Volgens de softwarefabrikant zal het aantal telefoontjes bij de helpdesk flink verminderen omdat Outlook 12 zelf het e-mailaccount van iedere gebruiker configureert. De applicatie heeft hiervoor alleen het e-mailadres en wachtwoord nodig.

De nieuwe functie, genaamd Auto Account Setup, werkt zowel met accounts die gekoppeld zijn aan een Exchange-server als voor accounts die gebruik maken van pop en smtp.

Er zijn twee versies. In de eerste ontdekt Outlook zelf de accountinstellingen zoals de serveradressen en de gebruikte poorten. Binnen een domein kan deze informatie vanuit Active Directory naar de gebruiker worden verstuurd, inclusief de configuratie voor rpc over http en Outlook Web Access.

In combinatie met een pop en smtp-server is dit al iets lastiger, maar dan zal Outlook uitgaande van het e-mailadres de bijbehorende server en poorten via 'trial en error' proberen te vinden.

Outlook zal hiervoor eerst de server proberen te vinden en daarna zowel de poorten voor beveiligde verbindingen (995, 993 en 587) en indien die niet blijken te werken, ook die voor een niet beveiligde verbinding (110, 143 en 25) afzoeken tot een ervan een werkbare verbinding met de server oplevert.

Xml

Gebruikt een internetaanbieder een afwijkende configuratie voor de servers, dan kan de benodigde informatie in een xml-bestand op de server worden geplaatst. Het xml-bestand bevat informatie voor de configuratie van de verbinding zoals poorten en servernamen.

Outlook zal dit bestand downloaden en de configuratie-informatie gebruiken. Voordat Office 12 in de tweede helft van 2006, op de markt komt, zal Microsoft de specificaties van dit xml-bestand vrijgeven zodat isp's deze techniek kunnen implementeren.