In een wereld waarin de meeste mensen ook thuis computers gebruiken, waarin het internet een massamedium is voor iedereen, en waarin de jongste generaties de nieuwste technologie minstens even goed begrijpen als de IT-afdeling zelf, is het wellicht tijd om afscheid te nemen van de muren waarachter je je hebt teruggetrokken. Nu kun je de 21e eeuw van samenwerking en internationalisatie binnenstappen, door eindgebruikers meer vrijheid te geven in hun keuze van de tools waarmee ze hun werk doen.

De trend is duidelijk: naarmate personeel wijder verspreid zit en bedrijven vaker afhankelijk zijn van ZZP-ers en outsourcers en tijdelijke medewerkers, en nu steeds meer bedrijven afzien van vaste werkplekken, wordt het hoog tijd dat de IT-afdeling afscheid neemt van de client management business.

Ja, controle uit handen geven is eng. Maar als je het goed doet kun je, door je greep op de tools van de eindgebruikers los te laten, de weg vrijmaken voor betere controle over wat er echt toe doet: informatie en connectiviteit.

Hier zijn vijf ogenschijnlijk radicale veranderingen die op de lange termijn het werk van de beheerder gemakkelijker zullen maken, terwijl ze werknemers in staat stellen te werken in bekende omgevingen van hun eigen voorkeur, waarin ze vele malen productiever zijn.

Radicale verandering #1: Laat het personeel zijn eigen pc kiezen

Geef je eindgebruikers een budget, zodat ze zelf het verschil kunnen bijleggen als ze per se iets heel duurs willen. En als ze iets simpels uitkiezen, laat ze dan het resterende budget gebruiken voor andere technische hulpmiddelen, zoals een groter breedbeeldscherm of speciale muisvarianten. Biedt ze een standaard-optie die ze kant en klaar kunnen afnemen. Zorg voor een lijst met door IT ondersteunde applicaties voor Windows, Mac OS X en Linux; houd er rekening mee dat een derde van de gebruikers, als ze mogen kiezen, voor een Mac gaat. Zorg dat je daar klaar voor bent. Ondersteun bijvoorbeeld Microsoft Office voor Windows en Mac, IBM Lotus Symphony voor Linux, Exchange voor Windows, Apple Mail voor Mac, Evolution voor Linux, en Firefox voor alle drie de platformen. En zorg dat je in staat bent die apps zo te ondersteunen dat hun belangrijkste functionaliteit bruikbaar is voor de business die je ondersteunt.

De werknemers die hun eigen pc uitkiezen zijn zelf verantwoordelijk voor typische gebruikerszaken zoals updates voor het besturingssysteem en toepassingen, problemen met niet-ondersteunde toepassingen et cetera. Degenen die jouw standaardconfiguratie kiezen krijgen ook standaard IT-ondersteuning.

De normen stel je in het datacentrum en het netwerk, via toegangsbeheer, beveiligingsprotocollen en dergelijke; op die manier hoef je aan de client-pc’s zelf minder te doen.

Wat wordt de beheerder daar wijzer van? Als je wilt proberen alle eindpunten te controleren, heb je bij voorbaat verloren. Bespaar je de moeite en concentreer je liever op wat je wel kunt beheren en onderhouden: je datacentrum en je netwerk. Op die manier eindig je met betere systemen en meer middelen waarmee je de business meer mogelijkheden kunt bieden.

Radicale verandering #2: Laat het personeel zijn eigen telefoon kiezen

Net als bij de computers: zorg voor protocollen op het gebied van beveiliging en toegangscontrole waar alle mobiele telefoons aan moeten voldoen, en biedt een standaard-optie die wordt geleverd met de traditionele IT-ondersteuning. Gebruikers die hun eigen toestel kiezen, mogen die zelf beheren. Geef je gebruikers een maandelijkse toelage voor hun telefoon, zodat je niet zelf al die contracten en limietoverschrijdingen en storingsklachten hoeft af te handelen.

Als je hoge eisen stelt aan je beveiliging, installeer dan een product als de Good for Enterprise server om de niet-BlackBerry apparaten te ondersteunen; als je de BlackBerry Enterprise Server draait om beveiligingsredenen, is het wel zo netjes iets vergelijkbaars te doen voor andere apparaten.

Wat wordt de beheerder daar wijzer van? Ook hier geldt dat het geen zin heeft te proberen alle eindpunten te controleren. Bovendien is de kans groot dat de smartphone waar IT op dit moment zijn oog op heeft laten vallen nou niet bepaald het model is waar de werknemers erg warm van worden of waar ze harder van gaan lopen.

