Voor het Windows 7 Migratie Seminar ging Techworld op zoek naar bedrijven die de migratie al hebben uitgevoerd. Daarbij kwamen we veel interessante cases tegen. Een daarvan presenteren we hier.

BDO is een accountant- en belastingadviseurbureau met 27 kantoren door heel Nederland, Het bedrijf telt 2400 werkplekken en 2100 medewerkers, en het heeft een ICT-afdeling waar 40 mensen werken. Wij spraken met Yvette Friebel, ICT-manager bij BDO.

Redenen voor Windows 7

De desktops van het bedrijf zijn gestandaardiseerd op Windows XP en Office 2003. Het werd tijd om daar iets aan te doen, aldus Friebel. De beheertool die BDO voor XP gebruikte, Altiris, voldeed niet meer, dus moest er naar iets anders worden uitgekeken. Bovendien naderen XP en Office 2003 het einde van hun levenscyclus, en dan is er ook nog de beheerproblematiek rond het image. “Dat image is al een paar jaar oud en het is steeds verder doorontwikkeld, met patch op patch op patch. Een nieuwe installatie, inclusief patches, kan nu twee werkdagen duren”, vertelt Friebel. Na de migratie kost het inrichten van een nieuwe werkplek nog maar anderhalf uur.

Ook de behoefte aan Office 2007 speelt een rol. Dat pakket is randvoorwaardelijk voor BDO; een door BDO ontwikkelde internationale auditing tool heeft Groove 2007 - en dus Office 2007 – nodig om te functioneren. Friebel geeft toe dat het wat vreemd lijkt om een tool te laten bouwen voor een pakket dat nog niet wordt gebruikt. Ze ziet dit echter als een soort stok achter de deur voor vernieuwing. Een andere aanleiding voor de migratie is dat er zo’n duizend laptops en desktops moeten worden vervangen. De migratie naar Windows 7 kan daarbij in één moeite worden meegenomen. Tot slot wil men bij BDO nieuwe functionaliteit aanbieden aan de gebruiker. Zo is er het plan om Office 2007 met Sharepoint te integreren en om applicaties virtueel aan te gaan bieden.

Ontwerp

Al in mei vorig jaar is met het traject gestart. Eerst is samen met Microsoft een ontwerp gemaakt. “We wilden in eerste instantie meedoen met TAP, waarbij klanten voor een heel klein bedrag in kunnen stappen bij nieuwe technologieën. Maar we vonden de druk daarbij te groot, dus daar zijn we mee gestopt”, vertelt Friebel. Microsoft heeft de applicaties gescreend en zich daarna teruggetrokken, waarna BDO de migratie volledig in eigen hand heeft genomen.

In juni is gestart met het maken van het ontwerp en in september met het daadwerkelijke bouwen en het omzetten van applicaties. Het project heeft wat vertraging opgelopen, doordat niet alle software direct beschikbaar was. Zo moest bijvoorbeeld worden gewacht op de juiste versie van SCCM. Het gevolg is dat de pilot is uitgesteld tot februari. Het eerste kwartaal viel overigens sowieso al weg, omdat dat een precaire periode is in de accountancy. In januari moeten de jaarboeken worden afgesloten en dan wil niemand met nieuwe software worden lastiggevallen. De pilot moet in april worden afgerond, zodat in mei kan worden gemigreerd.

Pilot

Op dit moment zitten 150 mensen in de pilot, en Windows 7 wordt heel positief ontvangen. Er zijn wel een paar issues, vertelt Friebel, maar die worden nu opgelost. Denk daarbij aan lettertypes die ontbreken, en aan andere kleine dingen. De groep die aan de pilot meedoet is voornamelijk gekozen op basis van vrijwilligheid. Het BDO-kantoor in Helmond wil altijd graag voorop lopen, reden waarom het personeel van dat kantoor dus meedoet. Maar niet alleen vrijwilligers zijn tot nu toe gemigreerd. Ook de mensen die meedoen met de pilot van de nieuwe audit tool moesten worden overgezet naar Windows 7, omdat deze tool, zoals gezegd, Office 2007 nodig heeft. Opvallend is dat er met betrekking tot de waardering geen verschil is tussen de twee groepen. Na één dag kreeg de afdeling van Friebel al een mailtje van een kritische gebruiker, waarin hij verklaarde “dat het wel goed zat met die nieuwe werkplek”.

