Je pakt je mobiel en belt de administratie van een klant of leverancier omdat je een paar vragen hebt over een factuur. De telefoon lijkt eindeloos over te gaan. En net als je de verbinding wilt verbreken, wordt er eindelijk alsnog opgenomen. "Harry," klinkt het kortaf. Even ben je sprakeloos. Heb je wel het goede nummer gebeld? Wie is Harry? Voorzichtig informeer je dan maar of je wel met het juiste bedrijf spreekt. Dat blijkt inderdaad zo te zijn. Nu dit allemaal helder is, kun je eindelijk de vraag stellen waar je voor belde, waarna de medewerker je behulpzaam verder helpt.

Voorkom onduidelijkheid

Als familie, vrienden of bekenden bellen is er natuurlijk niets mis mee om met de deur in huis te vallen. Maar in het zakelijke belverkeer is het een stuk beleefder en efficiënter om op te nemen zoals je dat ook met een buitenlijn doet die je op een vast toestel aanneemt. Zo'n telefoon laat je niet oneindig lang rinkelen en zodra je opneemt, noem je eerst de bedrijfsnaam, eventueel de afdeling, daarna je eigen naam en vervolgens informeer je wat je voor de beller kunt doen.

Zo weet elke beller direct dat hij de goede persoon aan de lijn heeft, zonder dat zelf uit te hoeven vogelen. Gaat het om iemand die je regelmatig spreekt en waarvan je het telefoonnummer herkent, dan is een kortere en persoonlijkere introductie vast geen probleem meer.

Opnemen of niet

Op je eigen werkplek is het meestal geen probleem om meteen op een telefoontje te reageren. Veel werk kan wel even onderbroken worden, je pakt het daarna gewoon weer op. Ben je in overleg of heb je een zakenlunch, dan is het verstandig om niet elk gesprek zomaar voorrang te geven. Is het belangrijk en kan het echt niet wachten? Meld dit dan en loop even de ruimte uit zodat de anderen er verder geen last van hebben.

Is het urgent, handel het telefoontje indien mogelijk dan meteen af. Meld anders waarom het nu niet gelegen komt en dat je er zo snel mogelijk op terug komt. Ben je persoonlijk met iemand in gesprek, dan kun je vaak ook wel op je plek blijven zitten, tenzij het telefoontje vertrouwelijk of privé is.

Reageren op berichten

Voor berichten die je op je mobiel ontvangt geldt globaal hetzelfde. Bekijk en beantwoord niet meteen alles wat er binnenkomt als je in een overleg zit of met iemand in gesprek bent. Dat leidt enorm af en wekt onbedoeld de indruk dat je het overleg of gesprek niet belangrijk vindt. Veel dingen kunnen best wel even wachten. Dat is juist het grote voordeel van berichten boven telefoongesprekken: je kunt ze beantwoorden zodra het gelegen komt. Of geef waar nodig alleen even door dat je er straks uitgebreid op terugkomt, zodat de afzender weet dat je het oppakt.

Moet je gezien jouw functie wel (vrijwel) meteen op telefoontjes en berichten reageren? Maak daar dan afspraken over met collega's en leidinggevenden. Schakel je telefoon bijvoorbeeld tijdelijk door naar een collega, of richt een berichtengroep in.

Mobiel vangnet

Voicemail is een handig vangnet voor als je de mobiele telefoon even niet kunt opnemen. Zorg wel dat je de begroeting zo instelt dat de beller ook nu meteen weet met welk bedrijf en welke medewerker hij of zij te maken heeft. Wat vooral belangrijk is bij voicemail, is dat je een oproep altijd binnen een redelijke termijn opvolgt. Het staat namelijk niet erg netjes als je belooft binnen twee uur of op dezelfde dag terug te bellen, om vervolgens drie dagen later pas contact op te nemen. Komt het een keer niet gelegen, dan kun je kort bellen of een berichtje sturen om te overleggen of het iets later mag worden, of proberen of een collega in de tussentijd kan helpen.

Stadsomroeper

Muziekjes, piepjes en allerlei andere mobiele geluiden leiden enorm af tijdens presentaties, vergaderingen en uiteraard ook op plekken waar meerdere mensen aan het werk zijn. Zet het volume van je telefoon daarom niet harder dan nodig is. Het is jouw mobiele telefoon, alleen jij hoeft hem te horen. Zodat collega's niet onnodig worden afgeleid en niet iedereen in een vergaderkamer of zaaltje verstoord jouw kant opkijkt.

De trilstand is vaak nog beter. Dan kun je heel discreet je telefoon opnemen en op berichten reageren. Let ook op hoe hard je praat. Ben je niet verstaanbaar? Praat dan juist iets rustiger en vraag eventueel de ander om het volume aan te passen. Zelf gaan schreeuwen is maar zelden de oplossing in een verder rustige omgeving.

Misschien wel de beste manier om slim met mobiele etiquette om te gaan, is erop letten waar jij je bij anderen aan ergert. Niet alleen op het werk, maar ook thuis, tijdens woon-werkverkeer, op een terras en in een restaurant. Want dan weet je meteen waar je zelf op moet letten om nog prettiger met collega's en klanten samen te werken.