Radicale verandering #3: Stap over op web-applicaties

Kies waar mogelijk web-oplossingen voor je specialistische functionaliteiten, hetzij via het intranet of via VPN over het internet. Zulke applicaties zitten niet vast aan specifieke platforms, dus hoef je je geen zorgen te maken over de keuzes die leveranciers of interne ontwikkelaars eventueel zullen maken. Bovendien hoef je ze niet lokaal te installeren, dus zijn ze eenvoudiger te onderhouden en aan te passen.

Vermijd applicaties, en ontwikkelplatforms die applicaties produceren die gebruikmaken van proprietary, platform-specifieke technologieën, zoals ActiveX. Het idee is dat je jezelf en je gebruikers minder afhankelijk maakt. (Leveranciers volgen vanzelf als blijkt dat je hun lock-in niet langer accepteert.)

Sommige van deze applicaties kunnen overigens prima uit de cloud komen, als dat een optie is voor de functionaliteit die je nodig hebt.

Wat wordt de beheerder daar wijzer van? Als je uitgaat van onafhankelijke applicaties, maak je het managen en beheren van je applicaties een stuk minder complex. Denk maar eens aan alle tijd en moeite die je hebt moeten doen om te zien of al je huidige applicaties geschikt zijn voor je huidige besturingssystemen, en aan het traject dat je te wachten staat als je straks over zou stappen op een volgend OS. Als je op de bovenstaande manier te werk, gaat ben je daar grotendeels van verlost.

Radicale verandering #4: Formuleer een strategie voor het gebruik van client virtualisatie

Iedereen die een Mac heeft en Windows-applicaties draait via Parallels Desktop of VMware Fusion, weet wat de toekomst te bieden heeft: applicaties en gebruiksomgevingen kunnen prima in aparte logische containers bestaan, en toch werken als één enkele gebruiksomgeving.

Het draaien van ‘vreemde’ applicaties (wat de voornaamste motivatie is voor Mac-gebruikers) is slechts het begin: hetzelfde principe is van toepassing als je bedrijfsapplicaties scheidt van persoonlijke applicaties, bedrijfsgegevens van persoonlijke gegevens, versleutelde data van onversleutelde data, permanente gegevens van tijdelijke gegevens, en zo voorts. Door gebruik te maken van zowel applicatie-virtualisatie als desktop-virtualisatie verplaats je het beheer naar het datacentrum en haal je de complicaties weg bij de clients. Dat is beter voor zowel de IT-afdeling als voor de gebruikers.

Zowel Citrix Systems, EMC VMware, Microsoft en Red Hat zijn druk bezig met interessante producten op dit gebied, dus begin maar alvast met inlezen.

Wat wordt de beheerder daar wijzer van? Meer controle op gebieden waar dat belangrijk is, en minder gelazer aan de client-kant.

Radicale verandering #5: Installeer samenwerkingsplatforms

Nu mensen op steeds meer verschillende plaatsen werken (op kantoor, thuis, onderweg, bij de klant) moeten de materialen die ze delen en uitwisselen eenvoudig toegankelijk zijn. E-mail is heel aardig om werk en informatie uit te wisselen tussen verschillende personen, maar voor veel vormen van samenwerking is het niet echt ideaal.

Ik gebruik de term ‘samenwerking’ hier overigens heel vrij, voor alles wat er voor kan zorgen dat groepen samenwerken aan een project, van de meest eenvoudige file sharing tot hele hippe videoconferencingsystemen.

Werkbestanden horen beschikbaar te zijn als gedeelde stations op servers die via internet toegankelijk zijn. Een klein bedrijfje heeft misschien al genoeg aan iets als de Pogoplug, in combinatie met Google Docs. Grotere ondernemingen moeten wellicht eerder denken aan netwerkservers in combinatie met VPN en Microsoft SharePoint, en een of meer van de vele beschikbare samenwerkingstools uit de cloud. Het doet er niet zo veel toe: het gaat erom dat materiaal en gegevens die nodig zijn voor het werk eenvoudig toegankelijk zijn. (Ook hier geldt weer: de beveiliging moet vooral plaatsvinden bij de bron van de gegevens.)

Op dezelfde manier doe je er goed aan on-demand audio- en videoconferencing, groep-chat-programma’s met opnamemogelijkheden, wiki’s, gedeelde agenda’s en projectmanagementtools te installeren en via het web toegankelijk te maken.

Wat wordt de beheerder daar wijzer van? Niet alleen faciliteer je op deze manier het Nieuwe Werken, maar je ontkomt er ook gewoon niet aan dat je werknemers moet ondersteunen die op allerlei manieren flexibeler zijn dan ooit tevoren. Dat geldt overigens net zo goed voor de beheerders zelf; je helpt er dus jezelf mee terwijl je tegelijkertijd je bedrijf helpt beter te functioneren in een veranderende omgeving. Wat wil je nog meer?

Bron: Techworld