Sterker: in de Verenigde Staten is al een trend gaande onder grote bedrijven om steeds meer te insourcen, zo meent Bob Mathers, principal consultant bij Compass Management Consulting. Gerenommeerde bedrijven als Chrysler, Delta Air Lines, Barclays en AT&T hebben hun ict verder 'ge-insourced.'

Reden voor deze trend is volgens Mathers dat zowel klanten als leveranciers in de outsourcing volwassener geworden zijn. “Ze zijn beter in staat om te bepalen welke diensten zich voor outsourcing lenen, en vooral welke diensten niet”, zegt Mathers.

Economie

Dit insourcen is volgens Adam Strichman, een outsourcingconsultant, ook een gevolg van de stand van de economie. “Veel bedrijven houden hun processen opnieuw tegen het licht en zetten hun mogelijkheden op een rijtje. “Managers vertrekken, en nieuwe managers zoeken naar creatieve manieren om geld te besparen. Als iets binnenhuis gebeurt, kijken ze naar de mogelijkheid om het naar buiten te verplaatsen. En ook andersom.”

Maar het terughalen van processen kan net zo complex zijn als het uitbesteden ervan. Soms kan het duurder zijn. Denk aan het afkopen van contractduren, uitbreiding van afdelingen, gedeelde middelen, migratie van applicaties, training van bestaand personeel, aannemen van nieuw personeel, licentie-overdrachten. De extra kosten kunnen flink ophopen.

Moeilijke beslissing

Het is dus geen eenvoudige beslissing om een proces terug te halen. Je moet een gedegen analyse maken van wat je nu nodig hebt, en wat in de toekomst nodig gaat zijn.

“Je moet het gat tussen je huidige capaciteit en de capaciteit die je uiteindelijk nodig hebt goed in de smiezen hebben, en zeker weten dat je dat gat binnen redelijke tijd kunt dichten”, waarschuwt Mathers.

Daarbij moet je jezelf de volgende negen vragen stellen.

1: Wat wil ik bereiken?

Je moet jezelf afvragen wat je denkt te winnen als je besluit om in te sourcen, zo adviseert Strichman. Kostenbesparing? Betere service? Snellere innovatie? Als je je doelen eenmaal hebt vastgesteld, voer dan een analyse uit over je huidige kosten, service, kwaliteit, procesefficiëntie en personele benodigdheden, afgezet tegen het marktconforme. Blijf je uitgangpunten daarbij herzien om ze realistisch te houden. “Een goede business case neemt ten minste twee tot drie maanden in beslag, waarbij twintig tot dertig evaluaties worden uitgevoerd”, schetst Strichman.

2: Staat de business case als een huis?

Maak een grondige berekening van de kosten die insourcing zou meebrengen. Je zult niet de eerste zijn die de kosten en de tijd die insourcing in beslag neemt schromelijk onderschat. Uitgaven kunnen zijn: nieuwe hosting, opedeling van middelen, migratie van applicaties, trainingen en het aannemen van nieuw personeel, hardware en nieuwe softwarelicenties.

Maar pas vooral op voor de juridische kant, zo waarschuwt Mathers. Denk aan contracten, onderhoudsafspraken en licenties. “De overdrachtskosten van softwarelicenties kunnen belachelijk hoog zijn”, zegt ook Strichman.

Een algemene vuistregel is volgens Strichman dat je bij eenvoudige project ten minste 5 tot 10 procent van je maandelijkse outsourcingkosten kwijt bent aan de overdracht. Bij complexe projecten kan dat zelfs oplopen tot 15 of zelfs 25 procent.

Bereken ook de kosten die je intern aan ondersteuning kwijt zult zijn. “Veel bedrijven onderschatten hoeveel kennis en ervaring ze zelf naar binnen halen om de operatie tot een goed einde te brengen”, aldus Mathers.

Het evalueren van interne kennis en vaardigheden kan een lastige taak zijn, net als het kwantificeren van de hulpbronnen en het aannemen van de juiste nieuwe mensen. Ga er maar aan staan om de specialisten van een offshore-leverancier te vervangen.

3: Wat zijn mijn rechten en plichten bij het opzeggen?

