Maar liefst tweederde van de bedrijven wordt regelmatig getroffen door cybercrime. Des te meer reden om in een bedrijf data te delen via een zogeheten virtual dataroom; een veilige manier van het online delen van data. In dit artikel lees je alles wat je moet weten over zo'n online omgeving gebruiken voor je bedrijf.

Bedrijven hebben meest last van cybercrime

Uit diverse onderzoeken in de afgelopen jaren blijkt dat de meeste bedrijven eens te maken hebben (gehad) met cybercrime. Dit kan van alles zijn: van het tijdelijk stilleggen van een website tot aan het hacken van bedrijfsgegevens of andere belangrijke informatie. Hierbij geldt ook nog eens des te groter het bedrijf is, des de kans groter is dat het aangevallen wordt door criminelen. Als ondernemer moet je echter gegevens en informatie opslaan en regelmatig delen met derden om op die manier een bedrijf te kunnen runnen. In het geval van bijvoorbeeld een overname moet je allerlei documenten met gevoelige informatie over het bedrijf kunnen doorgeven, waarvan het wel zo prettig is dat dergelijke bestanden op de juiste veilige manier zijn bewaard. Dat kan in een zogeheten virtual dataroom.

Wat is een virtual dataroom?

Een virtual dataroom, afgekort ook wel een VDR genoemd, is een beveiligde online omgeving waar gegevens, data en informatie kan worden opgeslagen en gedeeld. Je kunt het vergelijken met een nog betere beveiligde versie van de cloud: alles wordt online opgeslagen en kan dus ook overal worden geopend, mits je de juiste gegevens hebt. De beheerder van zo'n virtual dataroom kan meerdere andere personen selecteren die als gebruiker documenten en bestanden in kunnen zien. De beheerder zelf is de enige persoon die de gegevens en informatie kan veranderen of verwijderen. Een van de grote voordelen van een VDR ten opzichte van bijvoorbeeld een 'gewone' cloudomgeving is dat de beheerder tot in detail alle activiteiten in de room kan bekijken en bijhouden. Jij bepaalt zo wie wat kan zien en je ziet wie wat heeft bekeken.

Waarom kiezen voor een virtual data room?

Er zijn verschillende redenen waarom je als ondernemer zou kiezen voor een virtual dataroom. Omdat deze online ruimte het meest wordt gebruikt door bedrijven die privacygevoelige informatie of 'geheime' documenten willen delen, is het voor ieder bedrijf met ondernemingsplannen, personeelsgegevens, administratie en andere documenten een goed idee om een data room te beginnen. De bestanden en documenten zijn versleuteld en kunnen alleen worden bekeken wanneer je daar toegang tot hebt. Hierdoor is een VDR bijvoorbeeld ook moeilijker te hacken en dus minder gevoelig voor cybercrime. Wanneer ieder bedrijf voor een virtual data room zou kiezen, zouden de cijfers van cybercrime dus aanzienlijk sneller lager worden. Een ander voordeel van een VDR is dat je als beheerder een eenvoudige gebruikersinterface kunt inschakelen waarbij de gebruikers binnen no time de documenten en bestanden vinden die ze nodig hebben. Daardoor hoeven zij niet lang te zoeken en weet jij zeker dat ze direct de informatie vinden die ze moeten hebben.

Voordelen van een virtual dataroom

Uiteraard zijn er nog veel meer voordelen te vinden wanneer je als ondernemer gebruik gaat maken van een virtual dataroom. Veiligheid staat natuurlijk op de eerste plaats: het zonder zorgen kunnen delen van zakelijke bestanden en documenten biedt het nodige gemak en veiligheid binnen een bedrijf. Het gebruiksgemak van zo'n online room is dan ook groot: in zo'n online omgeving kun je honderden mappen plaatsen. Om het overzichtelijk te blijven houden, kies je per map de mensen uit die die map met bestanden mogen inzien. Op die manier zien zij slechts één of enkele mappen klaar staan wanneer ze de room openen. Zo richt je zo'n ruimte helemaal in zoals je dat zelf handig vindt.

Wat ook goed is om te weten is dat een virtual dataroom ook voor tijdelijk gebruikt kan worden: naast permanente rooms zijn er tijdelijke rooms beschikbaar. Dit zijn online omgevingen die je voor een bepaalde tijd nodig hebt. Heb je bijvoorbeeld een samenwerking met een ander bedrijf voor drie maanden? Dan is zo'n tijdelijke VDR een hele handige manier om documenten met elkaar te delen. Kortom: wanneer je veel werkt met betrouwbare informatie, bestanden en documenten is een VDR zeker een goed online systeem om dergelijke informatie te delen.