Met een team van twintig tot vijfentwintig man zit Garskamp middenin de voorbereidingen voor het EU-voorzitterschap van 2016. Vanaf 1 januari is het Scheepvaartmuseum samen met het naastgelegen Marineterrein decor van een komen en gaan van ministers, hoge ambtenaren, journalisten en andere hoogwaardigheidsbekleders. "Wij moeten op 1 december al helemaal klaar en operationeel zijn", vertelt de projectleider.

Garskamp werkt voor SSC-ICT Haaglanden, de vaste uitvoerder van soortgelijke evenementen. Eerder dit jaar werden door hem en zijn team, het ict-servicecentrum voor Rijksoverheid, nog de Nuclear Security Summit en Cyberconferentie (GCCS 2015) opgezet in opdracht van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. "Maar dit is andere koek, aangezien we het gaan doen voor zes maanden en er dus nagedacht moest worden over het beheer voor langere termijn", zegt Garskamp. "Ondanks dat sommige medewerkers al meerdere events meedraaien, is dit ook voor hen nieuw."

Een half jaar comfortabel en veilig werken

Als allround ICT-evenementmanager is Garskamp inmiddels gepokt en gemazeld, dus hij weet wat er bij zo'n karwei komt kijken. "Veiligheid staat voorop", vertelt hij. "Cybersecurity is binnen de scope een belangrijk onderwerp. We zijn op locaties bezig om er op basis van bestaande faciliteiten en hergebruik van middelen voor te zorgen dat mensen daar zorgeloos kunnen werken en voorzien zijn van optimale connectiviteit."

In de zes maanden EU-voorzitterschap vinden verschillende hoogambtelijke vergaderingen plaats, maar het zijn met name de ministeriële vergaderingen die de meeste aandacht zullen vereisen. "De veiligheid wordt dan verder aangescherpt, maar mensen moeten dan wel allemaal kunnen doorwerken. De functionaliteit van connectiviteit moet laagdrempelig aangeboden worden, maar dit zorgt er wel voor dat aan de achterkant zeer diepgaande veiligheidsmaatregelen genomen moeten worden."

Robert Garskamp

Hi-tech faciliteiten met behoud van het authentieke karakter

De locatie waar de politieke Champions League plaatsvindt is eigenlijk niet geschikt voor een dergelijk groot gebeuren, moest Garskamp constateren. "Het Scheepvaartmuseum is een mooi gebouw, maar er moeten flink wat aanpassingen gedaan worden om te voldoen aan de eisen. Daarnaast worden er een aantal turn-key gebouwen neergezet die wij volledig naar wens kunnen inrichten. Die gebouwen hebben allemaal een specifieke functie, denk aan registratie, vergaderen en lounge."

Omstandigheden maken verder dat in het Scheepvaartmuseum bekabeling niet overal geplaatst kan worden en dat het draadloze bereik op sommige stukken beneden niveau is. "Sowieso mogen we ook geen spijkers in de muur slaan of andere aanpassingen doen, wat uitdagingen oplevert. We hebben veel mogelijkheden op het Marineterrein, maar aan het Scheepvaartmuseum zelf kunnen we weinig veranderen. We maken gebruik van bestaande infra, maar deze is absoluut niet ingericht op een evenement van deze omvang. De authenticiteit van het gebouw moet gewaarborgd blijven, maar tegelijkertijd moeten we wel de dingen kunnen doen die nodig zijn."

Het is bijvoorbeeld nodig dat de backend afdoende bandbreedte gaat bieden. Daarnaast moeten er tientallen access points worden geïnstalleerd en worden honderden meters kabels uitgerold. Die voldoen aan de laatste standaarden.

Een veilige congresomgeving vraagt om nauwe samenwerking

Cloud is geen optie. "Het is bijna allemaal lokale infrastructuur", zegt Garskamp. "De doelstelling is zo min mogelijk connecties naar buiten te maken. Een ander aspect is dat er in de ether allerlei zaken kunnen plaatsvinden. Denk aan jamming door apparaten." Agentschap Telecom is als partner aangesloten om hierin te helpen. "Zij kunnen ons van kennis en ondersteuning voorzien in het tegengaan en opsporen van jammers. Buitenlandse delegaties nemen soms apparaten mee die storingen kunnen veroorzaken omdat ze andere frequenties gebruiken. We gaan dit detecteren en hierop blokkeren of aanbevelingen doen voor een andere configuratie."

In het project werkt Garskamp ook samen met tal van andere stakeholders, denk aan politie, bewakingsdiensten, het Ministerie van Defensie en leveranciers. Samen met hen is er een grondige risicoanalyse gedaan en zijn er plannen ontwikkeld om bijvoorbeeld voorbereid te zijn op hackpogingen en DdoS-aanvallen. "Het is zo dat we een aantal zaken inrichten om preventief voorbereid te zijn op dit type acties. De noodplannen hopen we niet te gebruiken, maar je kunt echt niets uitsluiten."

Ook op de kosten letten

Tegelijkertijd moet er wel kostenbewust worden gewerkt. "Er wordt streng toegezien op de uitgaven die we doen. Hergebruik van materiaal van eerdere events staat daardoor hoog op de prioriteitenlijst. We hebben absoluut geen vrije hand in het nieuw aanschaffen van spullen, maar het veiligheidsaspect speelt ook hier een grote rol. Alles wat binnen de ICT een jaar oud is wordt, gechargeerd gezegd, gezien als legacy en is niet goed meer. Maar je moet ook reëel zijn en controleren of wat je hergebruikt nog steeds voldoet aan standaarden en veilig is."

Ben je benieuwd naar meer verhalen van ICT'ers die bij de Rijksoverheid werken en wil je weten welke vacatures er zijn, ga dan naar Werkenvoornederland.nl/ICT. Advertisement