Volgens Mike Moran, auteur van een reeks boeken over internet marketing, lopen middelgrote tot grote bedrijven altijd het risico dat gevoelige en geheime informatie op straat komt te liggen. Dit komt doordat de grens tussen de internet en intranet vervaagt. “Als je bij zo’n bedrijf werkt, besteed je meer tijd op de interne website, dan op de site van klanten. Bedrijven moeten steeds meer informatie delen met freelancers, externe vertegenwoordigers, business partners die niet binnen de firewall toegelaten worden, maar wel hun informatie nodig hebben.”

Drang tot collaboration

Moran schetst een beeld waarin het intranet opkwam eind jaren ’80 en dat door de toenemende drang om daarop informatie te delen ook steeds vaker gevoelige data lekte. “Dus werden de geheimen achter gigantische firewalls geplaatst, zodat hackers er niet meer bij konden.” Tegenwoordig is die drang om informatie te delen, collaboration, niet alleen meer aanwezig bij de medewerkers, maar ook in de externe omgeving. Zo noemt Moran het voorbeeld van Dell en Procter & Gamble, bedrijven die graag klanten en andere buitenstaanders inzetten door middel van crowdsourcing voor het design van nieuwe producten.

“Het traditionele intranet stort ineen vanwege de noodzaak dat informatie beschikbaar is voor zowel binnen als buiten de organisatie. Salesinformatie die beschikbaar staat voor klanten, wordt gekopieerd en in aangepaste vorm gebruikt door verkopers achter de firewall. Wat gebeurt er wanneer de informatie moet worden geüpdate? Inderdaad, slechts in één versie worden de veranderingen doorgevoerd.”

Volgens Moran is het principe van een firewall achterhaald. Hij ziet meer in een holistische benadering van beveiliging, waarin bedrijven buiten de firewall hetzelfde omgaan met bedrijfsgeheimen als daarbinnen. Als werknemer kun je vaak ook niet precies zien wat er binnen de firewall allemaal omgaat. Er bestaan niet voor niets krachtige data access systemen die regelen welke informatie werknemers wel en niet mogen zien. Zo heeft de afdeling Sales de beschikking over andere informatie dan de afdeling klantenservice. Moran denkt dat dezelfde scheiding van informatie kan worden toegepast zowel binnen als buiten de onderneming.

Alles op hetzelfde netwerk

“Eigenlijk denk ik dat er geen ‘binnen’ of ‘buiten’ bestaat bij een onderneming. Als iedere persoon die omgaat met bedrijfsinformatie nu een eigen userID krijgt met de juiste toegangsrechten, waarom zijn firewalls dan langer nodig? Een website kan openstaan voor het grote publiek, terwijl trouwe klanten, leveranciers en medewerkers anderen rechten krijgen om meer te zien. Sommige informatie is voor iedereen beschikbaar, andere informatie vereist een login, net zoals medewerkers nu nodig hebben voor een intranet.”

Moran ziet naast userID’s de oplossing in het afschaffen van firewalls die ‘slim’ informatie scheiden. Onnodig kopiëren van informatie is niet langer nodig, waardoor kosten worden bespaard. Ook krijgt collaboration een boost, zo bepleit de marketingexpert.

Intranets in huidige vorm voldoen niet

Of intranets straks echt overbodig worden valt nog te bezien. Ze bestaan nog steeds, terwijl uit onderzoek blijkt dat slechts 14 procent van het hoger management een intranet als ‘bedrijfskritisch’ beschouwt. Ook zien onderzoekers dat het huidige model van intranet niet langer te handhaven is. “Intranets moeten meer gericht zijn naar de gebruiker. Het moet makkelijk zijn tools en nieuwe werkvormen te integreren”, zo stellen de rapporteurs van Global Intranet Trends 2009. Misschien is het inderdaad goed om te beginnen bij de firewall en de voor- en nadelen hiervan opnieuw af te wegen.

Bron: Techworld