Microsofts Office 365 is een abonnementsdienst en net als met alle abonnementen - denk aan kranten, herinner je je die nog? - of een online opslagdienst betekent het missen van een betaling niet direct dat je toegang verliest. Omdat het voor bedrijven financieel aantrekkelijker is om een huidige abonnee te behouden dan om een nieuwe aan te trekken, zorgen providers ervoor dat klanten niet gauw weglopen.

Als een bedrijf een Office 365-betaling mist of de dienst opzegt, verdwijnen de applicaties en gegevens niet meteen. In plaats daarvan begint een traject van drie fases waarin geleidelijk toegang wordt teruggeschaald van werknemers en admins maar de deur tot verlening nog maanden open blijft staan. Hier zijn de drie fases van het verlopen van een abonnement:

Maand 1: Verlopen

Microsoft noemt de eerste fase 'Verlopen', maar je zou het ook kunnen omschrijven als 'respijtperiode', want alles blijft werken zoals het zou werken als er wel was betaald.

Gebruikers hebben de eerste 30 dagen toegang tot alle Office 365-applicaties en diensten die het bedrijf heeft gekocht. Reeds geïnstalleerde programma's kunnen worden gestart en data als e-mails of OneDrive for Business-bestanden blijven bestaan. Gebruikers kunnen zelfs op hun apparaten nog nieuwe applicaties toevoegen.

Noot: Dit geldt niet voor Office 365 op macOS, waar klanten geen respijtperiode hebben en accounts direct op 'Uitgeschakeld' komen te staan. Dat is de tweede fase waar we hierna op ingaan.

Admins kunnen alle functies aan via het beheercentrum, inclusief het toewijzen van licenties aan nieuwe of bestaande gebruikers. Als een bedrijf van plan is om Office 365 helemaal af te stoten, kan in de eerste maand data worden geback-upt door gebruikers. Het abonnement kan gedurende deze dertig dagen weer worden verlengd door factureringsbeheerders.

Maand 2 t/m 4: Uitgeschakeld

De drie maanden na deze eerste periode wordt het abonnement uitgeschakeld. Je zou dit kunnen omschrijven als 'admin only', omdat beheerders nog wel toegang hebben tot het beheercentrum. IT'ers kunnen dit kwartaal gebruiken om data van werknemers die is opgeslagen op de servers van Microsoft te back-uppen. Admins kunnen geen licenties meer toewijzen.

Gebruikers kunnen niet meer inloggen in hun Office 365-accounts en de toegang tot de Office 365-diensten waar ze voorheen bij konden, van e-mail tot OneDrive, is ingetrokken. Lokaal geïnstalleerde applicaties vallen terug naar een versie waarin de meeste tools en features niet meer beschikbaar zijn.

Zo kun je documenten openen, bekijken en afdrukken, maar niet verder bewerken of opslaan. Ook openen de gekoppelde applicaties niet meer direct op de pc, maar worden ze aangesproken als je op een Office-bestand klikt. Ook in deze periode kan een abonnement worden verlengd door de persoon die over de facturering gaat.

Op de laatste pagina: in de derde fase verdwijnt het abonnement en is heractivering niet meer mogelijk.

Na 120 dagen: Opgeheven

Na deze vier maanden, op dag 121 om precies te zijn, is je abonnement niet meer stervende, maar morsdood en niet meer te redden. Niemand, niet eens meer de beheerder, heeft dan nog toegang tot de diensten of applicaties, dus werknemersdata is ook niet meer te kopiëren.

Sterker nog, Microsoft begint vanaf die dag abonneedata te verwijderen van zijn servers. Er is geen exacte tijdlijn beschikbaar, maar het bedrijf zegt dat data permanent wordt verwijderd op een redelijke termijn na de 120 dagen. Bedrijven die willen dat dit direct gebeurt kunnen contact opnemen met de ondersteuning van Microsoft om versneld los te koppelen. Dan worden de gegevens binnen drie dagen gewist.

Het is ook niet meer mogelijk, zelfs niet door de persoon die facturering afhandelt, om het abonnement te herstellen en toegang te krijgen tot de cloudgegevens en de programma's van Office. Als een bedrijf wel gebruik wil maken van Office, moet de organisaties een nieuw abonnement aanschaffen of overstappen op stand-alone Office (2016) en diens licenties.