Van nature is de mens een optimistisch wezen. Op de een of andere manier hebben we allemaal het 'in optimam partem interpretantes gene' wat in goed Nederlands het 'optimisme gen' betekent. Natuurlijk beter dan het 'mentem omnia in deterius gene' ofwel het 'pessimisme gen'. Gevolg is wel dat we vaak te optimistisch zijn ten aanzien van tijd, middelen of geld dat we hebben om een doel of resultaat te behalen.

Auteur: Wout Bucker

Wout is gek op technologie, innovatie en zelfbenoemd Chief Fun Officer. Spreekt en blogt over technologische trends en innovatie(proces) met focus op de waarde voor de business. Generalist, weet van veel (technologie) een beetje en van een beetje (innoveren) veel.

Projecten

Het maakt niet uit welke branche je bekijkt. We hebben talloze voorbeelden van projecten die in het nieuws komen omdat deadlines niet gehaald worden of de kosten de pan uitrijzen, of zelfs een combinatie van de twee. Neem de Betuwelijn, de Stopera of de verbouwing van je huis. Ik kan een avond vullen met verhalen over de verbouwing van ons vorige huis (uit 1880) waar we begonnen met 'alleen even een paar balken vernieuwen' en eindigden met een verbouwing die in totaal 4 jaar duurde. Wel 23 jaar heerlijk gewoond trouwens.

IT geen uitzondering

Misschien is IT wel de grootste leverancier van horrorverhalen over het niet halen van deadlines en doelen. In oktober 2014 leverde de commissie Elias het rapport 'Grip op ICT' op, over het consequent in tijd en geld uitlopen van ICT-projecten binnen de overheid. Waarbij de functionele doelen bij lange na niet gehaald werden, tot mislukken aan toe. Maar niet alleen de overheid is niet altijd in staat om grip op (ICT) projecten te krijgen, ook het bedrijfsleven kent de nodige debacles. Frustratie alom.

Slimme oplossing, geen panacee

"Tom Poes, verzin een list", zou Heer Bommel zeggen. Agile en Scrum kun je beschouwen als de list om de frustratie over het niet halen van deadlines en doelen weg te nemen. Een geheel nieuwe aanpak? Niet helemaal. In de jaren '90 van de vorige eeuw werkten we al met budgetboxen, waarbij de hoeveelheid geld (of uren) bepalend was voor de op te leveren functionaliteit.

De ervaring bij APG is dat Agile en Scrum voor een groot deel de angel uit de optimisme-valkuil halen door het geheel in kleinere brokken op te delen. Maar ook in sprints rekenen we ons nog af en toe rijk met de tijd die beschikbaar is. We krijgen het 'optimisme gen' kennelijk niet helemaal uitgeschakeld.

De uitdaging

Hoe gaan wij het voor elkaar krijgen dat we 100% van onze doelen en deadlines halen, uitgezonderd onvoorziene omstandigheden en calamiteiten? Het mooie van die uitdaging is dat we die competentie overal kunnen oefenen. Niet alleen in ons professionele leven, maar ook bij alledaagse zaken. Zelf ga ik met mijn deadlines thuis aan de slag, zoals het inschatten van de benodigde tijd of budget voor klusjes. Bij APG gaan we met een groep collega's de oorzaken van uitloop van tijd en geld achterhalen.

Hoe dan?

Voor zover ik nu kan bedenken is er maar één methode om zonder al te veel moeite een analyse te kunnen doen op doelen en deadlines. Vooraf in het kort de rationale achter de overwegingen vastleggen waarop het doel of de deadline gebaseerd is. Achteraf kun je de (eventuele) discrepantie tussen de gestelde doelen en het resultaat analyseren. Dat levert meer op dan bij de evaluatie verdedigen dat 'die 100 uur voor dat deel toch echt nodig was'.

Ik ben benieuwd wat we gaan ervaren!