Dankzij de opkomst van web 2.0 willen medewerkers ook binnen hun bedrijf gebruikmaken van hun sociale netwerken. Die nieuwe openheid brengt echter grote veiligheidsrisico's met zich mee. Hier zijn 5 lessen voor bedrijven.

1. Ideeën over privacy veranderen snel en het bedrijfsleven is hiervoor niet immuun.

In de consumentenwereld worden de grenzen van het privéleven voortdurend naar beneden bijgesteld. Sociale netwerken als Facebook, Twitter en Zynga veranderen de manier waarop we met elkaar omgaan en hoeveel we over onszelf willen openbaar maken. Overheden vragen mensen om hun privacy op te offeren vanwege het belang van de veiligheid. Hierdoor verwachten mensen eenzelfde openheid van hun regering en werknemers. Ondernemingen en overheden kunnen echter niet altijd helemaal open zijn. Zij hebben te maken met bedrijfsgeheimen en vertrouwelijke informatie. Bovendien moeten zij zich aan allerlei regels houden. De meeste medewerkers begrijpen dat niet of houden hun schouders erover op. Het komt dus op bedrijf en overheid neer om de juiste veiligheids- en complianceprocessen te onderhouden, zodat de regels worden nageleefd en er geen vertrouwelijke informatie lekt. Zij moeten ervoor zorgen dat deze processen blijven voldoen aan standaarden en regels.

2. Met traditionele IT-tools kun je de omgeving niet afsluiten.

Dagelijks komen werknemers in opstand tegen gesloten systemen en lastig te gebruiken technologie. Hun ervaringen als consument en als werknemer lopen steeds verder uiteen. Mensen willen op nieuwe manieren communiceren, samenwerken en informatie delen. Bedrijven merken dat hun medewerkers vragen om sociale mediatools te mogen gebruiken. Als dat niet wordt toegestaan, dan vinden zij wel een manier om ze toch te gebruiken. Zo plaatsen medewerkers informatie over hun werkzaamheden op Twitter, FaceBook en LinkedIn. Ze zoeken uit hoe ze hun werkmail op hun eigen iPhones kunnen ontvangen. Ze omzeilen bedrijfsnetwerken om toch te kunnen samenwerken via sociale netwerken en gebruiken webdiensten voor consumenten om elkaar te e-mailen, instant messaging-berichten te sturen en bestanden te delen en op te slaan. Zulke diensten zijn goedkoop, eenvoudig te krijgen en het zijn er teveel om ze te kunnen blokkeren.

3. IT kan dit probleem niet negeren.

Vorige week vertelde een uitgever mij dat een jongere werknemer het marketingbudget voor 2011 via een externe filesharing-dienst aan de financieel directeur had gestuurd. Werknemers zenden zulke vertrouwelijke bedrijfsinformatie en interne communicatie ongegeneerd over consumentennetwerken als internet. Dit is rampzalig voor medewerkers die zich met compliance en ondernemingsbestuur bezighouden. Zelfs hun eigen collega's zijn hierin geen bondgenoten. Onlangs zei een chief information officer tijdens een conferentie: 'Laten we eerlijk zijn; één e-mail en we moeten zulke tools ondersteunen. Als een vp of president zelf om ondersteuning vraagt voor zijn iPad, iPhone of een social app.'

4. De nieuwe manier van werken creëert ook grote kansen.

Wanneer ze op een juiste manier worden ingevoerd, dan kunnen sociale media grote voordelen bieden, die niet in strijd zijn met compliance of bedrijfsveiligheid. Enkele producenten van succesvolle bedrijfstoepassingen profiteren al van de nieuwe manier van werken. Zo zag McAfee de telefoontjes naar de technische helpdesk met een kwart toenemen. Een bedrijf als CSC laat nu ruim 90% van zijn medewerkers samenwerken op zijn platform, waardoor de kosten voor het aanwinnen van nieuwe klanten aanzienlijk zijn gedaald. Ook Yum! zegt veel tijd te besparen door gebruik te maken van hun 'social collaboration platform'.

5. Maak goedgeïnformeerd je besluit over web 2.0-tools.

Het succes van samenwerking- en filesharing-tools hangt niet alleen samen met het gemak, maar ook met zaken als privacy, identiteit, archiefbeheer eDiscovery. De juiste tools maken gebruik van de voordelen van sociale tools, maar laten de IT de controle erover houden. Ik ben ervan overtuigd dat de 'sociale revolutie' onze manier van werken creatiever, leuker en persoonlijker kan maken. Kies voor de juiste technologie, want web 2.0 raakt de fundamenten van je bedrijf. Als je het goed doet, kan het bedrijf er veel aan hebben, maar het vergt veel kennis en onderzoek om het werk sociaal én veilig te houden.

Bron: Techworld