Om de pilot heen is ook een aantal dingen georganiseerd. Zo zijn er flyers verspreid en is de ribbon aangepast met een eigen tabblad in Excel, Powerpoint en Word. Dat werkt heel goed, omdat mensen zich hierdoor direct thuisvoelen in Office 2007. Vooral Excel is bij BDO belangrijk. Dat is een veel gebruikte applicatie binnen het bedrijf, aldus Friebel.

Applicaties

Een van de belangrijkste onderdelen van de migratie is het overzetten van applicaties. BDO wilde zijn applicaties zoveel mogelijk virtualiseren met behulp van App-V, en heeft daar een specialist voor ingehuurd. Een applicatie die niet kan worden gevirtualiseerd, wordt overigens wel centraal gedistribueerd als msi-package.

De migratie is aangegrepen om het applicatielandschap eens goed door te lichten. “Er werd bijvoorbeeld nog met Exact voor DOS gewerkt”, vertelt Friebel. “Daar hebben we vraagtekens bij geplaatst bij de managementteams.” Bij dat proces heeft het team van Friebel veel medewerking gekregen, en het applicatiebestand is inmiddels grondig opgeschoond. “Voorheen moesten we 225 applicaties ondersteunen, daar zijn er nu nog 120 van over”, vertelt ze. Deze inventarisatie is dan ook serieus aangepakt. Er is zelfs een projectleider voor aangewezen.

Met de applicaties die nog steeds worden ondersteund zijn geen onoverkomelijke problemen voorgekomen. Er moest een aantal upgrades worden aangeschaft, en een paar nieuwe licenties omdat de oude niet onder Windows 7 kunnen draaien. Verder is er in het verleden veel maatwerk op IE6 ontwikkeld, terwijl Windows 7 is voorzien van Internet Explorer 8. Dit onderdeel is inmiddels aangepakt, met als bijkomend voordeel dat werknemers niet meer met een onveilige browser hoeven te werken. Verder waren er enkele applicaties die maar door één of twee mensen werden gebruikt. Die worden niet in beheer genomen, ze moeten door deze mensen zelf worden geïnstalleerd.

Geen doel op zich

Jorn Seubers werkt bij Pecoma, het bedrijf dat ervoor heeft gezorgd dat de applicaties van BDO in de nieuwe omgeving werken. “Microsoft heeft inderdaad eerst een screening uitgevoerd met de Application Compatibility Tool”, zegt hij. “En daarna zijn wij ingestapt.” Een aantal applicaties die volgens Microsoft zouden werken, bleken het toch niet te doen. Ze konden wel worden geïnstalleerd - het onderdeel waar de tool vooral naar kijkt - maar de functionaliteit was niet volledig. Daar moest dus wat meer werk voor worden verricht.

Seubers geeft aan dat bij BDO nu ongeveer de helft van de applicaties is gevirtualiseerd. In bepaalde gevallen is het helemaal niet handig om te virtualiseren, zegt hij. Bijvoorbeeld als een applicatie volledig is geïntegreerd met Office of met Explorer. Ook applicaties die data moeten benaderen op het fysieke systeem kun je beter packagen. Met virtualisatie isoleer je een applicatie, en in sommige gevallen kan dat niet. Zeker niet als het om applicaties gaat die ergens mee zijn geïntegreerd. Integratie en isolement staan nu eenmaal recht tegenover elkaar.

