Grafi Offshore is een voorbeeld van een Nederlands bedrijf dat zijn productie heeft uitbesteed naar een ander land. In dit geval gaat het om Nepal, waar het bedrijf sinds 2003 actief is.

Het bedrijf zit in de beeldbewerking, maar heeft dat doorgetrokken naar een breder pallet van taken. “We zitten voornamelijk in de flash, html-slicen, 3D en ook beeldbewerking”, vertelt Frank de Jong, een van de oprichters en mede-eigenaren van Grafi Offshore. “We doen ook applicatie-gerelateerde dingen, met .NET en PHP.”

Weinig ict'ers in Nederland

De beslissing om te gaan outsourcen werd genomen in 2003, zo vertelt De Jong. “Zoals je je misschien kunt herinneren was het in die jaren moeilijk om in Nederland IT-personeel te krijgen. De meesten die we tegenkwamen waren junioren met weinig werkervaring. Maar ze waren wel gepokt en gemazeld op de arbeidsmarkt”, verzucht De Jong. “Voor hen leek de hemel nog niet hoog genoeg.”

Voor de selectie van locatie en bedrijf werd gekeken naar Zuid-Oost-Azië. “Mijn compagnon, Jeroen Dekker die in het verleden Shop.nl heeft gedaan, maakte een rondreis door dat gebied op zoek naar een geschikte partij om mee samen te werken”, zegt De Jong. “Daarvoor bezocht hij van die grote developer-fabrieken in India, maar hij is ook naar Thailand en Indonesië gegaan.”

Op de man af

Uiteindelijk is gekozen voor het gevoel dat bij een van de bedrijven werd gewekt. “In Nepal is hij een klein IT-clubje tegengekomen waar een man of zes werkten. Het contact met directeur Upendra Shrestha was dermate fijn dat hij op basis van 'de man' zijn keus maakte”, zegt De Jong. “We wilden echt investeren, dus dan is persoonlijk contact uiterst belangrijk. Als het goed loopt, dan wil je het uitbouwen. De andere partij moet er ruwweg dezelfde ideeën op nahouden.”

“We begonnen met het over de schutting gooien van projectjes”, gaat De Jong verder. “Maar na een maand of twee á drie werkten alle zes de mensen daar fulltime voor ons. Dat hebben we geformaliseerd in een joint venture, met een belang van 50 procent.”

De Jong beschrijft hoe Grafi nu te werk gaat: “Alle sales- en projectmanagementactiviteiten vinden plaats in ons kantoor in Willemstad in Nederland en ons kantoor in Antwerpen. Net als iedere offshore-leverancier hebben we meerdere modellen. Het meestgebruikte model is dat je als klant belt met een Nederlandstalig persoon die helpt met het specificeren. Vervolgens specificeert een specialist samen met de klant de details. Dat resulteert in een projectbrief die al deels in Nepal wordt opgesteld met eisen en specificaties. Daarna vindt in Nepal het ontwikkelwerk plaats.”

Gebrek aan faciliteiten

Maar het uitbouwen van de business ging niet vanzelf, zeker omdat de standaarden in Nepal anders zijn dan in Nederland. “Van een aantal dingen hebben wij gezegd dat het misschien conform het lokale niveau is, maar dat we vanuit Nederland toch anders willen hebben”, legt De Jong uit. “Toen we daar voor het eerst kwamen, was de kantoorinrichting nieuw, maar wel nieuw op zijn Oosters. Het was klein en benauwd, het fineer liet los na drie maanden. Laat ik zeggen dat het een likje verf mocht hebben, en ze met oude spullen werkten.” De Jong wil wel benadrukken dat het naar de plaatselijke maatstaven goed in orde was.

“We hebben bepaalde wensen en eisen neergelegd. Dat bestreek simpele dingen, zoals hoe het kantoor eruit zag, of hoe de hiërarchie in elkaar zat. Zoals het er toen uitzag, was het niet zoals wij hier in Nederland zouden willen werken, en ook niet waar we een klant naartoe zouden willen sturen”, zegt De Jong.

