Voorafgaand aan de lancering was wel gediscussieerd over de vraag of werknemers anoniem of via profielen konden bijdragen, en of aan die profielen dan een foto moest hangen, herinnert Jespersen zich. Uiteindelijk kregen de werknemers toestemming hun bijdragen te leveren via profielen mét foto, “maar de bedrijfscultuur bleek zo conservatief dat eigenlijk niemand bereid was inzichtelijk te maken waar ze op dat moment mee bezig waren.”

Volgens Jespersen waren sommige collega’s bang dat het werk wat ze zouden beschrijven misschien door andere collega’s niet als ‘echt werk’ zou worden gezien, of ze waren bang dat uit zou komen dat ze wellicht niet met het juiste werk op het juiste moment bezig waren - ze waren zelfs bang dat ze spelfouten zouden maken.

“Zelfs hele kleine dingen, zoals het design, kunnen uiteindelijk groot effect hebben op de acceptatie,” zegt Jespersen.

Met de groeiende populariteit van Enterprise 2.0 zijn steeds meer organisaties bereid hun medewerkers een gezamenlijk platform te geven waarop ze kunnen samenwerken en ideeën kunnen uitwisselen. Wikis worden vaak naar voren geschoven als de beste kandidaten voor zo’n platform, dat makkelijk te lanceren is en waar medewerkers als vanzelf hun bijdragen aan gaan leveren. Maar Jespersen stelt dat het lastig is een wiki van de grond te krijgen als het niet goed wordt voorbereid.

Een van de problemen is de hype rond de wiki’s en het blinde vertrouwen dat erin wordt gesteld. “Mensen kijken vaak naar Wikipedia als prachtig voorbeeld van een vrije vorm waar iedereen aan bijdraagt: ‘waarom doen we niet hetzelfde binnen onze eigen organisatie’?” zegt Jespersen. Ze heeft al vaak gezien dat wiki’s worden binnengehaald ter compensatie van een intranet dat bij gebrek aan succes is gesneuveld. Maar, waarschuwt ze: technologie alleen gaat dat probleem niet oplossen.

Volgens Jespersen zijn er drie mythes rond wiki’s die nodig moeten worden doorgeprikt, om de verwachtingen van organisaties realistisch te houden:

Mythe 1: Wiki’s zijn van zichzelf voldoende motivatie om bijdragen te leveren

Werknemers gaan nooit zomaar automatisch en vrijwillig bijdragen leveren. Volgens Jespersen leidt deze mythe tot het “Lege wiki-syndroom”: een wiki die wordt uitgerold zonder duidelijk doel of heldere focus, wat leidt tot een site waar bijna niets gebeurt.

Jespersen zegt dat het helpt als je iemand aanstelt om de wiki te beheren, en ervoor te zorgen dat er enige structuur is, zoals richtlijnen en een eenvoudige informatie architectuur. Het helpt ook als de wiki bij de lancering al content bevat, omdat het “voor gebruikers nu eenmaal lastig is een reactie te plaatsen in een lege ruimte”.

Zoals Jespersen al aangaf zijn, bij een conservatieve bedrijfscultuur waar samenwerking sowieso al niet in het bloed zit, de verwachtingen al snel te hoog gespannen. Als medewerkers verondersteld worden het platform te gebruiken om elkaars werk te bekritiseren (zoals ze dat normaal gesproken doen via email of in persoonlijke gesprekken), dan kan het net een stap te ver zijn om dat nu ten overstaan van het hele bedrijf te doen.

Maar in zijn algemeenheid is het vooral de scope van het project dat bepaalt wie het project onder zijn hoede neemt. Als de wiki zich op het hele bedrijf richt, ligt het voor de hand iemand als een intranet-manager te kiezen, terwijl wiki’s voor aparte afdelingen het beste door iemand uit de betreffende groep beheerd kunnen worden.

De meest succesvolle wiki’s worden vaak aangejaagd door werknemers die gevoel voor IT hebben, zegt Jespersen: de technologie is daar geen drempel en bovendien hebben ze vaak al enige ervaring met wiki’s. Maar in zijn algemeenheid is het vooral de scope van het project dat bepaalt wie het project onder zijn hoede neemt. Als de wiki zich op het hele bedrijf richt, ligt het voor de hand iemand als een intranet-manager te kiezen, terwijl wiki’s voor aparte afdelingen het beste door iemand uit de betreffende groep beheerd kunnen worden.

Mythe 2: Werknemers weten precies hoe ze bijdragen moeten leveren.

Hoewel het concept van een wiki simpel is, is het leveren van een bijdrage niet noodzakelijkerwijs logisch voor gewone gebruikers. Volgens Jespersen geven sommige gebruikers er de voorkeur aan te verwijzen naar bestaand beleid voor het leveren van bijdragen, waarin bijvoorbeeld dingen staan als: ‘werknemers zijn verantwoordelijk voor de content die ze produceren”. Maar dat soort beleid kan een drempel zijn, vooral omdat het doel is een balans te vinden tussen beheer, structuur en flexibiliteit. Jespersen: “Het blijkt heel lastig niet in extremen te vervallen”.

Mythe 3: Wiki’s leveren altijd alle informatie die een werknemer nodig heeft.

Hoewel de zoekfunctie vaak wordt genoemd als een van de sterke punten van een wiki, zijn wiki’s volgens Jespersen over het algemeen lastig te doorzoeken, in tegenstelling tot bijvoorbeeld content management systemen. Omdat er standaard weinig structuur in een wiki is gebouwd, “is het lastig de informatie te structureren, zodat het soms al de volgende dag ‘verdwenen’ is.”

Content in een wiki kan sneller groeien dan een organisatie kan bijhouden, zegt ze, en dus moeten wiki-managers regelmatig aan de slag met zoekopdrachten en kwaliteitscontroles om de inhoud bruikbaar te houden.

In zijn algemeenheid raadt Jespersen aan te beginnen met een pilot, waarin het doel en de scope van de wiki wordt vastgesteld, voordat een wiki op het hele bedrijf wordt losgelaten.

Bron: Infoworld.nl