Diverse ambtenaren van Justitie werken met regelmaat samen aan documenten via Google Docs, omdat het prettig is samen aan documenten te werken. Ook bij de ministeries van Binnenlandse Zaken en Economische Zaken is de tool met regelmaat in gebruik bij het werk, meldt een tipgever aan Webwereld.

Na enig aandringen erkennen zowel Binnenlandse Zaken en Justitie dat er op 'individuele schaal' getest wordt met Google Docs, maar dat dit niet structureel is. “Die is dan zelf verantwoordelijk voor een verantwoord gebruik”, stelt Justitie-voorlichter Ivo Hommes.

Beveiligingswaarschuwing AIVD

Die verantwoording moet wel worden genomen, want het gebruik van de dienst is niet zonder risico. Zo maakte de AIVD twee weken geleden een rapport openbaar, waarin juist werd gewaarschuwd voor het gebruik van clouddiensten. Een van de problemen is dat de informatie eenvoudig toegankelijk is voor buitenlandse geheime diensten en opsporingsinstanties.

Justitie erkent die risico's ook in te zien, maar er niet altijd veel tegen te kunnen doen. “Iedere justitieambtenaar op het departement wordt actief op de noodzaak tot een 'bewust' gebruik van email en internet gewezen bij het opstarten van de pc”, stelt Hommes. “Afsluiten zou kunnen, maar er zijn vele andere mogelijkheden, dus dat heeft geen zin. Mocht men behoefte hebben aan dergelijke functionaliteit, maar dan beveiligd, dan bestaat die mogelijkheid.”

Google eist ruime licenties

Dat klinkt onschuldig, maar is dat mogelijk niet. De voorwaarden geven een aparte status aan de documenten, waardoor vertrouwelijkheid niet langer is gewaarborgd:

“(...) Door Inhoud te verzenden, te delen, te uploaden, te plaatsen of weer te geven verleent u Google een wereldwijde, royaltyvrije en niet-exclusieve licentie om de Inhoud die u verzendt, deelt, uploadt, plaatst of weergeeft op of via de Service, te reproduceren, aan te passen, te wijzigen, te vertalen, te publiceren, openbaar uit te voeren, openbaar weer te geven en te distribueren om Google in staat te stellen de Service aan u te leveren in overeenstemming met het Privacybeleid van Google Documenten."

In dat privacybeleid wordt vervolgens wel gemeld dat het delen van documenten een keuze van de gebruiker is, maar doordat Google daarvoor wel bovenstaande licentie nodig acht, bevinden ambtenaren zich met het gebruik van Docs op zeer glad ijs.

Expert op gebied van de Wet openbaarheid van bestuur Roger Vleugels reageert verbaast op het handelen van de ambtenaren. “In principe zou het goed kunnen dat al die documenten nu op te eisen zijn”, vertelt hij. Volgens hem is het recht voor Google door iedereen op te eisen. “Dit wekt weer sterk de indruk dat ze daar weer eens eventjes niet bij hebben nagedacht.”

Privacyproblemen

Vleugels stelt cynisch vast dat overheden bij een Wob-verzoek vaak tegen vertraging oplopen, omdat derden om een mening wordt gevraagd. Dan volgt vaak een afwijzing, omdat er dan wordt gegrepen naar uitzonderingen als bedrijfsbelangen, de persoonlijke mening van ambtenaren en privacy.

“Nu vraag ik me af wat het CBP hiervan vindt”, verzucht hij. “Ik vraag me af of ambtenaren hiervoor een geldige ontheffing hebben om dit te doen.”

Rijkscloud

Die ontheffing is er niet, want ook het Ministerie van Binnenlandse Zaken laat weten dat er geen beleid voor de experimenten bestaat. “In het kader van de heroverwegingen hebben we wel wat onderzocht, maar nog geen concrete besluiten genomen”, zegt voorlichter Vincent van Steen Webwereld. “Overigens hebben we het altijd gehad over een Government Cloud of iets vergelijkbaars.”

Volgens bronnen wordt er momenteel serieus gekeken naar de “G-Cloud”, een webomgeving van de Rijksoverheid waarvan de data in elk geval niet in het buitenland wordt gestald.