Eerder schreef ik dat het verkrijgen en begrijpen van de juiste Microsoft licenties, ik ging uit van Office, vaak onnodig gecompliceerd is. In dit artikel ga ik verder in op de manier waarop Microsoft grotere organisaties licenties laat beheren.

Microsoft is hard bezig om "eenmalige" betalingen te vervangen door maand- en jaarbetalingen. Office is nog steeds goedkoper is als je de licenties eenmalig koopt dan wanneer je een Office 365 abonnement hebt. Privé kan je momenteel een Office 365 Personal abonnement, zonder Outlook, kopen voor 7 euro per maand (adviesprijs) met installatie op 1 Pc of een Office 365 Home abonnement. Met Outlook, Publisher en Access en voor installatie op 5 Pc's voor 10 euro per maand. In beide versies zijn 1 Tb opslag op de Onedrive en 60 Skype minuten per maand inbegrepen.

Deze abonnementversies zijn te vergelijken met de koopversies Home & Student (149 euro adviesprijs) en Home & Business (279 euro). Dat betekent een terugverdientijd van 22 respectievelijk 28 maanden. Maar de Business versie heeft geen Publisher of Access of extra Onedrive ruimte en mag maar op 1 Pc worden neergezet.

Wil je die programma's wel, dan wordt al 539 euro voor de Professional versie en heb je nog steeds maar de rechten voor 1 gebruiker. Wie echt al die programma's wil hebben en meerdere apparaten/huisgenoten van Office wil voorzien moet een jaar of 20 met de gekochte programma doen om goedkoper uit te zijn dan met Office 365. Verder deelt "Roaming Documents & Settings" feature instellingen en documenten waaraan gewerkt wordt tussen deze verschillende apparaten.

Heb je wel genoeg aan de programma's van de goedkopere versies, 1 Pc, geen behoefte aan Skype minuten of Onedrive opslag of nieuwe versies, dan is de eenmalige aanschaf snel terugverdiend. Er komt nog een Office 2019 (in 2018) met een eenmalige aanschafprijs maar het is niet van harte. De versie is volgens Microsoft bedoeld voor gebruikers die geen goede internet verbinding hebben maar toch de laatste innovatie willen. Microsoft heeft nog een andere stimulans bedacht om Office 365 te kiezen. Via deze site is te zien wat er nieuw is in Office 365. Kijk bijvoorbeeld eens naar de OneNote vernieuwingen op deze site (voor de Nederlandse site is alleen een automatisch vertaalde versie beschikbaar).

Bij diverse vernieuwingen staat dat de feature alleen beschikbaar is voor Office 365 abonnees. Nu is bekend dat je met een eenmalige Office aankoop daarna alleen beveiligingsupdates binnen krijgt, terwijl je met een Office 365 abonnement iedere maand mogelijk wat extra opties binnen krijgt. Maar wat betekent deze toevoeging dan? Het blijkt dat als je een nieuwe Office 2016 koopt deze op het moment van de koop minder opties heeft dan de Office 365 versie van diezelfde datum.

Voor bedrijven wordt het ingewikkelder - of duurder

Privé valt de licentiepolitiek dus nog wel mee. Het is een kwestie van bepalen wat je nodig hebt en uitrekenen of je dat het steeds terugkerende maandbedrag waard vindt. Bij bedrijven is dat lastiger. Steeds meer bedrijven werken met werkplekken op afstand en bijvoorbeeld Remote Desktop toegang naar bedrijfsservers. En daar is de laatste jaren van alles veranderd waardoor de licentiepolitiek behoorlijk onbegrijpelijk is geworden.

Om te beginnen is er het onderscheid tussen "Per user" en "Per device" licenties. Een licentie per gebruiker kopen is voor de meeste bedrijven overzichtelijk. Zeker als dat niet per se een licentie op naam is, maar een aantal gelijktijdige gebruikers. Technisch is dat ook heel eenvoudig te implementeren. Heb je een Office licentie voor 10 gebruikers dan sta je dus de opstart van Office voor 10 gebruikers toe en de elfde die er mee wil werken moet wachten tot een ander stopt met Office te werken. Of tot het bedrijf er een licentie bij heeft gekocht.

