Microsoft Office is de de facto productiviteitstool van miljoenen mensen wereldwijd, maar het is geen monoliet. In plaats van een enkele, gladde, zwarte Office-toren is het meer als Stonehenge met Office voor de iPhone, iPad, Android, pc, Windows en macOS, Office met enkele applicaties en Office met een heleboel applicaties.

Maar als je het breed bekijkt, zijn er eigenlijk twee soorten Office. De ene is de stand-alone-versie die we kennen sinds de vorige eeuw. De recentste versie daarvan is Office 2016. De tweede is de abonnementsversie die in 2011 verscheen en veel gebruikers voor zich heeft gewonnen en dat is Office 365.

De verschillen kunnen voor sommige gebruikers verwarrend zijn, vooral omdat beide varianten min of meer dezelfde applicaties bevatten. Er zijn drie fundamentele manieren waarop ze van elkaar verschillen:

1. Hoe ze inhaken op de cloud

In tegenstelling tot wat veel mensen denken zijn zowel Office 2016 als Office 365 niet écht cloudgebaseerd. Ze prikken in op clouddiensten van Microsoft en in beperktere mate op die van third party-aanbieders. Beide applicaties kunnen verbinden met diensten als Microsofts Exchange, OneDrive en Skype voor Bedrijven.

In april kondigde Microsoft een wijziging aan voor losse Office die belangrijk gaat worden. Vanaf 13 oktober 2020 geldt de cloudondersteuning van Office-toepassingen die zijn aangekocht in het softwarepakket alleen voor de basisondersteuning, wat de eerste vijf jaar is in plaats van de traditionele tien van vroeger.

Die wijziging richt zich op klanten die de eenmalige software kopen en dat combineren met clouddiensten, omdat de tijd om dit te doen wordt gehalveerd. Dit valt samen met een agressieve push van Microsoft om bedrijven over te laten stappen op Office 365 en het bedrijf is niet bang om dit duidelijk te zeggen.

"Office 365 ProPlus is de Office-client die we aanraden voor Office 365-klanten", zegt Alistair Speirs, een programmamanager bij Microsoft in een blogpost. "Dit is de Office-client die up-to-date blijft met frequente releases en de beste ondersteuning." Applicaties die via een Office 365-abonnement zijn aangeschaft hebben geen datum waarop cloudondersteuning vervalt.

2. Hoe ze worden ondersteund

Zie Office 2016 als traditionele software die op een traditionele manier wordt verkocht. Het onderhoud is ook traditioneel: Microsoft brengt elke maand beveiligingsupdates uit voor Office-applicaties, meestal tijdens Patch Tuesday, oftewel de tweede dinsdag van de maand. Ook worden tijdens de eerste vijf jaar van de levenscyclus bugs gerepareerd die in principe geen invloed hebben op de beveiliging.

Maar je krijgt geen upgrades met nieuwe features en functionaliteiten met een traditioneel stand-alone Office-pakket. Zodra Microsoft met een nieuwe editie komt (wat uiteindelijk zo is, iets als Office 2019 of Office 2020 bijvoorbeeld) moet je van tevoren betalen voor het nieuwe pakket.

Office 365 heeft een heel ander ondersteuningsmodel. Office-applicaties die aan gebruikers zijn gelicentieerd via Office 365 krijgen dezelfde patches en updates als Office 2016, maar ook twee keer per jaar nieuwe features en functionaliteiten. Die verschijnen elke maart en september waarvan de eerste op 12 september dit jaar.

Terwijl nieuwe functionaliteiten worden opgestapeld met elke upgrade, evolueren de applicaties tot het moment dat Microsoft ze ook als suite uitbrengt om de features van de Office-versies weer meer in overeenstemming te brengen. Microsoft heeft al aangekondigd dat er een opvolger van Office 2016 zal verschijnen, maar heeft niets gezegd over niet-abonnementsvormen.

