Het schiet nog niet op met de e-factuur in Nederland. De Rijksoverheid is weliswaar ‘klaar voor elektronische rekeningen’ kopt het ministerie van Economische Zaken en Innovatie (EL&I), maar in de praktijk domineert papier voor en na.

Kabinetsdoel niet gehaald

Zo blijkt dat bedrijven bepaald niet happig zijn om de overheid digitaal te factureren. Nog slechts 837.301, zo’n 6 procent van de in totaal 14,4 miljoen van de zogenaamde B2G-facturen (business to government) wordt digitaal verstuurd.

De digitalisering is ten opzichte van 2008 wel duidelijk gevorderd, toen waren de percentages papier aangeleverd of verwerkt nog hoger. Maar de doelstelling van het kabinet, dat 10 procent van de ontvangen facturen digitaal zou zijn in 2010, is dus lang niet gehaald. Dat blijkt uit een rapport dat het ministerie van EL&I publiceert.

Hand- en papierwerk domineert

Minstens zo opmerkelijk is dat ambtenaren van die bijna 1 miljoen facturen vervolgens 58 procent uitprint en handmatig verwerkt. Nog eens 22 procent wordt uitgeprint en geautomatiseerd verwerkt.

Net zoals bij andere ict-processen, zoals het actieplan NOiV, lopen ministeries voorop. Vooral in kleine gemeenten overheerst nog het papier- en handwerk.

EL&I probeert zowel het percentage e-facturen op te krikken. Het gaat daarbij niet alleen om het feit dat de factuur per se digitaal is. Standaardisatie is minstens zo belangrijk.

Printen en weer scannen

Omdat digitale facturen nu in verschillende formaten worden aangeleverd (vooral PDF, Word en Excel) kunnen die blijkbaar niet worden geïmporteerd in de administratiesoftware zonder eerst printen en weer scannen. Met het risico dat er fouten insluipen door de OCR of het handmatig invoeren.

Vandaar dat EL&I aankondigt dat bedrijven nu bij alle organisaties van de Rijksoverheid op een uniforme manier kunnen factureren via Digipoort, middels twee berichtstandaarden UBL 2.0 en HR-XML.

Minder fouten en dode bomen

Het ministerie droomt van het digitale factuurnirvana: “Geen papierwinkel meer, maar een geautomatiseerd factuurproces. Dat leidt tot minder lasten, minder fouten én minder kosten. Bovendien kan de overheid e-facturen sneller verwerken en betalen.” Naar verwachting wordt in 2012 opnieuw gemeten of de voorzichtige opmars van de e-factuur doorzet.