De kracht van SaaS software

Recent onafhankelijk onderzoek onder 3000 MKB bedrijven bevestigt dit vermoeden. De mate waarin een MKB bedrijf gebruik maakt van SaaS software bleek samen te hangen met de mate van omzetgroei en de hoeveelheid behaalde winst van het bedrijf. De bedrijven die meerdere online tools gebruikten maakten tot wel twee keer meer winst dan de bedrijven die slechts 2 tools of minder gebruikten.

Daarnaast werd er 26% omzetgroei behaald door bedrijven die drie of meer verschillende cloudtools gebruikten, tegenover 14 % bij de bedrijven die 1 of 2 tools gebruikten, tot 10% bij de bedrijven die geen cloud-tools gebruikten. En recent onderzoek van Appwatching onderstreept dit nogmaals. Ook in Nederland blijken veel succesvolle en snelgroeiende bedrijven cloud software te gebruiken.

Modern debiteurenbeheer met hulp van IT

Het is dus voor elke ondernemer raadzaam om periodiek stil te staan bij de bedrijfsprocessen waarin een efficiëntie slag kan worden bereikt door de inzet van online tools. In het Nederlandse MKB blijkt er voornamelijk op het gebied van facturatie en debiteurenbeheer nog veel te winnen. Dit kan veel sneller. In dit artikel nemen we je daarom mee in de wereld van de moderne debiteurenbeheer tools. Welke mogelijkheden bieden ze? Wat moet je zelf blijven doen, en wat kan tooling voor je overnemen?

Up-to-date en snelle debiteurenadministratie

Een belangrijke peiler voor elk bedrijf die concurrerend wil blijven, zou een up-to-date en snelle debiteurenadministratie moeten zijn. Dit zorgt namelijk voor een goede cash flow, waardoor je sneller kunt door investeren en dus groeien.

Een online tool kan je ondersteunen in:

  • periodieke facturatie;
  • snelle opvolging van verlopen facturen;
  • snelle betaling van de facturen;
  • nauwkeurig relatiebeheer.

Het kan hiermee de ureninzet van degene die de boekhouding doet sterk verlagen. Tevens zorgt het voor een professionele uitstraling. Een bedrijf met een rommelige administratie boekt immers in aan geloofwaardigheid en vertrouwen.

Volwaardige debiteurenadministratie

De ontwikkelaars van de online debiteuren software hebben deze zo opgezet, dat het lijkt alsof je als MKB ondernemer een volwaardig administratiekantoor achter je hebt staan. Wat in principe ook zo is, alleen heb je deze ingehuurd als abonnement. Het is te zien als het inhuren van de faciliteiten van een hoogwaardig administratiekantoor met vele MKB ondernemers tegelijk, zodat je kan profiteren van het volume voordeel waar grote bedrijven van profiteren. Dit geldt zowel voor de prijs als de kwaliteit.

Prijs/kwaliteitsverschillen

Natuurlijk zijn er, zoals bij alle dienstverleners, veel kwaliteitsverschillen tussen de verschillende leveranciers voor online debiteurenbeheer. Daarom is het goed om een basiskennis te hebben van de verwachtingen die je van een tool mag hebben.

Moderne debiteurenbeheer software beschikt over een:

  • goed bereikbare en vakkundige helpdesk, die met je meedenkt;
  • gebruiksomgeving die je intuïtief snapt;
  • gratis proefabonnement zodat je kan testen of de tool bij je past;
  • moderne techniek

In een moderne tool kan je:

  • netjes opgemaakte facturen simpel en snel samenstellen;
  • periodieke facturen instellen, zodat deze maandelijks automatisch voor je worden klaargezet en indien gewenst verstuurd;
  • bankafschriften inladen, of zelfs: deze automatisch laten inladen door de tool. Let op: enkel de door de banken goedgekeurde online tools beschikken over deze mogelijkheid.
  • facturen automatisch laten registreren als betaald bij binnenkomst van de betaling op je bankrekening;
  • waarschuwingssignalen instellen zodat jij een seintje krijgt wanneer een debiteur te laat is met betalen;
  • offertes versturen vanuit de tool, waarna de ontvanger hem direct kan goedkeuren;
  • offertes omzetten in facturen;
  • iDEAL betaallink meezenden met je facturen, zodat klanten direct en eenvoudig kunnen betalen;
  • de facturen automatisch in de juiste btw-aangifte periode laten plaatsen;
  • samenwerken met verschillende mensen, die je verschillende autorisaties kan geven.

Specifieke functionaliteiten

Elke tool heeft hierbij zijn eigen specialisme. Zo bieden sommige leveranciers zelfs de mogelijkheid je volledige facturatieproces uit handen te geven aan hen. Zij monitoren dan het overschrijden van de betalingstermijn en kunnen indien gewenst een incassobureau inschakelen. Weer anderen zijn gespecialiseerd in de boekhoudkundige verwerking van incasso-trajecten, of projectadministraties in bijvoorbeeld de bouwsector. Zo is er voor elk bedrijf een passende tool waarmee die gewenste efficiëntie slag eenvoudig te maken is.

De moderne IT financial

Door de voortschrijdende ontwikkeling van de techniek in de wereld van de financiële administratie, verandert ook de rol van de financial. Bij een modern boekhoudsysteem hoort ook een moderne financial, die zich niet bedreigt voelt door de moderne techniek, maar er juist zijn dienstverlening mee versterkt.

De boekhoudtool ontneemt de boekhouder uiteraard te maken uren: het invoeren van de boekhouding gaat veelal automatisch. Anderzijds kan een startende boekhouder met behulp van online tooling direct een professionele administratie voeren, mits begeleid door een (externe) accountant. En een senior boekhouder kan meerdere klanten bedienen in de tijd waarin hij er eerst een kon bedienen. Zo kan hij zijn expertise door kruisbestuiving snel laten groeien en daar zijn klanten van laten profiteren.

Ook aan de moderne accountant worden andere eisen gesteld: naast goed in de cijfermatige kant van het vak, moet hij ook goed thuis zijn in de wereld van de financiële IT.

Vraag bij het uitzoeken van een financiële professional dus ook altijd naar zijn affiniteit met IT, en of diegene ervaring heeft met de online tooling die jij voor ogen hebt. Zo profiteer je optimaal van de moderne IT-tools voor het versnellen en professionaliseren van je debiteurenbeheer.