Archiefsystemen voor e-mail hebben verschillende toepassingen. In het meest voorkomende geval worden ze gebruikt om de mailbox van verschillende gebruikers overzichtelijk te houden door de berichten automatisch te archiveren. Daarnaast kan de software ingesteld worden om specifieke berichten te filteren en door te sturen naar de juiste persoon (e-discovery). Tot slot biedt het de mogelijkheid tot het bijhouden van berichten om zo aan bedrijfs- of wettelijke eisen te voldoen.

De Backup

Wanneer archiefsoftware gebruikt wordt om mailboxen te beheren, dan gaat het voornamelijk om het verplaatsen van berichten en bijlagen naar de archiefserver, zodat er ruimte bespaard kan worden op de centrale server. Omdat een archiefserver doorgaans niet zo’n hoge serverlast heeft als een Exchange-server, volstaat het gebruik van eenvoudige SATA-opslag, in plaats van kostbare Fibre Channel- of SAS-schijven.

Het backuppen van een Exchange-server is zeker geen vervanging van een regulier backup-proces. Zo duurt het met een snelheid van 30.000 berichten per uur ongeveer zes dagen om een e-mailserver met 5 miljoen berichten te herstellen. Dit is weliswaar acceptabel wanneer een gloednieuw archief wordt opgezet, maar voor reguliere backup kan beter gebruik worden gemaakt van speciale backup-software. Enkele geteste pakketten (C2C, Mimosa en Symantec) ondersteunen hiervoor software van derden.

Na het backup-proces zijn de meeste berichten teruggebracht tot een minimum van 2 KB. Gearchiveerde bijlagen die bestemd zijn voor meerdere gebruikers worden bij de meeste systemen éénmalig opgeslagen op de archiefserver en vervolgens weergegeven als hyperlink. Met een plugin voor Outlook zijn deze ‘stubbed’ berichten daarna eenvoudig en snel te bekijken. De plugins van Symantec vallen hierbij in positieve zin op door de vele functies.

Alle archiefsystemen hebben een optie waarmee gebruikers in een bedrijfsnetwerk hun eigen backup kunnen gebruiken, in plaats van daarvoor afhankelijk te zijn van een systeembeheerder. Om een bericht te vinden en terug te zetten heeft de gebruiker twee mogelijkheden: een plugin voor Outlook of een speciale webportal op de archiefserver. Laatstgenoemde optie geniet hierbij onze voorkeur. Na het inloggen krijgt de gebruiker een simpele zoekinterface te zien, waardoor het proces relatief eenvoudig is.

Als het op gebruikersgemak aankomt scoren Mimosa NearPoint en Symantec Enterprise Vault een stukje hoger dan de rest. Beide pakketten bestaan al enkele jaren, en hebben hierdoor het voordeel dat de scherpe randjes inmiddels gepolijst zijn. Daarnaast scoort ook GFI’s MailArchiver hoog in deze categorie.

In deel 2 een blik op e-discovery, compliance en bewaarplicht, en de einduitslag van de test.

Klik hier voor een uitwijding over de testmethode (Engelstalig)

Vertaling: Marijn Akerboom

Bron: NetworkWorld Bron: Techworld