Mobiel printen bestaat in meerdere smaken. Werd het voorheen vooral geassocieerd met onderweg ontvangstbewijzen of bestelbonnen kunnen uitprinten, sinds kort zijn er ook mobiele oplossingen voor gebruik op kantoor. Handig voor die accountmanager die geen tijd heeft om zijn pc op te starten, maar wel even een mail wil printen. Maar onderweg of op kantoor, goed en veilig mobiel kunnen printen staat of valt met een goed beheerde mobiele omgeving.

Mobiel printen onderweg

Bij mobiele printers moet je niet denken aan een gewone printer op iets kleiner formaat, maar aan speciaal ontwikkelde handprinters die buitendienstmedewerkers zoals monteurs mee kunnen nemen om een factuur uit te printen, een label, ontvangstbewijs of bestelbon. Zo’n printer zelf is niet complex, stelt Patrick Ouwe, directeur van Mass, adviesbureau op het gebied van beheer van mobiele omgevingen. “Het gaat vooral om de combinatie met mobiele toestellen waar de printtoepassingen op draaien.”

Een internationaal actief bedrijf als Zebra verkoopt al jaren mobile printers. Toch is het nog een nichemarkt die in de kinderschoenen lijkt te staan. “Door de onbekendheid met mobiele printers zijn bedrijven vaak bang dat ze nog meer complexiteit toevoegen aan hun mobiele omgeving, die vaak al moeilijk beheersbaar is”, vertelt Patrick Louwe. “Maar de mobiele omgeving als geheel is vaak slecht gestructureerd. Daar ligt het basisprobleem, niet in het toevoegen van mobile printing-oplossingen.”

Mobiele-printuitdagingen

Patrick Louwe ziet mobile printing dan ook niet als toevoeging van complexiteit aan een mobiele omgeving. De uitdagingen die je ziet op het gebied van mobile printing zijn in de basis dezelfde uitdagingen die organisaties hebben op het gebied van hun mobiele omgeving: het beheer van hardware, beheer van de kosten en de zorg om de veiligheid.

De mobiele printer zelf is een relatief simpel toestel. En dan doelt hij niet op de kofferprinters die sommige leveranciers volgens Louwe als ‘mobiele printers’ bestemmen. “Die zijn niet op mobiel gebruik afgestemd.”

Mobiele printers zoals van Zebra zijn specifiek ontwikkeld voor mobiel gebruik, en daarom ook voorzien van onder meer IP-rating. Hierdoor zijn ze robuust en kunnen ze tegen een stootje. De printers hebben ook weinig beveiliging nodig, want er wordt geen informatie op bewaard, vertelt Martin Karssen, Business Development Manager Benelux van Zebra Technologies.

Toch kent mobile printing zijn eigen beheeruitdagingen, maar daarbij gaat het vooral om het mobiele apparaat dat gebruikt wordt om de opdrachten te geven: dat moet goed beheerd en beveiligd worden. Als voorbeeld noemt Louwe een smartphone met een reeks printopdrachten in het geheugen voor bestelbonnen van een bierleverancier, die al dan niet per ongeluk in handen van een concurrerende bierleverancier komen.

“Dan heb je informatie over prijsafspraken op straat liggen. Om dat te voorkomen moet je in staat zijn het geheugen van je device op afstand te deleten. Kijk je naar mobile device management. Denk bijvoorbeeld ook aan applicaties waarmee de hoeveelheid toner in de gaten kan worden gehouden, of registratie van wie wanneer welke documenten uitprint.”

Mobiel printen op de werkvloer

Mobile printing betekent ook printen vanaf de smartphone op een netwerkprinter. Deze oplossing is vooral interessant voor managers van commerciële afdelingen die vlug informatie op hun mobiele apparaat (een document of mail bijvoorbeeld) willen uitprinten zonder daarvoor een pc te hoeven opstarten. Xerox lanceerde hiervoor eind mei een enterprise-oplossing.

Volgens Xerox zelf is dat de eerste Mobile Print Solution in Nederland. Vanaf bijvoorbeeld de BlackBerry en iPhone worden bestanden gestuurd naar een beveiligde in-corporate server of naar de cloud. Documenten worden in de cloud of in-corporate bewaard en de gebruiker ontvangt een e-mail met pincode. Met deze pincode kan de gebruiker via een netwerkprinter of multifunctional het document uitprinten. Op Xerox multifunctionals met EIP-technologie kan de gebruiker aanvullende opdracht-parameters instellen zoals kleur/zwartwit en aantal afdrukken.

Nog een variant: HP maakte begin juni bekend printers te lanceren die worden uitgerust met een uniek e-mail adres. Ook enkele bestaande modellen kunnen via een update worden uitgerust met ‘ePrint’. Gebruikers kunnen documenten en foto's vanaf andere op internet aangesloten devices - bijvoorbeeld een smartphone - naar de printer mailen en zo laten afdrukken.

De oplossing die Xerox biedt om mobile printing op de werkplek te ondersteunen, is volgens Louwe slechts een mobile driver en geen echte mobile print solution. Bij HP lijkt eveneens geen sprake van een op mobile printing berichte beheersoplossing. “Ik zie absoluut de voordelen, maar dit heeft mijns inziens niet zoveel te maken met beheer van mobile printing. Mobile printing op de werkvloer zal wel steeds meer toenemen, want het mobile device is gewoon een werkplek op zichzelf. De enterprise oplossing van Xerox lijkt mij ook geschikt voor midmarket en mkb, dus ik verwacht dat er snel meer van dergelijke oplossingen zullen volgen.”

Essentie: goed beheer mobiele omgeving

De essentie van goed beheer van een mobile print-omgeving, zowel onderweg als op kantoor, ligt in een goed beheer van de mobiele omgeving als geheel, stellen Patrick Louwe en Martin Karssen. “Wanneer je je mobiele omgeving niet goed beheert, zul je als organisatie ook niet in staat zijn mobile printing goed te beheren. Mobile printing zelf is niet complex, maar het zorgt wel voor een extra toestel in het veld dat centraal beheerd moet worden.”

Jammer genoeg is het beheer van mobiele omgevingen nog altijd een ondergeschoven kindje bij veel bedrijven, merkt Louwe, die stelt dat hij en zijn collega’s nog altijd als een soort evangelisten bezig zijn met prediken over de impact van een goede en een slecht beheerde mobiele omgeving.

“Men denkt te snel dat als het bedrijfsnetwerk eenmaal goed beheerd wordt, er eenvoudig een mobiel toestel in gehangen kan worden. Maar een mobiele omgeving heeft z’n eigen uitdagingen. Mobile device management, kostenbeheersing en beveiliging stellen hele andere eisen aan ICT-beheer. Denk alleen maar aan de grote hoeveelheid medewerkers die hun eigen toestellen ook zakelijk gebruiken.”

Het succes van mobile printing oplossingen, of het nou gaat om mobiele printers of om printen vanaf je smartphone of de netwerkprinter, valt of staat met de kracht van de mobiele omgeving als geheel. Een organisatie die zijn mobiele omgeving niet goed beheert, zal niet snel genegen zijn nog meer apparaten toegang tot netwerkprinters te geven of zijn buitendienstmedewerkers met mobiele printers uit te rusten.

Bron: Computerworld.nl Bron: Techworld