Verschillende hooggeplaatste personen in de regering van George Bush werden in 2002 gewaarschuwd op het risico dat miljoenen e-mails verloren zouden gaan, bericht The Washington Post. De krant baseert zich op een rapport (pdf) van een Amerikaanse nonprofit-organisatie CREW, die zich opwerpt als ethische waakhond in regeringscentrum Washington. De Amerikaanse regering is wettelijk verplicht e-mailconversaties te archiveren.

De problemen rondom de opslag van e-mails begonnen toen een systeem, genaamd Automatic Records Managements System (ARMS), uit de periode van Bill Clinton weigerde de e-mails van de Bush-regering te archiveren. Dit gebeurde tijdens de migratie van Lotus Notes naar Microsoft Exchange.

Ontbrekende cruciale informatie

"Het Witte Huis onder Bush bleef aandringen op het voortzetten van de migratie van Lotus Notes naar Microsoft Exchange terwijl er geen systeem in plaats was die de e-mail gemaakt in Microsoft Exchange kon bewaren", concluderen de onderzoekers. Ook na een waarschuwing van de National Archives and Records Administration (NARA). Ondanks deze wetenschap werd de migratie in 2002 toch doorgedrukt. Dit leidde ertoe dat er miljoenen e-mailberichten niet zijn gearchiveerd en dus zijn verdwenen.

Nadat het werd opgemerkt dat de e-mails verdwenen waren werd er een Message Storage Team aangesteld, die constateerde dat er veel e-mails verdwenen. Het wees echter geen schuldige aan. Onder de ontbrekende e-mails bevinden zich ook berichten die zijn verstuurd in de aanloop naar de Irak-oorlog. Ook ontbreekt er informatie waarmee een CIA-spionne ontmaskerd zou kunnen worden.

Samenzwering

Er werd eind 2005 een plan ingediend om de vermiste e-mails terug te halen voor een totaalbedrag van 2,4 miljoen dollar. Uiteindelijk werd het terughalen van de informatie vanuit een backup zo lang uitgesteld dat er uiteindelijk tussen de 10 en 15 miljoen dollar is uitgegeven voor het terughalen van 48 dagen e-mailverkeer, berekent CREW. In 2010 werd duidelijk dat er van 90 procent van het e-mailverkeer ten tijde van Bush geen backup beschikbaar is.

In een reactie op de bevindingen van CREW zegt Scott Stanzel, een voormalig woordvoerder van Bush tegen The Washington Post dat de groep "er een sport van maakt om rechtszaken te starten en al jarenlang probeert een griezelige samenzwering te destilleren uit standaard it-problemen".

Hij vervolgt: "De regering Bush heeft zich gehouden aan de voorwaarden van de Presidential Records Act en deze zaak is gesloten, en toch blijft CREW onvermoeid doorgaan met hun pogingen politiek punten te scoren."

De regering van Obama heeft inmiddels een werkend archiveersysteem in gebruik dat automatisch alle e-mails verzonden via pc's en BlackBerry's opslaat. Het gebruik van prive-adressen voor zakelijk e-mailverkeer is verboden.