Voor wie niet aan de kaasschaaf ontsnapt, heeft Forrester zeven tips.

1. Slim onderhandelen

Bij onderhandelingen kijken veel bedrijven uitsluitend naar de aanschafprijs. Maar als de inkt droog is, is elke flexibiliteit van de leverancier vaak zoek. Wie slim is, houdt vanaf het begin rekening met onvoorziene omstandigheden. Neem clausules op dat de prijs van onderhoud wordt aangepast bij fusies, het afstoten of sluiten van bedrijfsonderdelen of overnames. Stel regels op zodat je software-licenties in kunt leveren wanneer blijkt dat er gene gebruik van wordt gemaakt. Probeer ook eens de kosten afhankelijk te maken van je eigen IT-budget, zodat je bij een dalend IT-budget de kans hebt minder BI af te nemen of er minder voor gaat betalen.

2. Gebruik de marketing tegen je leverancier

Oracle en SAP hebben vorig jaar met respectievelijk Hyperion en Business Objects grote BI-overnames gedaan. Zij willen hun klanten nu naar de voor hen strategische producten duwen. Microsoft wil graag af van het imago dat zijn BI vooral geschikt is voor kleine bedrijven. Grote ondernemingen die bereid zijn als referentie op te treden kunnen de prijs flink omlaag praten. IBM wil zijn Cognos-overname juist positioneren als een goed alternatief voor de BI van Oracle en SAP.

Wie meegaat in deze marketing, en bereid is als referentie-klant op te treden, kan daar een flinke korting voor vragen.

3. Speel de onafhankelijke BI-leveranciers uit tegen de suite-bouwers

De IT-giganten Oracle, SAP en IBM laten zich voorstaan op hun suite-benadering waarbij je alles van één leverancier koopt. Maar met bedrijven TIBCO, Panorama Software en SAS Institute zijn er nog veel onafhankelijke aanbieders die zich proberen te onderscheiden met specifieke functionaliteiten en kwaliteit van hun software. Zeg dat je gelooft in hun unieke marktbenadering, treedt op als een referentie en er vallen hoge kortingen te halen.

4. Voorkom vendor lock-in: combineer componenten

In tegenstelling tot ERP of databases, functioneert business intelligence prima wanneer kleine pakketten van verschillende leveranciers met elkaar worden gecombineerd. Op die manier voorkom je een vendor lock-in omdat componenten eenvoudig kunnen worden uitgewisseld. Een leverancier zal meer op zijn tenen lopen als hij ziet dat je eenvoudig van zijn product af kunt wanneer de prijs te hoog uitvalt of de service tekortschiet.

5. Macht aan de eindgebruiker

Het komt nog regelmatig voor dat de afdeling business intelligence zelf alle applicaties ontwikkelt. Maar de consument van de analyse weet zelf het beste welke data hij wil inzetten en wat hij daarvoor nodig heeft. Geef hem de middelen om zijn probleem zelf op te lossen door een gebruiksvriendelijke user interface te bouwen. Technologieën zoals multidimensional online analytical processing kunnen hierbij helpen.

6. Gratis!

Veel databases en toepassingen worden geleverd met gratis BI-tools. Deze voldoen wellicht niet volledig aan de wensen van de organisatie, maar zijn in veel gevallen wel goed genoeg om de meeste problemen op te lossen. Ook kan het de moeite waard zijn eens uit te kijken naar open-source alternatieven zoals BIRT.

7. Consolideer

De discussie over de keuze tussen brede suites of dure, gespecialiseerde software is verleden tijd. Met recente overnames door bijvoorbeeld Oracle en SAP beschikt elke leverancier over goede functionaliteiten. Dit is daarom het moment om te kijken of je modules moet vervangen en op die manier het aantal leveranciers kunt terugbrengen.