien. Daarom wilden we het project nu uitvoeren volgens een concept dat ons bij de volgende migratie veel werk zou besparen. Dat concept moest er dus voor zorgen dat er bij de volgende migratie geen gigantisch project meer nodig was.

Dit betekende dat in het nieuwe concept moest worden nagedacht over Lifecycle management. We baseerden het op SBC en virtualisatie. We kozen voor een modulaire opbouw waarbij continue kleine veranderingen konden worden doorgevoerd. Deze opbouw werd ondersteund door de toepassing van virtualisatie in de hardware, operating system, applicatie en instellingen-laag.

Auteur: Michel Jongmans

Michel Jongmans is Business Information Architect bij APG, hecht aan vrijheid, diversiteit en creativiteit. Motto: de mooiste oplossingen liggen vaak in simpele dingen.

Belangrijkste onderdelen van het concept

Voor de verschillende problemen hebben we verschillende oplossingen gevonden. Hier volgen de vier belangrijkste.

Dynamische connectiegroepen. Applicatie-virtualisatie van twee of meer losse pakketten die samen gebruikt worden bleek in de praktijk vrij lastig. Als je bijvoorbeeld tien pakketten levert die mogelijk met elkaar in combinatie moeten samenwerken, levert dat 2 ^10 varianten op. Elk van deze varianten moet worden voorgedefinieerd en toegekend aan een gebruiker. 1024 mogelijkheden voordefiniëren is praktisch onmogelijk, laat staan dat er een 11de pakket bijkomt. Maar dat bleek opgelost te kunnen worden door het creëren van een dynamische manier om connectiegroepen aan te maken. Dynamische connectiegroepen zorgden ervoor dat we niet van tevoren elke mogelijke variant hoefden te configureren, maar dat deze on-the-fly worden gegenereerd. Dit werkt naar tevredenheid van ICT en de business.

Beheer-optimalisatie. Een ander aspect in het concept was het beheer. We hadden voorheen een client-team en een server-team. In de spirit van de connected organisatie hebben wij deze samengevoegd tot een nieuwe beheerafdeling. Dat past beter bij het concept doordat naar het geheel wordt gekeken en niet naar een onderdeel. Hierdoor wordt optimaal invulling gegeven aan het vereiste lifecycle management over het gehele concept.

Continuous improvement. In het jaar 2020 zullen een aantal Microsoft-producten die we in het concept gebruiken bij APG de Extended Support End Date bereiken. Om ons hierop voor te bereiden hebben we een zogenaamd continuous improvement project gestart dat ervoor zorgt dat we met kleine cyclische stappen het concept op onderdelenniveau voortdurend kunnen bijwerken. Dit project levert ook een visie en een roadmap op. We weten hierdoor dus heel goed welke aanpassing wanneer moet worden doorgevoerd en hoeveel resources de wijziging kost. Op die manier kunnen we er met kleine stappen voor zorgen dat het concept qua componenten up-to-date blijft.

Releaseboard. Vanuit de connected organisatie is binding met onze klant essentieel. Voor het concept hebben we een releaseboard ingericht waar zowel ICT als klant in deelnemen. Deze groep van personen bespreekt de inhoud van een release en bepaalt prioriteit van functionele aanpassingen. Op die manier ontstaat de mogelijkheid om voor de business en ICT toegevoegde waarde te kunnen bieden. Iets waar de connected organisatie voor staat.

Waar staan we nu

Het continuous improvement-project is inmiddels gestart en er is een lijst samengesteld van door te voeren wijzigingen. Per wijziging is bepaald welke resourcing vereist is, welke impact de wijziging van het bestaande component heeft en wat de toegevoegde waarde is. Tot slot is er een gedetailleerd stappenplan per wijziging. Hierna is het zaak om prioriteit te geven aan elke stap waardoor we een roadmap krijgen. Deze roadmap zorgt ervoor dat ICT en de Business weten welke stap wanneer genomen moet worden.

Op naar Windows 10

De modulaire opbouw die ervoor heeft gezorgd dat lifecylce-aanpassingen in het concept geen verzameling van vervangingen met zich meebrengt, wordt pas echt getoetst bij de komst van Windows 10. Maar de ervaringen met continue kleine iteraties ondersteunen de gekozen richting.