Een "device" is een Pc maar kan ook een Core zijn op een server of een virtuele machine. Dit omdat je op fysieke servers virtuele machines kunt installeren (Hyper-V) die feitelijk ieder een server op zich zijn. Voor de eindgebruiker is een core echter een abstract begrip. Die eindgebruiker had tot nu toe bijvoorbeeld 2 servers met 1 centrale processor (CPU), een server voor data en programma's en een voor de mail bijvoorbeeld.

Nu wordt het aantal Cores geteld, en nieuwe servers worden in toenemende mate met meer cores geleverd per processor, zeg maar gescheiden te gebruiken processors op een en dezelfde CPU. Een server met een quad core CPU wordt door Microsoft gezien als een server met 4 processoren, waar dus 4 Windows Server 2016 licenties voor nodig zijn.

Deze kosten minder dan de 4 oude "per CPU" licenties maar wel (veel) meer dan die ene licentie die de klant tot nu toe nodig had. Er is een overgangsperiode voor gebruikers met contracten die op een CPU zijn gebaseerd; deze blijven tot de expiratie ongewijzigd. Software Assurance klanten mochten op het bestaande contract naar Windows Server 2016 overschakelen. En er kan soms zelfs onderhandeld worden. Maar klanten die een nieuwe server kopen met recente specificaties kunnen wel eens veel meer moeten betalen dan ze deden.

Software Assurance

De Software Assurance is ook een bron van verwarring voor andere licenties. Stel bijvoorbeeld dat een werknemer in een bedrijf licenties Exchange en Office en Remote Desktop nodig heeft. Die koop je dan als volgt (deze prijzen zijn ex BTW):

1 Aankoop Office Standard versie. Deze kost ongeveer 375 euro eenmalig

2 Aankoop Remote Desktop/Exchange/Windows CAL. CAL staat voor Client Access Licenses. Deze kost ongeveer 270 euro. Deze zogenaamde CAL Suites kunnen per device of per user worden aangeschaft.

In dit document (pdf) wordt uitgelegd wat de eisen zijn aan Office licenties onder het zogenaamde Volume Licensing programma:

Het document is 11 pagina's lang. Om te beginnen moet er voor Office dus een licentie 'per device' zijn. Ben je van plan om van 10 verschillende apparaten Office te draaien op een en dezelfde server, dan heb je in principe 10 licenties nodig. Dat ligt anders op de werkplek. Als je een Remote Desktop CAL hebt en er is voor iedere gebruiker een Office Professional Plus of Office Standard licentie aangekocht, dan kan je vanaf een willekeurig systeem op Office gaan werken. De installatie op de server zelf kan worden gedaan met slechts 1 (gekwalificeerd) pakket.

Bijvoorbeeld een Office Standard; een Office Home versie kun je technisch niet op een Remote Desktop server installeren. Stel nu dat zo'n gebruiker een laptop heeft en de Office Standard staat daar op. In dat geval (mits er een Remote Desktop CAL is aangekocht) mag vanaf die laptop ook vanuit huis op de server worden gewerkt. Maar zodra de gebruiker op z'n privé PC precies hetzelfde Office werk wil doen op die remote desktop mag dat niet meer. Hiervoor heb je namelijk Roaming rights nodig en die kan je op 2 manieren verkrijgen:

1 Je koopt SA (Software Assurances). Dan heb je het recht om van ieder apparaat de Office op de server via Remote Desktop te gebruiken. Dit is een wonderlijke voorwaarde. Ten eerste is het (nu) niet te controleren of iemand de remote verbinding maakt vanaf een laptop met een zakelijke Office versie er op, of vanaf de privé Pc zonder Office. Ten tweede is het niet logisch: ik begrijp nog steeds niet waarom er niet gewoon een per user licentie wordt verkocht: zolang er niet meer gebruikers op de server gelijktijdig met Office werken kan je gewoon inloggen. Ongeacht of je thuis of op je werk bent en ongeacht vanaf welke Pc.

2 Je koopt een gekwalificeerde Office 365 (Office 365 ProPlus, Office 365 Enterprise E3 of E5) . Office 365 E3 kost per jaar rond de 220 euro dus de "terugverdientijd" ten opzichte van een Professional versie is rond de 2,5 jaar. Maar met deze versies heb je wel de Roaming Rights om vanaf meerdere plekken Office te draaien.