Volgens Seubers wordt applicatie-virtualisatie beschouwd als een heilige graal. “Maar je moet het als een middel zien, niet als een doel”, zegt hij. Hardware-imitaties, bijvoorbeeld PDF-printers, zijn erg moeilijk te virtualiseren. “Als je zoiets in de bubble stopt, is er geen enkele applicatie die de printer kan aanroepen. Een virtuele printer moet eigenlijk fysiek aanwezig zijn, hij kan niet worden geïsoleerd. Bij BDO hebben veel applicaties zo’n ‘virtuele’ hardwarecomponent.” Maar ook voor bijvoorbeeld een VPN-client is tweeweg-communicatie nodig, terwijl met applicatievirtualisatie slechts eenrichtingverkeer mogelijk is.

Servers en desktops

Samen met de desktops zijn de servers voor de beheeromgeving vervangen, maar op de rest staat nog voornamelijk Windows Server 2003. De fileservers worden dit jaar nog geüpgrade naar Windows Server 2008 R2, maar dat is een los project. Tegelijkertijd zal ook DirectAccess worden ingezet. Nu kunnen werknemers met VPN-verbindingen vanuit huis inloggen, maar met DirectAccess kan men overal werken waar men wil en daar is veel behoefte aan. Accountants moeten bijvoorbeeld regelmatig inloggen als ze bij klanten zijn. Daarom heeft BDO toch al vrij veel laptops ten opzichte van desktops, en in verband met de beheerslast worden alle machines nu vervangen door laptops. Dat project moet in juni klaar zijn “We gaan overal hetzelfde neerzetten, ook bij de administratie. Dan hebben we overal dezelfde hardware en kunnen we overal dezelfde images inzetten”, zo stelt Friebel

Beveiliging

Naast het veilige DirectAccess maakt BDO gebruik van Bitlocker. De vervanging van machines wordt aangegerepen om andere usb-sticks aan te schaffen. Eerst werd een stick gebruikt in samenwerking met de software op de werkplek. Nu staat de software op de stick zelf, en die stick is de enige die op het netwerk wordt toegelaten. “Eigenlijk wilden we Bitlocker to Go”, vertelt Friebel. “Maar daarmee is geen uitwisseling mogelijk met systemen die niet met Windows 7 werken. Misschien kan dat over een jaar of drie.”

Mensen die applicaties zelf moeten installeren omdat ze niet in beheer zijn, krijgen voor een beperkt aantal uren adminrechten. Bovendien verandert het adminwachtwoord nu iedere dag.

Soepel

De migratie verloopt tot nu toe heel soepel, vindt Friebel. Ze had meer problemen verwacht. Zo dacht ze vooraf bijvoorbeeld dat het lang zou duren om vanuit een ontwerp tot een werkende omgeving te komen, ook omdat het om een nieuw product gaat. Maar dat is vrij vlug gegaan.

In december is ze zelf overgegaan naar Windows 7. “Daar was ik heel snel aan gewend. Als je eenmaal hebt gevonden waar alles precies zit, gaat het heel goed.” Zelf heeft ze geen nieuwe hardware gekregen. Ze had al hardware die geschikt is voor Vista, en daar draait Windows 7 sneller op dan XP.

Wel heeft de migratie meer dan twee keer zoveel tijd gekost dan bij BDO was verwacht. Er is bijna vijfduizend uur in het project gaan zitten, terwijl tweeduizend uur was begroot. Die overschrijding is voornamelijk veroorzaakt door de applicaties en door de voorbereiding van de pilots. Daar staat tegenover dat de gebruikers het als een vooruitgang ervaren. En dat is toch het belangrijkst.

Op het Techworld Windows 7 Migratie Seminar presenteren we nog drie cases in interactieve sessies. Je krijgt van professionals die ervaring hebben met de migratie te horen wat de mogelijkheden en valkuilen zijn van de migratie naar Windows 7. Daar kun je alle vragen stellen die je hebt over de operatie. Bron: Techworld