''Manfred Meelberg is projectmanager bij I-bridge. I-bridge is een zelfstandige ICT-onderneming binnen de Randstad Groep met als grootste klanten Randstad Nederland, Tempo-Team en Yacht. Als projectmanager voor infrastructurele projecten is hij verantwoordelijk voor de complete vervanging van de netwerkinfrastructuur. Een project dat een traject van meer dan een jaar kent. Meelberg is in september vorig jaar begonnen, eind november moet het netwerk vervangen zijn.

Een complex project, zegt Meelberg erover. De infrastructuur kent vele koppelingen en interfaces met gespecialiseerde systemen die onderling data moeten kunnen uitwisselen, zoals financiële gegevens en paspoortgegevens. “Als er een applicatie offline moet worden gehaald, heeft dat direct effect op andere applicaties”, zegt Meelberg. “De vervanging van een firewall bijvoorbeeld heeft direct impact op alle systemen. De business vraagt om een brede beschikbaarheid van het netwerk en daar moet voorzichtig mee worden omgegaan.”

Planning is uitdaging

Uitzendbureaus zijn daarnaast ook meer uren per week in bedrijf dan andere zakelijke ondernemingen, zodat er met de planning van werkzaamheden binnen het netwerk omzichtig om moet worden gegaan. “We plannen grote werkzaamheden dan ook bijvoorbeeld om 6 uur ’s ochtends op een zaterdag. Maar alles gebeurt in goed overleg met de business.”

Dat laatste, een goede overeenstemming met de werkvloer, noemt hij de grootste uitdaging in zijn werk, maar tevens zijn kracht. “De business verlangt 24 uur per dag beschikbaarheid. Als je dan komt met de mededeling dat het netwerk eruit moet, is dat altijd een discussiepunt. Het is de uitdaging de business te overtuigen van de noodzaak en het vinden van een oplossing die voor beide partijen acceptabel is.” Meelberg gebruikt als metafoor een open hartoperatie. “Tijdens zo’n operatie neemt een kunsthart alle functies over. Dat is bij IT niet mogelijk. De meeste managers begrijpen dat wel.”

Putten uit ervaring

De sociale vaardigheden om in dit soort situaties met tegengestelde belangen tot een oplossing te komen, zegt de 46-jarige Meelberg uit ervaring te hebben opgedaan. “Ik begrijp de impact op de zakelijke processen heel goed. Ik kan zowel de taal van de business manager als die van de techneut spreken en verstaan.”

Lastiger in te schatten, en dus een risico, is de looptijd van de gehele operatie. In veertien maanden staan de technische ontwikkelingen in de ICT niet stil, zegt Meelberg. Ook ligt er een risico in de keuze voor een leverancier in netwerkapparatuur. “We zijn nu bezig met die beslissing. Welk merk gaan we voor? Als we veranderen van merk is het de vraag in hoeverre dat impact heeft op de mate waarop je mensen zijn opgeleid. Moeten ze veel of weinig extra kennis opdoen? En hoe snel gaat dat? Dat zijn zaken die vooraf lastig zijn in te schatten.”

Projecten lopen elkaar in de weg

Daarnaast kwam Meelberg er gaandeweg achter dat er een ander project loopt dat zijn project in de wielen kan rijden. I-bridge beschikt over twee co-locaties in datacenters van outsourcingpartners en een locatie op het hoofdkantoor. “Op elke locatie hebben we twee kooien met netwerkapparatuur, maar zijn we in een ander project bezig met het terugbrengen van de oppervlakte. Dat zou pas in december klaar zijn, terwijl de deadline voor mijn project voor november staat. Dat zou problemen kunnen geven. Gelukkig is dat op tijd gesignaleerd en zijn we nu in overleg over hoe we dat gaan oplossen.”

Dergelijke projecten staan er bekend om dat ze de planning niet halen of niet binnen budget blijven. Meelberg kent het klappen van de zweep inmiddels. “Het gaat me nu niet meer gebeuren dat het budget wordt overschreden, doordat er gaandeweg meer of andere functionele eisen worden gesteld. In het verleden kon me dat nog wel eens overkomen, maar daar leer je van.”

Na project altijd nabeschouwen

Hij hamert erop dat er na afloop van projecten een nabeschouwing komt van hetgeen goed en hetgeen fout is gegaan. “Wanneer dat niet wordt gedaan of wanneer dit niet wordt gedocumenteerd riskeer je dat er te weinig wordt geleerd en bestaat de kans dat dezelfde fouten worden gemaakt in een volgend project. En dat leerproces is wel essentieel als je te maken hebt met de duivelsdriehoek tijd-budget-kwaliteit. Als er iets verandert in het ene aspect heeft dat direct invloed op de andere twee.”

Een ander leermoment was de keer dat hij bij een vorige werkgever iets te snel zijn eigen plan trok. “Ik ben af en toe wat eigenwijs. We hadden een e-mailmigratie gehad naar Microsoft Exchange en het beheer uitbesteed. Eén van de servers op de locatie in Den Haag gaf problemen en we deden een melding aan de serviceprovider die het beheer hiervan deed. Maar het duurde me te lang en ik besloot het systeem dan maar zelf op te starten. Maar nadat ik een paar knoppen had ingedrukt, ging de hele Exchange server onderuit. Gelukkig wist onze partner dat binnen een half uur op te lossen.” Hij zegt geleerd te hebben vertrouwen te geven aan anderen, ook aan externe partners. “Je moet ze de tijd geven.” Daarnaast heeft hij een tip voor anderen die mogelijk dergelijke missers maken. “Ga met de billen bloot, probeer problemen niet te verhullen. Je verdient dan meer respect.”

Bedrijf wordt eigen isp

Ondertussen is Meelberg ook nog eens bezig met een tweede project, minder intensief en minder onder tijdsdruk, maar zeker interessant. I-bridge wordt zijn eigen internet service provider. “We willen minder afhankelijk zijn van een aanbieder. Het is niet zozeer een kostenbesparing want het levert per saldo relatief weinig op.” Wat I-bridge vooral met het eigen internetservice wil bereiken, is een betere beschikbaarheid. Nu is er een zogeheten active/passive service tussen de twee co-locaties, waarbij als de ene dienst uitvalt, er handmatig overgeschakeld moet worden naar de dienst vanuit de andere co-locatie. De eigen ISP-dienst wordt active/active, zodat de overschakeling automatisch gebeurt wanneer dat nodig is.

En ondertussen gaat het dagelijkse werk ook gewoon door. In de afgelopen twee jaar moest bijvoorbeeld de capaciteit van de internetverbinding tweemaal worden vergroot. “De uitdaging blijft de capaciteit van de bandbreedte, zeker nu er steeds meer mobiele apparaten toegang krijgen tot het netwerk. Apparaten als iPhone en iPad zijn goed in het netwerk te integreren door er een Citrix-client op te zetten. Het is voor ons een afweging geweest om dat te faciliteren of af te wijzen, maar de jongere generatie wil het en ook de concurrentie doet het.”