Een duidelijk overzicht voor wat er allemaal inbegrepen is in welke combinatie geeft Microsoft specialist DSA op deze site.

Het licentie-onderzoek en Volume licensing

Ook bij de zakelijke licenties geldt dat Office 365 duidelijk Microsoft's voorkeur heeft. Koop je namelijk Office 2016 Standard met een Software Assurance/Open License dan liggen de prijzen dicht bij die van een Office 365 abonnement. Het lijkt er qua inhoud ook wel wat op, want ook met Software Assurance kun je nieuwe versies installeren. Met of zonder een Software Assurance: bedrijven met een groter aantal werknemers op centrale servers kiezen gewoonlijk voor Open License, beschikbaar vanaf 5 licenties. Dit wordt Volume licensing genoemd.

Let op dat je met Office 365 zelfs niet het recht hebt om een oudere versie te installeren, bijvoorbeeld omdat je wilt dat iedere nieuwe gebruiker dezelfde Office 2013 gebruikt als de "oudere" gebruikers. Wil je dat wel, geloof je de extra's van Office 365 of Software Assurance wel en hoef je geen nieuwe versies dan kun je per saldo veel geld besparen. Maar hiervoor heeft Microsoft nog een ontmoedigingsbeleid dat verbonden is aan Open License.

Door het achterwege laten van de (in mijn ogen dus logische) controle op een maximum aantal gelijktijdige gebruikers van een Microsoft product op een server kun je ongecontroleerd veel meer gebruikers met die producten laten werken dan waarvoor je betaald hebt. Voor grote bedrijven is dat eigenlijk de enige werkbare oplossing: werknemers komen en gaan dus zullen er periodes zijn dat er even meer mensen werken met een Microsoft product dan het aantal licenties toelaat en periodes dat dit er minder zijn. Dit zou heel mooi met licentiesoftware op de server kunnen worden geregeld; software die het gebruik toetst aan de aanschaf en een bepaalde tijd toestaat dat nieuwe gebruikers aan de slag kunnen zonder dat er gelijk naar de winkel gerend hoeft te worden om een licentie bij te kopen. Bijvoorbeeld omdat de gebruiker aan het begin van de maand start en iemand opvolgt die aan het eind van de maand weggaat. Maar zo werkt het niet.

Je moet namelijk regelmatig, gewoonlijk jaarlijks, een complexe spreadsheet invullen waarin je van alles invult over gebruikers en gekochte licenties. Dat zou ook niet erg zijn (want het is nog flexibeler) als het goed zou werken. Maar ik verbaas me bijvoorbeeld over het tamelijk statistische karakter van die opgave die wij voor een klant al een aantal keren hebben gedaan. Zo moet je bij diverse programma's een paar van die productcodes (zeg maar de CD key) invullen. Niet de hele lijst, maar gewoon een paar.

Terwijl het toch voor de hand ligt dat je bij iedere mutatie in de inkopen de verstrekte codes invoert, waarmee Microsoft altijd weet hoeveel en welke licenties zijn geregistreerd en technisch vermoedelijk heel simpel kan controleren of er gemiddeld niet meer gebruikers van de software gebruik maken dan er zijn gekocht. Maar nee hoor, je moet dat allemaal invullen. Er is zelfs een kolom om product keys vast te leggen van Windows 10. En daar bestaan niet eens (losse) product keys voor!

Vervolgens gaat Microsoft er mee aan de slag en komt dan terug met een vrolijk gekleurd spreadsheet (we zullen het niet hebben over de bugs in macro's in die sheet...) waarin om onnavolgbare redenen bij diverse producten tekorten en bij anderen overschotten worden geconstateerd. In werkelijkheid zijn alle benodigde licenties door de betreffende klant steeds aangeschaft en (handmatig) op de Open License portal geregistreerd en is er op de datum van het indienen van de sheets na de laatste aanschaf geen tekort en bij sommige licenties een klein) zelfs een overschot.

