Versie 1.7 van PDF (portable document format) is opgenomen in de Handreiking open documentstandaarden voor de overheid. Dat document van het actieprogramma Nederland Open in Verbinding (NOiV) wordt gedistribueerd in versie 1.3 van PDF.

Overheidsorganisaties in Nederland kunnen voor het opslaan van hun documenten kiezen uit de drie open standaarden in de Handreiking. Naast het nieuw toegevoegde PDF 1.7 zijn dat ODF (Open Document Format, ISO-standaard 26300) en de PDF-archiveringsvariant PDF/A-1 (ISO 19005-1:2005).

Geschikt/ongeschikt

In de Handreiking deelt het NOiV die drie formaten in naar geschiktheid voor verschillende stadia van documentbewerking. Dit zijn: creëren, samenwerken, uitwisselen, publiceren en archiveren. Opvallend is dat PDF ongeschikt geacht wordt voor het creëren van documenten, en niet in alle gevallen geschikt zou zijn voor samenwerking en archivering. Voor dat laatste scoort archiveringsvariant PDF/A wel goed.

ODF is volgens de Handreiking niet in alle gevallen geschikt wvoor uitwisselen, publiceren en archiveren, maar wel geschikt voor creëren en samenwerken. "Zoals weergegeven in de figuur leent ODF zich voornamelijk voor documenten waarin nog wijzigingen aangebracht moeten worden, ofwel reviseerbare documenten", valt te lezen in de Handreiking.

ODF versus PDF

"ODF is een bestandsformaat die je op dagelijkse basis kunt gebruiken om je informatie uit te wisselen." Dit ondanks de categorisering van 'niet in alle gevallen geschikt' voor het stadium 'uitwisselen'. "De ontvanger wordt niet of nauwelijks beperkt in zijn mogelijkheden om (delen van) het document zelf te gebruiken. Wat voor de één een eindfase is, is tenslotte voor de volgende in de informatieketen het begin."

"Zolang het document reviseerbaar moet blijven, kan ODF door de hele levenscyclus van een document worden gebruikt." Voor documenten die ongewijzigd moeten blijven, is ODF volgens de Handreiking niet geschikt. Dan zijn PDF 1.7 en A-1 in beeld.

Andere formaten mogen

Het vereenvoudigde stroomdiagram voor de bepaling van het meest geschikte bestandsformaat leidt dan ook in één van de vier uitkomsten naar ODF. De andere opties zijn PDF 1.7 en twee keer PDF/A. Laatstgenoemde is wat beperkter qua functionaliteit, maar wel zeer geschikt voor opslag op de lange termijn. Het stroomdiagram is van toepassing op zowel nieuwe als reeds bestaande documenten.

Bij deze 'beslisboom' gaat het volgens de Handreiking niet om een uitsluitende keuze. "Dit betekent dat als een niet-reviseerbaar document gepubliceerd wordt, het heel goed behalve in PDF/A (of 1.7 afhankelijk van de functierijkheid) ook in andere formaten kan worden gepubliceerd."

"Zo wordt op overheid. nl, behalve de authentieke versie in PDF, soms ook een versie die verwerkt kan worden in een XML-variant aangeboden." De Handreiking zelf is ook gepubliceerd in een ander formaat: als html-pagina, zij het zonder klikbare links bij de bronvermelding aan het einde.

Bibliotheken, archieven, gemeenten

Het actieplan NOiV legt overheden open standaarden als norm op. Afwijken van die norm moet onderbouwd worden. Dit is het zogeheten 'comply or explain'-principe. Het gebruik van open standaarden moet de afhankelijkheid van leveranciers verminderen, de digitale uitwisseling van informatie bevorderen en de communicatie tussen overheden, burgers en bedrijven vereenvoudigen.

De Handreiking is ontwikkeld door het NOiV in samenwerking met een reeks instanties. Die omvatten onder meer de OpenDoc Society, de Koninklijke Bibliotheek, het Nationaal Archief, eOverheid voor Burgers, de gemeenten Ede, Woerden, Gouda en Assen, Digitaal Erfgoed Nederland, Adobe en het Ministerie van Justitie.

Opvallend genoeg heeft ook de VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten) meegewerkt, terwijl die organisatie voor de eigen ict open standaarden overbodig acht.