De kern van de nieuwe mogelijkheden die Office 2010 biedt, is dat Office meer dan ooit direct gebruik kan maken van servers en services. Vergelijkbaar met hoe Outlook zijn data deelt met Exchange, zo gebruiken alle applicaties in Office 2010 specifieke functionaliteit die aanwezig is op servers.

Serverfuncties

Bijvoorbeeld de Word-service kan ieder bestandsformaat lezen dat de desktopversie van Word kan lezen. Verder ondersteunt de service het op de server renderen en converteren van grote aantallen documenten. Tot slot omvat het een api (application program interface) voor het op de server uitvoeren van taken die normaliter door Word op de desktop worden uitgevoerd.

De al in Office 2007 geïntroduceerde Excel-service wordt in de 2010-versie uitgebreid. Het krijgt een volledig nieuw Javascript object model, dat de user interface kan aansturen of gebeurtenissen in Excel op de desktop kan afvangen. Daarnaast verzorgt het automatische synchronisatie van gegevens en grafieken in een Excel-databestand, wanneer die zijn gepubliceerd op een webserver.

Nu pas in zicht

Deze hechte aansluiting op serverfuncties, van Sharepoint, wordt nu pas duidelijk met de publieke bèta van Office 2010 in zicht. Er is weinig zo geheim bij Microsoft als die komende proefversie. De eerder met een beperkt aantal testers gedeelde Technology Preview was vooral gericht op de verandering in de interface en eindgebruikersfunctionaliteit.

De binnenkort beschikbare publieke bèta zal pas echt alle nieuwe functies bieden. Dat omvat ook mogelijkheden voor ontwikkelaars die Office gebruiken in hun oplossingen. Office 2010 is volgens Microsoft "de beste manier om SharePoint te gebruiken".

Lokaal, via internet en in cloud

Met Office 2010 komen er services voor Word, Access, Project, Visio en InfoPath maar niet voor PowerPoint. De services kunnen binnen het eigen netwerk worden aangeboden maar ook op het internet of in een cloud, en zijn geschikt voor zowel online als offline gebruik. De services bieden allemaal een synchronisatiefunctie die, zodra de gebruiker weer online is, de wijzigingen synchroniseert met de server. De meest geëigende server daarbij is natuurlijk SharePoint.

Een voor de eindgebruiker zichtbaar onderdeel van de services is de mogelijkheid met meerdere gebruikers tegelijk aan een document te werken. Waar dit tot heden niet mogelijk is in Office kan dit in Office 2010 wel. Zolang de documenten maar op een SharePoint-server staan en niet een eenvoudige fileserver, kunnen gebruikers zelfs tegelijk aan hetzelfde deel van een document werken. Conflicterende wijzigingen worden weergegeven net als de review-funtie in huidige versie van Office.

Bestandsformaat irrelevant

Office 2010 introduceert de Business Connectivity Services (BCS) waarmee iedere Office-applicatie kan aansluiten op een externe databron en de data daarvan kan gebruiken. Externe bronnen die direct worden ondersteund zijn ondermeer Microsofts eigen database SQL Server, maar ook algemene webservices en de database van Oracle.

De gedachte dat de data van een Office-applicatie in een bestand is opgeslagen, kan bij Office 2010 worden losgelaten. Het is voor Office 2010 niet meer van belang waar de data zich bevindt. Het bestandsformaat is nog minder relevant. Dit alles dankzij de nieuwe services, de mogelijkheden om verbindingen met andere platforms te leggen én door de mogelijkheden die gebruik van xml binnen Office biedt.

Daarnaast biedt Microsoft met Office 2010 veel meer de ruimte aan ontwikkelaars, en programmerende eindgebruikers. Zowel de Ribbon-interface is te benutten door derden als de vereenvoudigde programmeerfuncties voor niet-programmeurs. Daarbij komt ook Sharepoint weer om de hoek kijken; zelfgemaakte mini-applicaties in Access zijn middels die serversoftware te publiceren en dus ook te delen, gebruiken, beheren en backuppen.

Binnenkort bèta

Microsoft wil nog niet zeggen wanneer de publieke bèta van Office 2010 beschikbaar komt. Het ligt voor de hand dat dit tijdens of kort na de komende Professional Developer Conference zal zijn, die deze week in Los Angeles plaatsvindt. De definitieve versie van Office 2010 wordt rond de zomer van 2010 verwacht. Het is de eerste versie van het kantoorpakket dat ook in een 64-bit variant uitkomt.