Klik op de afbeelding voor een grotere, leesbare versie

Er is geen touw aan vast te knopen en er klopt werkelijk helemaal niets van. Zo wordt een groot aantal tekorten van server licenties gemeld. Maar die licenties kloppen exact. Microsoft ging in de controle uit van de laatste Server versies die dus heel veel duurder zijn geworden omdat ook hier niet meer per gebruiker, maar per apparaat wordt gekeken. Een apparaat is niet die een server maar het aantal cores. Voor oudere server versies geldt deze onvoordelige policy niet.

De juiste licenties zijn steeds bij de groei van de organisaties aangeschaft. Na een uitvoerig bericht wat er allemaal niet klopt volgt lange tijd later een aangepast sheet. Met nog meer fouten dan de vorige. Tekorten en overschotten lopen nu in de tientallen. Helemaal opmerkelijk is dat bij het inloggen in het portal het aantal weergegeven licenties van de ene op de andere dag voor 2 of 3 producten ook minstens 10 verschilt. Het is een chaos, om het vriendelijk te zeggen. Onze bevindingen worden weer naar Microsoft gestuurd, waar inmiddels tot 2 maal toe een personeelswisseling heeft plaatsgevonden en iedere nieuwkomer weer opnieuw begint en verwacht dat wij dat ook doen. Daar voelden wij weinig voor, onze klant moet ons immers betalen voor dit werk.

Weer iets nieuws: de Inactive User Mailbox licentie

Plotseling dook een prijs op van ongeveer 3 dollar per maand, ingaande oktober 2017, voor een Inactive User Mailbox licentie. Deze is bedoeld voor Office 365 E3 klanten of overige Office 365 klanten met een Exchange Online Plan 2. Ben je er nog? Het komt er op neer dat er een einde zou gaan komen aan het aanmaken van shared Exchange mailboxen die b.v. met zogenaamde "Transport Rules" mail afleveren in andere, bestaande mailboxen.

Nadeel van een shared mailbox is dat er geen user account aan gekoppeld is en dat je deze daardoor bijvoorbeeld niet op een smartphone of tablet in kunt stellen; ook de webmail werkt daar niet mee. Je kan zo'n mailbox wel laten verschijnen in Outlook bij een bestaande user. Maar verder was het een voordelige manier om minder actieve gebruikers van een mailaccount te voorzien. In sommige bedrijven zijn dat duizenden mailboxen waarvoor dus nu een paar tientjes per jaar moet worden betaald.

Maar er werd gelijk een gratis "proef" periode van een jaar voorgesteld. En daarna werd het plan uitgesteld (3-10). Ook hier krijg ik de indruk dat Microsoft veel te ingewikkelde constructies lanceert die ze zelf ook niet meer begrijpen. Gelukkig wordt hier nog naar gekeken. Meer hierover op de license review-site van Microsoft

Conclusie

Microsoft zou technisch heel eenvoudig kunnen controleren of er voor iedere gebruiker voldoende licenties aanwezig zijn. Een Office product key voor een gebruiker zou dan net zo vaak gelijktijdig actief mogen zijn op verschillende apparaten als de licentie toestaat. Het eenmalig activeren van die keys vanuit de server of de PC van de gebruiker(s) zou moeten kunnen volstaan. In plaats daarvan zijn er voor de meeste gebruikers ingewikkelde licentiemodellen met nog veel complexere installatie- en/of registratieprocessen ontwikkeld. Dat maakt het leven van juist de bonafide gebruiker er niet makkelijker op en Microsoft lijkt het zelf ook niet te kunnen overzien.

Gebruikers die geen nieuwe versies nodig hebben of zelfs liever oudere Office versies willen blijven gebruiken en/of niet vanaf meerdere thuisapparaten hoeven te werken kunnen het beste kiezen voor de eenmalige gekochte versies, zowel privé als zakelijk. Zij zijn dan aanzienlijk goedkoper uit dan met Office 365. Heb je wel meerdere apparaten waarop je Office en/of Outlook wilt gebruiken dan kan een keuze voor versies als Office 365 Pro Plus, E3 of E5 of Office 365 Business voor het MKB meer voor de hand liggen. Je vereenvoudigt dan ook een deel van administratieve rompslomp.