De politie heeft verzuimd een pdf-document te archiveren waaruit zou kunnen blijken wie binnen de politie Hollands-Midden in de fout is gegaan bij het goedkeuren van de wapenvergunning van Tristan van der Vlis, zo bleek woensdag. Van der Vlis schoot in Alphen aan den Rijn 6 mensen dood voordat hij de hand aan zichzelf sloeg.

Bij de politie was bekend dat Van der Vlis in 2006 gedwongen was opgenomen in een psychiatrische inrichting. Dit had meegenomen moeten worden toen hij in 2008 een nieuwe aanvraag indiende voor een wapenvergunning. Dit is niet gebeurd.

Het Openbaar Ministerie (OM) heeft onderzocht hoe dit kon gebeuren maar tast in het duister. Er is namelijk een mail verstuurd van de infodesk naar de behandelaar van de vergunningsaanvraag waarin waarschijnlijk deze informatie staat. De mail is bewaard maar het bijbehorende pdf-attachment is verwijderd en kan niet meer worden achterhaald.

In strijd met de wet

En dat is tegen de Archiefwet, stelt Roger Vleugels, expert op het gebied van informatieopslag bij de overheid. "De hoofdregel is dat deze documenten gearchiveerd moeten worden. Sowieso in een lopende casus als deze." Alle documentatie van de politie moet 20 jaar worden bewaard. Die regels zijn ingesteld om zogenaamde "bewijsnood", zoals die zich in deze situatie duidelijk voordoet, te voorkomen.

Vleugels legt uit dat de documenten sowieso bewaard moeten worden zolang de vergunning loopt, wat het geval was bij Van der Vlis. "Los daarvan moet een document ten minste 20 jaar bewaard worden", aldus Vleugels. De politie is in dit geval dan ook in overtreding.

Wijze van archiveren onvoldoende

Vleugels is niet de enige die concludeert dat de politie over de schreef is gegaan. Ook juridisch adviseur Michaël van Leeuwen van ICTRecht die is gespecialiseerd in overheids-ict zegt dat het niet opslaan van het bestand in strijd is in strijd is met de wet.

"Het niet opslaan van de bijlagen is in strijd met de Archiefwet. Die wet geeft met de woorden "ongeacht hun vorm" een brede definitie aan de bescheiden die opgeslagen moeten worden. Ook de bijlage met daarin het PDF-bestand was in dit geval door het overheidsorgaan ontvangen en had dus opgeslagen moeten worden", mailt Van Leeuwen aan Webwereld.

Wel had de politie nog een uitweg gehad: "De digitale versie had opzich niet bewaard hoeven blijven, ware het niet dat niet alle digitale documenten gearchiveerd waren. Nu ook digitaal het document niet terug te vinden is, komt aan het licht dat de wijze van archiveren op dit moment onvoldoende is."

De landelijke ict-afdeling van de politie, Voorziening tot samenwerking Politie Nederland (VtsPN) bevestigt dat alle korpsen bestanden bij wet moeten archiveren. De eindverantwoordelijkheid ligt bij het korps zelf, benadrukt de ict-dienst. Dat is in dit geval het korps Hollands-Midden.

Ongeloofwaardig verhaal

Toch verbaast het Vleugels niets dat het document verdwenen is. "De politie raakt aan de lopende band documenten kwijt", stelt hij. Volgens hem is de politie op het gebied van documentbeheer al tijden zeer laks. "Ze zijn er nog slechter in dan de rest van de overheid."

Het OM stelde eerder vandaag nog dat het document niet kwijt was maar "echt weg". Volgens Vleugels een zeer ongeloofwaardige bewering. "Er wordt gedaan alsof er maar 2 vindplaatsen zijn: computer a en computer b.", zegt Vleugels, doelend op de computers van de verzender en die van de ontvanger.

Het bestand is volgens hem waarschijnlijk ook nog terug te vinden op de server en er zijn waarschijnlijk ook nog kopieën op andere plekken terecht gekomen. "Uit niets blijkt dat al die vindplaatsen ook afgelopen zijn", zegt Vleugels. "Kortom: ik geloof er niets van."

Het Openbaar Ministerie stelt dat hun onderzoek niet gericht is geweest of het niet bewaren van het bestand in strijd is met de wet. "Ons onderzoek is gericht geweest op die verlofaanvraag." Voor verder commentaar verwijst ook het OM naar het korps Hollands-Midden. Ondanks herhaaldelijke verzoeken van Webwereld was het korps Hollands-Midden nog niet in staat te reageren op de kwestie.