Opzeggen kan veel kosten, vooral als het contract nog lang doorloopt. “De meeste contracten bevatten een zeer gelimiteerde exitclausule, en daar is een goede reden voor”, zegt Strichman. “De leverancier heeft veel geïnvesteerd om hun omgeving voor de klant op te zetten. Het is een dure grap om het weer te moeten ontmantelen.”

4: Wie houdt het overzicht?

Bij een outsourcingtraject steken klant en leverancier hun koppen bij elkaar om tot een eisenpakket te komen. Bij insourcing sta je er alleen voor. De meeste experts die tijdens het outsourcingproject voor je werkten, stonden op de loonlijst van de leverancier.

“Het is niet dat de leverancier jou actief wil tegenwerken, maar ze kunnen je gewoon niet helpen omdat ze er niet voor worden betaald”, zegt Strichman. Zorg er dus voor dat ten minste één iemand bekend is met alle details en probeer in ieder geval iets van assistentie te kopen van de leverancier.

5: Is de interne ict-afdeling klaar voor de nieuwe situatie?

Wat je strategie ook moge zijn, denk ook aan de dingen die je in de toekomst nodig hebt. Stel een overzicht op van hoe de vlag er in de toekomst bij zal hangen, zodat je weet wat je het beste op de lange termijn kunt doen.

: Wat valt mijzelf te verwijten?

Als je besluit in te sourcen omdat het outsourcen op een teleurstelling uitdraaide, kijk dan ook goed naar wat je zelf beter had kunnen doen in dat proces.

“De klant heeft altijd een handje in hoe de situatie zich vormt”, zegt Mathers. “Als je niet eerlijk tegenover jezelf bent, dan kun je veel geld over de balk smijten zonder dat je het onderliggende probleem oplost.”

7: Gaat de top akkoord?

Een insourcing-project heeft het meest te vrezen van de bedrijfstop, meent Strichman. Zorg ervoor dat de belanghebbenden in een vroeg stadium betrokken worden, en hou ze vooral binnenboord. Vooral de effecten die het insourcen heeft op lopende projecten binnen het bedrijf verdienen extra aandacht.

8: Hoe lang gaat het duren?

“Ongeveer twintig tot dertig variabelen zijn absoluut uniek voor ieder afzonderlijk insourcingproject”, zegt Strichman. “Op macroniveau dient meegenomen te worden welke functies ge-outsourced waren, en welk percentage van het personeel nog steeds beschikbaar is.”

Als bijvoorbeeld de clientsystemen in je eigen datacentrum stonden, dan zal het project een stuk minder complex zijn. Plan vier tot zes maanden voor het overdragen bij minder complexe overgangen, en negen tot zestien maanden voor de moeilijkere gevallen.

Hoe lang het duurt voor je de kosten begint terug te verdienen is zelfs nog veel schimmiger. “Ik heb deals gezien die een positieve ROI realiseerden in minder dan 10 maanden”, zegt Strichman. “Maar hier zijn geen regels voor. Ik weet dat dit een typische consultant-uitspraak is, maar het is de waarheid als een koe.”

9: Wie kan me helpen?

Hulp van buiten kan extreem waardevol zijn bij het bekijken van de mogelijkheden en het aanpakken van de overgang. Maar misschien is het niet zo'n goed idee om hetzelfde bedrijf in te schakelen dat je oorspronkelijk heeft geassisteerd bij het outsourcen. En dat is niet omdat ze minder gemotiveerd zouden zijn om je te helpen.

Sommige sourcing-leveranciers zijn namelijk beter ingevoerd in dit soort situaties. “Veel bedrijven zien outsourcing als de oplossing voor alle problemen. Ze hebben geen vastomlijnd proces voor insourcing”, aldus Strichman. “En nee, het is niet alleen 'omgekeerde outsourcing'”

Veel consulenten schrikken terug voor insourcing omdat het grote geld bij outsourcing ligt. Daar liggen de meerjarencontracten klaar. “Als wij onze insourcing-consultatie goed uitvoeren, werken we onszelf feitelijk richting werkeloosheid”, zegt Strichman.