Daartoe zijn een aantal basisstappen genomen. “We hebben een kantoor-setup gecreeërd zoals we dat in Nederland gewend zijn”, zegt De Jong. “Ook hebben we samen met een plaatselijk HR-bureau een compleet employee-handboek opgesteld van 40 pagina's met alle rechten en plichten van werknemers. Verder hebben we vaderschapsverlof van 7 dagen ingevoerd, net als spaarloonregelingen, een salarishuis en groeiplan.”

Veel dingen die in Nederland vanzelfsprekend zijn, dien je in Nepal als bedrijf zelf te regelen. “We hebben bijvoorbeeld een eigen ziekenfonds opgezet. In Nepal kun je je daarvoor niet verzekeren, dus moesten we daarvoor reserveren”, zegt De Jong.

Continuïteit

Dat was nog eenvoudig vergeleken met de infrastructurele dingen die het bedrijf ter plekke moest regelen. De continuïteit van het bedrijf was volgens De Jong het grootste probleem.

Als voorbeeld noemt hij de redundantie van de bekabeling. “In Nepal wordt sneller iets opengebroken om een kabel te leggen, zonder dat er overzichtskaarten zijn. De kans dat een shovel de kabel per ongeluk doorbreekt is vele malen groter”, legt De Jong uit. Daarbij komt dat de stroomvoorziening veel onzekerder is dan wat Nederlanders gewend zijn.

“Ons mantra was dat niets zeker is, en dat we het daarom zelf zeker moeten maken. We hebben dus twee glasvezelkabels liggen, linksom en rechtsom, en een schotel op het dak. Iedere machine heeft een UPS voor 3 kwartier, en in de kelder staat een centrale UPS die nog eens een paar uur mee kan. We hebben een 60 kW-generator, plus dieselvoorraad van 3000 liter. In totaal kunnen we een paar weken zelfstandig draaien.” En helaas: daar hangt een prijskaartje aan. “Dit soort voorzieningen zijn duurder dan in Nederland. Een auto bijvoorbeeld is veel duurder, terwijl de dieselprijs ook niet verschilt.” Reden is volgens De Jong dat het in Nederland normaal mag zijn, maar het in Nepal een luxe is.

Politiek

Een andere storende factor is de politiek. Deze is redelijk instabiel, en verstoringen voelt Grafi Offshore aan den lijve. “Drie jaar geleden was er nog een monarchie, maar die is afgezet en vervangen door een president en parlement met 16 á 17 partijtjes. Die proberen tot een soort van evenwicht te komen. Dat loopt redelijk vreedzaam, maar wel verhit. Ze grijpen niet snel naar de wapens, maar gebruiken iets anders: het stakingsmechanisme. Voor je het weet ligt de stad plat omdat de aanhangers van een bepaalde groep staken”, vertelt De Jong.

Ook daarvoor heeft het bedrijf dingen geregeld. “Omdat het openbaar vervoer om de haverklap stil ligt door een staking, hebben wij busjes gekocht en zijn wij een eigen pendeldienst begonnen.” Ook is het kantoor verhuisd vanuit het centrum naar een een buitenwijk. Dit was beter bereikbaar, en als de vlam in de pan slaat zijn de effecten minder voelbaar.

Grensconflict

Hij noemt nog een ander voorbeeld. “Een tijdje terug was er een grensconflict met India. De benzine-aanvoer stokte, en mensen moesten op hun vrije zaterdag een halve dag in de rij om benzine te tanken”, zegt De Jong. “We hebben toen besloten benzine uit te delen op de zaak, zodat het alsnog netjes geregeld is. Je moet constant creatief zijn bij dit soort dingen.”

Ondertussen werken volgens De Jong 120 mensen in Nepal voor Grafi Offshore en zusterbedrijf IT Offshore. “Voor Indiaase begrippen maakt dat ons een kleintje, maar in Nepal zijn we nummer twee of nummer drie. Het heeft ons ongeveer 4 jaar gekost om het zo uit te bouwen, inclusief het nieuwe pand van 5000 vierkante meter”, zegt De Jong.”