Als de wens voor een ERP-systeem binnen een bedrijf zich presenteert ontstaan er op dat moment veel verschillende vragen, uitdagingen en taken. De komst van een ERP-systeem heeft grote invloed op de dagelijkse gang van zaken van een bedrijf en mag niet te makkelijk worden opgevat. Om u voor te bereiden op zo een ingrijpende gebeurtenis presenteren wij je een stappenplan dat de nodige valkuilen voorkomt en zorgt voor een succesvolle implementatie.

De voorbereiding

Bij de voorbereiding van de zoektocht naar een ERP-systeem moet eerst worden bepaald welke doelen precies worden nagestreefd, welke afdelingen en hoeveel gebruikers het systeem uiteindelijk moeten gebruiken, welke functies absoluut noodzakelijk zijn, hoe het is geordend rond de eigen IT-infrastructuur, hoeveel budget beschikbaar is of in welke vorm een dergelijk systeem moet worden opgezet.

Doelen opstellen

Een behoorlijke lijst maar alles op zijn tijd. Als de beslissing wordt genomen om op zoek te gaan naar een ERP-systeem, is het van belang om duidelijke en ondubbelzinnige doelen te formuleren. Op basis hiervan kan aan het einde worden geëvalueerd of de implementatie succesvol is geweest.

Projectteam

Als de doelen helder zijn geformuleerd, is het zinvol om een projectteam samen te stellen met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen en een projectmanager aan te stellen. Dit vormt de communicatieve interface tussen alle deelnemers. Samen wordt een gedetailleerde specificatie met de belangrijkste vereisten voor het nieuwe systeem opgesteld. Het is ook raadzaam om prioriteit te geven aan de afzonderlijke items op basis van hun belang.

De specificaties staan centraal bij het vinden van een geschikte leverancier. Het bepaalt ook het budget en het implementatietype, of het nu Cloud, on-premises, hosted of hybride is. Het is ook belangrijk om te bepalen hoeveel gebruikers het systeem uiteindelijk moeten gebruiken. Nadat de specificaties zijn gemaakt, begint de zoektocht.

Het zoeken

Relatief snel zul je merken dat er honderden, zelfs duizenden verschillende ERP-oplossingen van verschillende providers op de markt zijn. Dit zorgt ervoor dat het vinden van het juiste ERP-systeem lastig is. Er zijn een aantal factoren die voor het grootste deel de keuze zouden moeten beïnvloeden en hoe gedetailleerder een specificatie vooraf is uitgewerkt, hoe eenvoudiger het zoeken zal zijn.

In de eerste stap wordt aanbevolen om te kijken welke providers welk type implementatie gebruiken. Sommigen zijn bijvoorbeeld gespecialiseerd in Cloud-oplossingen. Als een Cloud ERP om welke reden dan ook voor uw bedrijf uitgesloten is, kunnen veel systemen al worden uitgesloten. Hetzelfde geldt voor het aantal gebruikers, omdat niet elke provider elke grootte van het bedrijf kan bedienen. Een ander belangrijk criterium betreft de specifieke bedrijfstak waarin een bedrijf actief is. Veel leveranciers zijn gespecialiseerd in specifieke industrieën en hebben voor hen specifieke ERP-systemen ontwikkeld.

Maar eenvoudig internetonderzoek is vaak niet voldoende om een geschikt systeem te vinden. Ook moet u niet tevreden zijn met de eerste beste provider. Op dit punt moet men altijd rekening houden met zijn eerder geformuleerde doelen om niet te veel compromissen te sluiten, alleen om verder gedoe te voorkomen.

Vind het juiste ERP-systeem

Wilt u meer informatie over ERP-systemen, ERP-software voor uw specifieke branche of een overzicht van ERP-leveranciers kunt u terecht op erpoverzicht.nl.