Dat blijkt uit antwoorden op vragen van Webwereld aan de Belastingdienst en het Ministerie van Financiën wie nou precies wat voor hoe lang moet bewaren.

Noodzakelijk voor fiscus

Op dit moment slaat het systeem van Trans Link Systems alle reisbewegingen van mensen in een centrale database op. De informatie daarin wordt zeven jaar lang bewaard om de financiële administratie te onderbouwen naar de fiscus toe. Het bedrijf vertelt Webwereld al acht maanden dat het nog overleg met de Belastingdienst voert.

Een tipgever wees Webwereld erop dat de reisbewegingen niet voor de fiscale administratie nodig zijn. Hij wees erop dat facturen de basis van een administratie vormen en dat bijvoorbeeld in de telecomindustrie niet de losse telefoongesprekken maar de totalen van belang zijn voor afrekening tussen de bedrijven en met de klanten. Desgevraagd bevestigen medewerkers van telecombedrijven dit.

Werkgevers verantwoordelijk voor administratie

Navraag bij het Ministerie van Financiën leert dat reisbewegingen zeven jaar lang bewaard moeten worden, maar niet door Trans Link Systems. Werkgevers die reiskosten vergoeden moeten hun administratie onderbouwen met een overzicht van gemaakte reizen. Dat is nu ook al zo voor papieren kaartjes of registratie van autoritten.

Omdat de OV-chipkaart eigenlijk onvoldoende bewijs levert zouden de bonnetjes niet gelden. Maar in een besluit van de Belastingdienst wordt dat probleem verholpen door het uitprinten overzichten van vervoerders toch goed te keuren.

"Ik keur goed dat door of vanwege het vervoerbedrijf gemaakte overzichten van transacties met de OV-chipkaart worden gelijkgesteld met vervoerbewijzen voor de overhandigingsplicht ingevolge de Wet LB", schrijft J. Thunnissen, directeur-generaal Belastingdienst. Een voorlichter verduidelijkt: "De werknemer heeft een overhandigingsplicht aan zijn werkgever. De werkgever heeft een bewaarplicht voor de vervoerbewijzen."

OV-chipkaart website

Trans Link heeft nu al een website om overzichten op te vragen en vervolgens af te drukken. Wie zich registreert kan volgens een zegsvrouw Jannemieke Zandee gedurende anderhalf jaar de transacties teruglezen. Daarna zijn ze niet meer online beschikbaar.

Het bedrijf zegt nog steeds in overleg te zijn met de Belastingdienst over wat er nou precies bewaard moet worden, maar denkt dat ze toch de reisgegevens zeven jaar lang moeten bewaren.

Problemen met privacy wetgeving

De discussie over de noodzaak is belangrijk, omdat de Wet Bescherming Persoonsgegevens alleen opslag toestaat als de verwerking noodzakelijk is. Wanneer dat niet het geval is dan is langdurige opslag niet toegestaan.

Trans Link heeft meer ingewikkelde discussies te voeren, want niet iedere reis is een betaalde rit. Bezitters van een abonnement betalen voor al hun reizen. Zij genereren transacties met een waarde van nul euro, waardoor er geen noodzaak is ook die gegevens jaren te bewaren.

CBP deal met NS

Recentelijk sloot het College Bescherming Persoonsgegevens een overeenkomst met de Nederlandse Spoorwegen over het verwerken van gegevens. In de brief aan de staatssecretaris vroeg het CBP hulp om de kwestie met de fiscus sneller op te lossen.