3. Hoe ze worden betaald

Van de verschillen is het prijsplan het opvallendste. Office 2016, of je nu een versie in de winkel koopt of honderden tegelijk via een volumelicentie, is een eenmalige aankoop volgens Microsoft. Je betaalt van tevoren voor het pakket. Je betaalt dan natuurlijk niet voor de software, maar voor de licentie waarmee je Office 2016 'voor altijd' kunt gebruiken, of je nu de komende vijf of dertig jaar Office 2016 wilt gebruiken.

Dat staat in sterk contrast met het huurmodel waarbij je per maand of per jaar betaalt en dat is het abonneemodel dat is gekoppeld aan Office 365. Daarbij krijg je korting als je je voor langere tijd verbindt: een jaarabonnement is verdeeld over 12 maanden goedkoper dan een abonnement dat je per maand betaalt. Overigens kunnen alleen thuisgebruikers dat: bedrijven betalen sowieso per jaar.

Net als met elk abonnement, biedt Office 365 een dienst; in het geval van Office is de dienst het recht om de applicaties te draaien zolang de betalingen doorlopen. Stop met betalen, en het recht om de apps te gebruiken vervalt.

Ze stoppen overigens niet per direct, in de regel duurt het 30 dagen na sluitingsdatum voor de software niet meer normaal te gebruiken is. Met andere woorden, je Office-pakket is afhankelijk van doorbetaling. De licentie vervalt als je niet betaalt en wordt hersteld als je wel betaalt.

4. Hoe ze worden ondersteund

Begin deze maand onthulde Microsoft hoe het bedrijf Office 2019 na zijn release later dit jaar gaat ondersteunen. Ook werden wijzigingen in Office 365 gedemonstreerd, vooral bij de ProPlus-onderdelen - de pc-productiviteitsapps - en die ondersteuningsverandering gaat in over minder dan twee jaar, namelijk in januari 2020.

De ondersteuning voor de desktopversie wordt ingekort: "Office 2019 geeft vijf jaar basisondersteuning en ongeveer 2 jaar uitgebreide ondersteuning", schrijft Office-manafer Jared Spataro in een blogpost. Daarmee wordt de ondersteuning volgens hem in lijn gebracht met die van Office 2016, die ook wordt beëindigd op 14 oktober 2025.

Office 2016 wordt tien jaar ondersteund (5 jaar basis, 5 jaar uitgebreid) en 2019 moet het met zeven jaar stellen. Omdat de basisondersteuning vervalt in oktober 2023 is dat ook het laatste moment dat applicaties nog aan Microsofts clouddiensten kunnen worden gekoppeld (zie punt 1 van dit artikel).

Dat de twee versies gelijktijdig aflopen is een sterke hint dat Microsoft ophoudt met het model waarin je een eenmalige licentie aanschaft en volledig overgaat naar Office 365. Sparato gaf nog meer hints over de toekomst: "Het is belangrijk dat we de software een modernere cadans geven", implicerende dat het oude model van langetermijnondersteuning slecht is voor Microsoft of klanten (of allebei).

Samen met het verkortte tijdspad, kondigde Microsoft ook aan dat Office 2019 alleen wordt ondersteund voor Windows 10. Windows 7 heeft dan nog een jaar ondersteuning te gaan en Windows 8.1 zelfs nog vier jaar, maar de toekomstige Office-versie is officieel niet beschikbaar voor deze besturingssystemen.

Ook Office 365 ProPlus wordt beperkt qua ondersteuning. Ook hier wordt Windows 10 vanaf januari 2020 het enige ondersteunde besturingssysteem. Windows 8.1 heeft dan nog jaren voor de boeg, maar Office 365 ProPlus - de pc-applicaties dus - zijn al die tijd niet beschikbaar. En dat geldt ook voor langetermijnversie LTSB: daar zal ProPlus niet op beschikbaar zijn.

Overstappen naar Windows 10

Met andere woorden: als je Office 365 gebruikt op een Windows-machine, heb je minder dan twee jaar om te migreren naar Windows 10 als je van hetzelfde abonnement gebruik wilt maken. Dat lijkt ook precies de bedoeling, aangezien Microsofts blogpost stelt dat op deze manier Windows en Office tegelijkertijd bijgewerkt bijven.