De 110 medewerkers van de Global Reporting Initiative (GRI), een non-profit instelling uit Amsterdam, zijn veel op reis en beschikken daarom over een telefoon van de zaak. De organisatie had in het verleden gekozen voor Blackberry telefoons. De toestellen staan bekend om de goede mogelijkheden voor zakelijk beheer, maar desondanks leverden zij Senior IT Coordinator Sam Brooksbank en zijn collega's een hoop werk op. Een verloren of gestolen smartphone wissen, dat kon nog wel, maar het instellen en beveiligen naar de maatstaven van de organisatie was meer werk, zo herinnert Brooksbank zich.

"Wij zijn geen bank, dus het hoeft niet helemaal dichtgetimmerd te zitten", vertelt hij. "Maar we willen onze communicatie en andere bedrijfsgegevens wel graag intern houden. Het geeft onze medewerkers een beter gevoel om te weten dat hun mails niet gelezen worden door wildvreemden."

Er was niet alleen behoefte aan betere beveiliging, ook het beheer kostte veel tijd. Aanpassingen aan het bedrijfsnetwerk vereisten soms dat de telefoons stuk voor stuk opnieuw ingesteld moesten worden. Dat was niet alleen tijdrovend, maar ook erg onpraktisch omdat hiervoor fysieke toegang tot de apparaten nodig is. "Soms zien we een gebruiker wekenlang niet, en dan konden we ook zijn of haar apparaat niet actualiseren." Bij terugkomst op kantoor bleek dan dat de gebruiker geen toegang meer had tot sommige systemen, waarna de helpdesk het probleem alsnog moest oplossen.

Minder beheer

GRI ging op zoek naar een mobility management suite en kwam uit bij MaaS360, een online platform van IBM-dochter Fiberlink. Beheerders kunnen toestellen via de portal inrichten, beveiligen en beheren. "De implementatie verliep eenvoudig", vertelt Brooksbank. "Zoals bij de meeste SaaS-platformen met een webGUI. Je stelt het één keer in en dan is het redelijk hands off. Als beheerder ben je voor de basisfuncties met een paar klikken klaar. De meer ingewikkelde beheerstaken wilden we zoveel mogelijk automatiseren. Dat kan hiermee."

Bij wijzigingen hoeven de beheerders niet langer bij de telefoon te komen. Die worden tegenwoordig automatisch naar de toestellen gepusht. "Ze hebben geen omkijken naar SMTP en andere details om bij de mail te komen", zegt Brooksbank. "Hun werk houdt ook niet in dat ze poorten en adressen moeten gaan onthouden."

Keuzevrijheid voor gebruikers

Zo'n aanpak werpt niet alleen zijn vruchten af voor de beheerder. Voor eindgebruikers is het ook minder gedoe. "We kunnen bijvoorbeeld het wachtwoord van de bedrijfs-Wi-Fi veranderen zonder dat we een memo laten rondgaan dat de gebruikers het wachtwoord moeten wijzigen", zegt Brooksbank. "Dat geeft ons ook de ruimte om dat wachtwoord regelmatig te verversen."

Gebruikers merkten de overstap vooral aan de keuzevrijheid. Zij krijgen niet langer een Blackberry opgelegd, maar kiezen uit verschillende Android, iOS en Windows Mobile modellen. "Welk apparaat medewerkers gebruiken, maakt voor ons niet zoveel uit. We hebben uitgebreide dashboardmogelijkheden en zien meteen of er iets bij een gebruiker mis is. Dat kunnen we dan van afstand rechtzetten."

Advies: focus op voorbereiding

Het meeste werk voor de overstap naar een mobility management suite schuilt volgens Brooksbank in de voorbereiding. Hij adviseert collega beheerders om vooraf veel met eindgebruikers te praten om de pijnpunten van de huidige oplossing goed in kaart te brengen en om te inventariseren welke mobiele besturingssystemen zij willen gebruiken.

Daarnaast is het belangrijk om de beveiligingseisen goed op een rij te hebben. Sommige suites kunnen bijvoorbeeld de locatiebepaling van een telefoon blokkeren, voorkomen dat een versleuteld mailtje via een chatapplicatie wordt gelekt of forceren dat het toestel na gebruik wordt geblokkeerd zodat bij verlies of diefstal vertrouwelijke gegevens veilig blijven. Afhankelijk van de eisen kunnen dat interessante opties zijn.

"Begin met een klein project, zorg dat je buy-in hebt van je eindgebruikers en groei zo langzaam naar je 'Bring your own' of 'Choose your own' strategie," concludeert Brooksbank.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met IBM Download hier een gratis Fiberlink trial